Оформление реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют сле­дующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации — помеща­ют на бланках документов в соответствии с Федеральным кон­ституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. от 9 июля 2002 г.; 30 июня 2003 г.).

Изображение Государственного герба Российской Федера­ции помещают на верхнем поле бланка или над серединой строк реквизита «Наименование организации». Изо­бражение герба рекомендуется делать диаметром не более 17 мм.

Порядок применения бланков с воспроизведением Государ­ственного герба Российской Федерации установлен постановле­нием Правительства Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъек­тов Российской федерации.

Например:

Алтайский край как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Алтайского края от 25 мая 2000 г. «О гербе Алтайского края» и другими нормативными правовыми актами. Изображение герба помещается на верхнем поле распоряди­тельных документов и писем.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания) — помещают на бланках организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 (с изм. от 24 декабря 2000 г., 30 де­кабря 2001 г., 11 декабря, 24 декабря 2002 г.).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Изображение эмблемы или товарного знака помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

04 - код организации - служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок, которые могут возникнуть при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия и организации.

В бланках документов код организации указывают после справочных данных. На официальных документах, представляе­мых в государственные органы, проставление кода ОКПО обяза­тельно.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица — проставляют на основании доку­ментов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках, после справочных данных, а также обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

06 идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП) — проставляют в соответ­ствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер также проставляется после справоч­ных данных об организации наряду с кодами ОКПО и ОГРН.

07 код формы документа — проставляют по Общероссий­скому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД, и проставляется последним из кодов.

08 - наименование организации — являющейся автором доку­мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

При наличии сокращенного наименования организации сна­чала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации ав­тора документа, например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Алтайский государственный университет

(АлтГУ)

На документах акционерных обществ указывается организа­ционно-правовая форма, например:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

«Стимул»

09 - справочные данные об организации — содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма вклю­чают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера телефаксов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органи­зации.

Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

- наименование адресата;

- название улицы, номера дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, села и т.п.);

- название области, края, области, республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Данный рекви­зит проставляется только на бланках писем, например:

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДЛД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел./факс [phone]

Н -mail: [email protected]

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795

ИНН/КПП 7708033140/771001001

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

10 - наименование вида документа – оформляется в соответствии с ОКУД (класс 0200000). Реквизит указывается на всех служебных документах, кроме писем и печатается прописными буквами: акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, извещение и др.

11 — дата документа — датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, из­данные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последо­вательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обо­значают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой: год — четырьмя арабскими цифрами, например: 09.03.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 февраля 2009 г./ года, а также в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2009.02.09.

Дата на документе проставляется ниже реквизита «справоч­ные данные об организации» (на бланке письма) или под рекви­зитом «наименование вида документа» (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для даты, как правило, в виде ли­нии. Дата всегда проставляется на этом месте вне зависимости от вида документа.

12 - регистрационный номер документа свидетельствует о том, что документ включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который можно до по усмотрению организации индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например: регистрационный номер отправляемого письма 04-08/127 можно расшифровать так:

04 — индекс структурного подразделения;

08 — порядковый номер дела по номенклатуре дел конкрет­ного структурного подразделения;

127 — порядковый номер письма.

Регистрационный номер документа двух и более организа­ций состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — ссылка на индекс и дату документа — включает в себя регистрационный номер и дату письма, на которое должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента» оформляется только в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса, например: на № 14 от 03.04.2008. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражений типа «На Ваше письмо от... №... сообщаем...» и т. п.

Располагается ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», например:

14 — место составления или издания документа — указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» на бланках конкретного вида до­кументов (кроме письма). Место составления или издания доку­мента указывают с учетом принятого административно-террито­риального деления, оно включает и себя только общепринятые сокращения. Например:

В письме место издания помещается в реквизите «Справоч­ные данные организации».

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Московский прибор­ный завод».

Для юридического лица местом издания документа может быть место нахождения, которое определяется местом го­сударственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организа­ции, указывается место нахождения последнего.

15 — адресат — в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например (здесь и далее в примерах наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата, например:

При адресовании документа в несколько однородных орга­низаций их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа и на каждом документе указывается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма и организацию указывают ее на­именование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес, затем почто­вый адрес, например:

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита «Отметка о контроле».

16 — гриф утверждения документа. Документ утверждается руководителем организации или иными должностными лицами, поименованными в специально изданном документе. При утвер­ждении документа должностным лицом гриф доку­мента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными бу­квами без кавычек), наименования должности лица, утверждаю­щего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утвер­ждаемый документ должен быть подписан до его утверждения.

17 - резолюция - пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, под­пись и дату, например:

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполне­нию, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на от­дельном листе с указанием регистрационного номера и даты до­кумента, к которому резолюция относится. Резолюция прикреп­ляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

18 - заголовок к тексту — включает в себя краткое содержа­ние документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии чего? (кого?), например:

Должностная инструкция старшего инженера

Заголовок должен содержать две основные части: тему (пред­мет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта соглашения».

