Средства хранения и транспортирования документов

Рисунок 4 - Классификация средств хранения документов.

Рисунок 5 - Классификация средств транспортирования документов.

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°.

Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта "Аэропост", например, имеет 18 модификаций.

Электронная почта служит для обмена сообщениями между компьютерами, подключенными к Интернет.

В процессе обмена принимают участие несколько элементов: отправитель почтового послания, почтовый сервер отправителя, выполняющий роль почтового отделения, почтовый сервер получателя и получатель.

Для работы отправителя или получателя со своим почтовым сервером необходимо наличие специальной почтовой программы. Обычно - это Microsoft Outlook или Outlook Express, которые являются атрибутами офисного пакета Microsoft Office или браузера Microsoft Internet Explorer и др.

Необходимое для оправки послание набирается или вставляется в текст в почтовой программе, а затем отсылается на почтовый сервер. Почтовый сервер отсылает это послание на почтовый сервер получателя, где оно хранится в почтовом ящике. После обращения получателя к своему почтовому ящику послание либо забирается из почтового ящика на локальный компьютер и на нем просматривается, либо просматривается прямо в почтовом ящике на почтовом сервере, где и остается до специального удаления.

Почти всегда почтовый ящик имеет определенный размер, поэтому использовать его как склад писем неправильно. Размер накопленных сообщений может превысить выделенный лимит и тогда все поступающие сообщения будут оправляться обратно отправителю. Обычно размер ящика колеблется в пределах от 5 до 30 Мб.

Отправка письма является более простой процедурой, чем его получение. Дело в том, что перед получением, почтовый сервер должен убедиться, что он «выдает» письмо именно тому адресату, которому оно послано.

Для отправки писем используется протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты), не спрашивающий никаких паролей.

Для получения писем используют два других протокола - POP3 (Post Office Protocol, версия 3) или IMAP (Internet Message Access Protocol). По первому сообщение забирается с почтового сервера на локальный компьютер, по второму - оно там остается. Поэтому, если ваша работа все время протекает непосредственно в офисе, то установка работы по протоколу POP3 - оптимальный вариант использования почтовой службой. Однако, если вы не имеете своего персонального компьютера или ваша работа имеет разъездной характер, то использование протокола IMAP - самое правильное решение, поскольку в этом случае сообщения доступны с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.

Формат почтового адреса. Состоит из двух частей разделенных знаком "@". Вариантов названий этого символа множество: собака, ухо, лягушка, обезьяна. Правильное название: " эт коммерческий (-ая) ". Первая часть почтового адреса - это имя пользователя, вторая часть - доменная.

Пример: [e-mail]. Здесь, именем пользователя является: oleg, и доменная часть адреса: post.dvgu.ua, что однозначно определяет почтовый адрес пользователя с псевдонимом oleg на почтовом сервере, обслуживающем домен post.dvgu.ua.

В почтовом адресе могут также встретиться и другие символы, такие как "точка", знак подчеркивания "_", знак минус "-", но всегда будет имя пользователя и доменная часть разделенные "@". Иногда электронный почтовый адрес предваряют словами e-mail или mailto, после них обычно ставится двоеточие (пример: E-mail:[e-mail]. ua). Сообщения электронной почты могут содержать не только простой текст, но и графические материалы (фотографии, рисунки, карты и т.п.), а также вложенные документы в других форматах (Word, Excel, Access и т.д.).

Конвертозаклеивающее оборудование

Конвертовскрывающие

Листоукладочные и пачковязальые машины

Листоподборочные

Переплетные машины

Брошуровальные машины

Штемпелевальные

Бумагообрезательное оборудование

Машины для уничтожения

Маркировальные машины

Фальцевальные машины

Машины ламинаторы

Адресовальные маины

Средства обработки документов

		Средства обработки документов

Рисунок 6 –

Классификация средств обработки документов

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелейшаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и т.п

Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.

Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли

Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.

Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

Средства административно-управленческой связи

Рисунок 7. - Классификация систем административно-управленческой связи

В системах административного управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах ее регистрации Оперативность (скорость) передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации.

Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, будем называть системой передачи информации (СП). Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи. Ими могут быть ЭВМ, системы хранения информации, различного рода датчики и исполнительные устройства, а также люди. В составе структуры СП можно выделить: канал передачи (канал связи), передатчик информации, приемник информации.

Передатчик служит для преобразования поступающего от абонента сообщения в сигнал, передаваемый по каналу связи; приемник - для обратного преобразования сигнала в сообщение, поступающее абоненту.

При передаче должно быть однозначное соответствие между передаваемым и получаемым сообщениями. Однако под действием помех, возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике, это соответствие может быть нарушено, и тогда говорят о недостоверной передаче информации.

Основными качественными показателями системы передачи информации являются:

· пропускная способность,

· достоверность,

· надежность работы.

Пропускная способность системы передачи информации - наибольшее теоретически достижимое количество информации, которое может быть передано по системе за единицу времени. Пропускная способность системы обусловливается скоростью преобразования информации в передатчике и приемнике и допустимой скоростью передачи информации по каналу связи, определяемой физическими свойствами канала связи и сигнала,

Достоверность передачи информации - передача информации без ее искажения.

Надежность канала связи - полное и правильное выполнение системой всех своих функций.

Скорость передачи дискретной информации по каналу связи измеряется в Бодах. Один Бод - это такая скорость, когда передается один единичный элемент кодовой комбинации (информационный или служебный) в секунду в секунду.

Каналы связи

Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом:

- механические - используются для передачи материальных носителей информации;

- акустические -передают звуковой сигнал;

- оптические - передают световой сигнал;

- электрические - передают электрический сигнал.

Электрические каналы связи могут быть проводные и беспроводные (или радиоканалы).

По форме представления передаваемой информации каналы связи делятся на аналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация, представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация, представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или иной физической природы.

В системах административно-управленческой связи чаще всего используются электрические проводные каналы связи. По пропускной способности их можно классифицировать на виды:

- низкоскоростные, скорость передачи информации в которых от 50 до 200 Бод; это дискретные (телеграфные) каналы связи, как коммутируемые (абонентский телеграф), так и некоммутируемые;

- среднескоростные, использующие аналоговые (телефонные) линии связи; скорость передачи в них от 300 до 9600 Бод, а в новых стандартах МККТТ до 33600 Бод (стандарт V.34 бис);

- высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие скорость передачи информации выше 36000 Бод; по этим каналам связи можно передавать и дискретную, и аналоговую информацию.

Физической средой передачи информации в низкоскоростных и среднескоростных каналах обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов, называемых витая пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех).

В широкополосных КС используются коаксиальные кабели, оптоволоконные кабели, радиоволноводы. К широкополосным относятся и беспроводные радиоканалы связи. Возможности широкополосных каналов связи огромны. Например, по одному каналу-радиволноводу для миллиметровых волн можно одновременно организовать несколько тысяч телефонных каналов, несколько тысяч видеотелефонных и около тысячи телевизионных, при этом скорость передачи может составлять несколько миллионов Бод. Не меньше возможности и у волоконно-оптических каналов.

Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet, FidoNet, UseNet, Relcom).

Вопросы для закрепления:

1. Классификация офисов, основные требования к ним.

2. Перечислите средства хранения и транспортирования документов на бумажном носителе и в электронном виде

3. Назовите компьютерные технологии автоматизации офиса

4. Перечислите средства послепечатной обработки документов

5. Назовите некомпьютерные технологии автоматизации офиса

6. Перечислите средства копирования (репрографии) и размножения документов (оперативная полиграфия)

7. Объясните необходимость использования средств оргтехники, использующих бумажный носитель

8. Назначение электронной почты. Протоколы, используемые для передачи и приема электронных писем

9. Объясните назначение электронного календаря, как средство автоматизации работы офиса

10. Перечислите средства составления и изготовления документов

11. Перечислите возможности табличного редактора, как средства автоматизации работы офиса, виды табличных редакторов

12. Перечислите средства репрографии (копирования) документов. Какой вид копирования является наиболее используемым?

Список использованных источников.

1. Конспект лекций по предмету.

Дата добавления: 2014-01-11