Особенности изготовление гарантийного письма

Гарантийные письма предназначены для официального подтверждения обязательств организации-автора гарантийного письма при определенных условиях и в определенный срок выполнить указанные в письме действия, например, оплатить, отгрузить, предоставить, компенсировать и т.д. Сроки и условия выполнения обязательств могут указываться в письме.

Порядок оформления аналогичен п. 1.2.2. Из-за особенностей оформления гарантийные письма можно рассматривать как особый документ, отличающийся от остальных типов писем следующим:

1. В гарантийном письме может отсутствовать реквизит заголовок к тексту.

2. В ряде случаев письмо может иметь несвойственный письмам реквизит — название вида документа. Поскольку на бланке для писем не предусмотрено место для размещения этого реквизита, слова "Гарантийное письмо" помещаются на 2-3 межстрочных интервала выше уровня текста и выравниваются по центру страницы.

3. Гарантийное письмо оформляется, как правило, на бланках для писем.

4. Реквизит текст всегда должен закончиться стандартной фразой:

Оплату гарантируем с расчетного счета № в_____________отделении______________банка г. ____________________

5. Гарантийное письмо подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер, подписи которых скрепляются печатью. Подписи располагаются на расстоянии 3-4 межстрочных интервала ниже уровня основного текста. Расстояние между подписями должно равняться 2-3 межстрочным интервалам. Напомним, что для оформления такой подписи нами уже создавался Автотекст.

6. Письмо обязательно заверяется печатью

Образец гарантийного письма представлен ниже (Рисунок 7).

Рисунок 7 Образец гарантийного письма.

ЛЕКЦИИ №14

Организация документооборота[4]

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки или направления в дело. Процессы документооборота включают в себя следующие этапы; обработка корреспонденции; доведение до пользователя; введение в базу данных, контроль исполнения, систематизация документов, экспертиза ценности, уничтожение и подготовка к архивному хранению.

Дата добавления: 2014-01-20