Заголовок составляет исполнитель документа.

Заголовок документа записывается при его регистрации в со­ответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, компьютерную базу данных организации.

19 - отметка о контроле — обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах. Дан­ный реквизит располагают в правом углу верхнего поля доку­мента.

Реквизит означает, что процесс исполнения документа поставлен на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения.

Существуют два срока исполнения документов:

- типовой – установленный нормативно-правовым актом (срочно – 3 дня, оперативно - 10 дней, если срок не указан – 1 месяц);

- индивидуальный – установленный распорядительным документом или указанный в резолюции.

20 - текст документа — составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Структура текста — совокупность текстовых компо­нентов, расположенных в определенной последователь­ности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысло­вые части: в первой излагаются причины, основания или цели составления документа, во второй — выводы, предло­жения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характе­ризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац с красной строки.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных час­тей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точ­ками, но в конце номера точка не ставится. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена законодательными или норматив­ными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит.

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Трафарет — заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характе­ризует конкретную ситуацию, отражаемую данным доку­ментом.

Согласно методике разработки трафаретных текстов сначала выявляются типовые управленческие задачи, собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения. Затем составляется проект унифи­цированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию. Этот проект согласовывается со спе­циалистами, составляющими эти документы или работа­ющими с ними. При этом особое внимание обращается на употребление профессиональных терминов. Наконец, проект окончательно редактируется и оформляется в со­ответствии с требованиями ГОСТ.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наибо­лее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой после­довательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты — «опросные листы для получения определенных сведений». Наиболее известны кадровые анкеты для полу­чения данных о тех, кто их заполняет. Анкетирование — один из основных методов в социологических исследова­ниях.

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет предста­вить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. В таблице постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а перемен­ная — на пересечении соответствующих граф и строк. Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который пишется над таблицей посередине с прописной буквы. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечис­лены в разделе ГОСТ P1.5—92. ГОСТ называет обязатель­ные элементы таблицы и порядок их графического распо­ложения.

В тексте можно использовать установленные сокращения (с. – село, м – метр, ул. –улица и т.д.).

21 — отметка о наличии приложения — если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в сле­дующей форме:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указы­вают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Само приложение должно быть оформлено как самостоя­тельный документ в зависимости от вида документа.

Реквизит располагается после текста от границы левого поля.

22 — подпись — в состав этого реквизита входят наименова­ние должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

не на бланке —

или на бланке организации —

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напе­чатана на проекте документа, он может быть подписан испол­няющим обязанности руководителя, на которого в установлен­ном порядке возложено руководство соответствующей отрасле­вой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия, например:

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях, во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов постранично и после текста.

23 — гриф согласования документа — состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование орга­низации), личной подписи, се расшифровки и даты, например:

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» ли на отдельном листе согласования (в этом случае в документе осле подписи делается отметка: Лист согласования прилагается).

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Заполненный лист согласования прилагается к проекту доку­мента.

24 — визы согласования документа — внутреннее согласова­ние документа оформляют визой согласования документа (да­лее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют сле­дующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последне­го листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из органи­зации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны ко­пии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визи­рование документа и его приложения.

25 — оттиск печати — оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наиме­нованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным кон­ституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписи должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовую печать). Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции. Форма, размеры и технические требования».

Кроме того, в организации могут использовать печати струк­турных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовы­ми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструк­ция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербо­вой печатью, и перечень наименований доку­ментов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечне устанавли­вается, кто персонально и в каких случаях имеет право завере­ния подлинности документа.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Реко­мендуется оттиск печати ставить так, чтобы четко были видны и читаемы все составные части реквизита «подпись» и вся инфор­мация на оттиске печати.

Возможно оттиск печати размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

26 — отметка о заверении копии — размещают ниже реквизита «Подпись», включает в себя: заверительную надпись «Вер­но», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения, например:

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т. д.), раз­множенные экземпляры рассылаемых документов следует заве­рять печатью организации или печатью структурного подразде­ления, например: печатью с наименованием службы ДОУ орга­низации (канцелярии, общего отдела и т. п.).

27 — отметка об исполнителе — включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Распола­гается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборот­ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и исполнению в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные:

• краткие сведения об исполнении или, при наличии соот­ветствующего документа, ссылку на его дату и номер;

• слова «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело» проставляется ниже отметки об исполнителе, например:

29 — отметка о поступлении документа в организацию — со­держит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты), проставляется в нижнем правом углу первого листа документ, например:

30 — идентификатор электронной копии документа — пред­ставляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наиме­нование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

Формуляр — совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр — формуляр, характерный для кон­кретного вида документов, например приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисля­ются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Дата добавления: 2014-01-11