Реализации плана изменений

Планирование организационных изменений.

Основными этапами планирования организационных изменений являются следующие:

- анализ ситуации, где производится сбор информации, ее обработка, оценка технической, организационной, кадровой и прочих составляющих и вероятных вариантов их развития, определяется степень соответствия новшества среде его внедрения,

- проектирование новшества, где вырабатываются альтернативные варианты изменений, оценивается их влияние на достижение целей организации, обсуждаются предстоящие изменения в содержательном и процессуальном аспектах коллективом, подготавливается проект решения,

- принятие решения: для руководителя - это выбор и утверждение одного из вариантов плана в качестве обязательного ориентира для организации деятельности персонала, для коллектива – как руководство к действию.

Тщательный выбор темпа изменений является одним из главных профессиональных требований при руководстве изменениями и решающим элементом при их планировании.

Учитывать сопротивление переменам, сформировать правильное отношение к переменам необходимо при планировании и дальнейшей организации процесса изменений.

Во-первых, убедительно обосновать необходимость организационных изменений в каждом конкретном случае. Изменения нужно рассматривать не как самоцель, а как средство решения проблем. Таковыми могут быть, например, недостаточная мобильность организации, появление новых задач требующих творческого, нестандартного решения, необходимость повышения конкурентоспособности или неудовлетворенность высококвалифицированного персонала рутинным трудом и отсутствие возможности участия в принятии решений.

Во-вторых, следует доказать стратегический статус нового направления развития. В серьезную работу люди активно включаются только в том случае, если есть уверенность, что это не дань моде, не кратковременное увлечение.

В-третьих, нужно ориентировать людей на длительную и кропотливую работу. Положительный результат может появиться далеко не сразу, только тогда, когда новый характер взаимодействия сотрудников укоренится, наберет силу. На первых порах возможны спады, ухудшение ситуации по сравнению с обычной. Понимание этого факта должно выражаться не только на словах, но и в корректировке планов, изменениях в оплате труда.

В-четвертых, акцент должен делаться на особенностях управляющего воздействия, предполагающего и соответствующую культуру взаимодействия с подчиненными – пропаганду, разъяснение, обучение, курирование, консультирование, конструктивное сотрудничество, участие в управлении и т. д.

В-пятых, нужно формировать адекватное режиму организационных изменений понимание роли рядовых сотрудников и управленцев в жизни организации. Для многих руководителей – это непростая задача, связанная с преодолением собственных устоявшихся представлений о социальной миссии и статусе своей профессии. Сотрудники – вот главный ресурс, ценность современной организации, управленец же – слуга, который обслуживает своих талантливых подчиненных. Управление не относится к основной деятельности, при помощи которой непосредственно реализуется миссия организации.

В практике для осуществления преобразований применялось много разных организационных форм. Они могут носить временный характер и прекращать свое существование после завершения нужных действий или составлять ядро будущей регулярной структуры.

Создание специальных структур для проведения изменений отсутствует. За управление перестройкой организации или подразделения отвечает, прежде всего, руководитель этой организации или подразделения; он может решить лично взять на себя руководство определенными мероприятиями по осуществлению перемен. Во многих случаях организационная структура не меняется, не создается никаких специальных подразделений, и руководитель и его сотрудники определяют и реализуют предложения по изменениям, одновременно выполняя другие свои обязанности. Это неплохой подход, при условии, что он работает. При этом подчеркивается, что перестройка важна для управленческой иерархии и не будет рассматриваться как «побочное задание», выполняемое группой рядовых специалистов.

Пересмотр организационной структуры, чтобы провести изменения, осуществляется по ряду причин:

- обычная организационная структура может быть полностью ориентирована на текущее ведение дел и не рассчитана на какие-либо дополнительные задачи по техническим причинам или из-за высокой рабочей нагрузки;

- в существующей структуре могут корениться негибкость, консерватизм и сопротивление переменам, и будет нереально ожидать, что она сможет инициировать изменения и управлять ими;

- желательно осуществлять перемены поэтапно или же проверять их в ограниченном масштабе до принятия окончательного решения;

- изменения могут начаться спонтанно в одной части организации, и руководство может решить поддержать их, но расширять постепенно.

Существует несколько организационных форм для проведения изменений:

Специальные проекты и задания,

Целевые и рабочие группы,

Эксперимент,

Показательные проекты,

Новые организационные подразделения,

Новые формы организации труда.

Специальные проекты и задания являются очень популярной формой проведения изменений. Лицу или подразделению в пределах существующей структуры дается дополнительное специальное задание временного характера. Ему могут выделить для этого какие-либо дополнительные ресурсы, но в основном он должен пользоваться тем, что уже есть в существующей структуре. Для мобилизации ресурсов и принятия решений, которые выходят за пределы его компетентности, руководитель проекта или координатор должен, конечно, обратиться к генеральному управляющему, который его назначил. Это фактически переходная система между обычной и особой структурой.

В качестве временных структур часто используют целевые и рабочие группы. Их применяют либо на одном этапе процесса (например, чтобы установить необходимость в изменениях и разработать альтернативы), либо на протяжении всего процесса для его планирования и координации. Отбор членов временной группы чрезвычайно важен. Срок действия группы также должен быть определенным. Можно использовать «закатный календарь». Это позволяет избежать медленного распада группы, когда все больше и больше членов не приходят на собрания. В группе может быть один член, который назначает собрания и подготавливает их. Группа может решить, что им не нужен постоянный руководитель, а его функции могут переходить от одного члена к другому. Насколько возможно, следует определить ожидаемый результат работы группы. Он должен быть непосредственно связан с проблемой и измерим.

Можно использовать эксперимент как форму проведения изменений.

Показательные проекты используют, чтобы проверить в ограниченном масштабе, эффективна ли новая схема, включающая значительные технологические, организационные или социальные изменения и, как правило, требующая крупных финансовых затрат, или, прежде чем вводить ее в большем масштабе, необходима корректировка. Соответствующим образом подготовленный и контролируемый показательный проект обычно позволяет получить опыт и, таким образом, свести к минимуму риск, связанный с введением новой важной схемы. При оценке показательных проектов нередки ошибки. Чтобы продемонстрировать, что предлагаемые перемены оправданы и возможны, руководство обычно уделяет показательному проекту особое внимание, он выполняется не при обычных, а при исключительно благоприятных условиях. Кроме того, допускается, что эти условия можно воспроизвести в большем масштабе. Часто это невозможно по ряду причин. Таким образом, при оценке показательного проекта следует беспристрастно рассмотреть условия, в которых он выполнялся.

Новые организационные подразделения часто создаются, если руководство решило продолжать изменения, нужно привлечь к их осуществлению соответствующие ресурсы и средства. Такое бывает, как правило, если необходимость в переменах хорошо документирована, а их важность оправдывает неполное использование ресурсов, что вполне может случиться в начальный период после организации подразделения.

Новые формы организации труда для людей, участвующих в реорганизации и перестройке своей работы. Внешний консультант, менеджер или рядовой специалист может действовать как катализатор, но лишь сама группа решает, какая ей нужна схема организационной структуры. Этот подход подчеркивает большую важность групповой работы в сравнении с индивидуальной и накладывает большую ответственность на группу, уменьшая необходимость в традиционном активном надзоре.

На этапе реализации плана изменений нужно постоянно информировать персонал о ходе внедрения инновации. Нужна система управления, непрерывно меняющаяся по мере реализации проекта, включающая в себя определение субъекта и объекта управления, обеспечивающая выполнение всех управленческих функций, применение всего комплекса управленческих методов, использование различных управленческих стилей. Построение такой системы – важнейшая задача руководителя. Именно здесь чаще всего терпят неудачу, как вследствие недооценки ее важности, так и по причине недостатка управленческой квалификации. В частности, подлежит решению задача: в состоянии ли человек эффективно справиться с изменяющимися требованиями и адаптироваться достаточно быстро или требуется менять руководителей проекта по мере продвижения от стадии к стадии.

(пример)

Дата добавления: 2014-01-20