Хранение информации осуществляется в форме документов, на машинных носителях или в электронном виде — в виде файлов или баз данных

Хранение информации может быть кратковременным и длительным, организованным в центре обработки или на автоматизированных рабочих местах специалистов.

Поиск информации — это выборка данных из отдельных массивов или баз данных, включая поиск информации, подлежащей актуализации или удалению. Операция поиска выполняется на основе поискового предписания, составленного на требуемые данные с использованием информационно-поисковых языков.

3. На заключительном этапе осуществляется контроль правильности результатных данных, их вывод и передача потребителю для использования.

Контроль правильности результатов может выполняться автоматически, встроенным в программу обработки информации модулем или непосредственно специалистом путем проверки на полноту вхождения исходных данных в заданный разрез обработки информации, используя принципы информационной избыточности, дублирования работ, логической или арифметической увязки показателей и т.д.

Вывод результатной информации может осуществляться на монитор ПК. для предварительного просмотра и на печать для дальнейшего использования.

Использование информации завершает технологический процесс обработки информации. Результатная информация используется в нескольких направлениях, важнейшим из которых является принятие управленческих решений. Определенная доля результатной информации используется внешними организациями — органами государственной власти, статистики и т.д. Обработанная информация может и непосредственно многократно поступать на вторичную обработку в качестве исходных данных.

На рис. 3.3 рассмотрен пример взаимосвязи операций технологического процесса на предприятии с выделением основных этапов технологического процесса обработки информации в ИТ.

Рис. 3.3. Пример взаимосвязи операций технологического процесса обработки информации в ИТ.

В современных условиях развития информационных технологий в менеджменте деление технологического процесса обработки информации на этапы носит условный характер.

3.2. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

Операции каждого этапа технологического процесса могут быть реализованы в зависимости от требований, предъявляемых к технологии обработки данных. Реализация операций производится за счет технического обеспечения ИТ в менеджменте, к которому предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение выполнения операций с минимальными трудовыми затратами, с заданной точностью и достоверностью;

- возможность интеграции устройств с целью наращивания комплекса технических средств для получения заданной производительности обработки данных;

- соответствие производительности всех устройств технологического процесса обработки информации;

- ориентация на типовые технические средства реализации операций технологического процесса;

- обеспечение высокой надежности работы устройств;

- минимальные капитальные затраты на приобретение и эксплуатацию технических средств.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств (вычислительное и коммуникационное оборудование), организационной техники (устройства формирования, копирования, размножения, уничтожения документов и т.д.), вспомогательного оборудования (кондиционеры, охранно-пожарные устройства и т.д.), обеспечивающих функционирование ИТ.

Эффективность использования технических средств и коммуникационного оборудования обеспечивается как за счет повышения производительности труда менеджеров, так и за счет возможности использования оптимальных экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной, оперативной и точной информации. В связи с этим эффективность технического обеспечения на предприятиях в основном определяется не снижением управленческих эксплуатационных расходов, а улучшением экономических показателей функционирования организации за счет более рационального управления, что прежде всего связано:

- с необходимостью хранения и работы с базами данных разнопрофильных подразделений;

- с необходимостью постоянного обмена информацией с центральным автоматизированным банком данных;

- с внедрением программных комплексов для решения функциональных задач предприятия, требующих соответственного технического обеспечения;

- оснащением АРМ специалистов персональными компьютерами с достаточно высокими характеристиками микропроцесса, оперативного запоминающего устройства, внешней пам яти и возможностью подключения к вычислительной сети организации.

Все технические устройства, образующие техническое обеспечение информационной технологии в менеджменте, можно укрупненно разделить на четыре основные группы: 1) средства формирования первичной информации; 2) средства передачи информации; 3) средства хранения и поиска информации; 4) средства обработки информации.

1. Средства формирования первичной информации. Для формирования первичных данных в информационных технологиях используется разнообразный набор технических средств сбора и регистрации информации, в которых зачастую совмещаются обе вышеуказанные операции. Различают следующие группы устройств:

- средства сбора первичной информации (служат для подсчета затратного времени, результатов труда человека, работы и простоев оборудования и т.д в основном используются полуавтоматический и автоматический способы сбора информации, которые применяются для получения массовой информации в производственных цехах);

- специализированные средства сбора и регистрации информации;

- средства формирования документов.

Рис. З.4. Методы сбора информации в производственных цехах

Выделяют два метода сбора первичной информации (рис. 3.4):

а) в режиме реального времени, для которого характерен периодический опрос удаленных пунктов регистрации первичной информации, находящихся на рабочих местах;

б) в регламентном режиме, при котором передача информации осуществляется с удаленных пунктов по мере накопления информации или по окончании некоторого периода времени, например смены.

Регламентный режим — это режим обработки данных, при котором обработка информации производится в заранее определенные сроки (по регламенту).

Средства сбора первичной информации включают широкий набор разнообразных устройств, характеристика которых представлена в табл. 3.3.

Таблица 3.3 Характеристика основных устройств сбора первичной информации

Наименование устройств	Характеристика устройств
Мерная тара	На предприятиях используются различные ящики, коробки, кассеты и другие приспособления для подсчета различных видов деталей
Весы	Бывают настольные, автоматические и специального назначения (почтовые, транспортные, конвейерные и т.д.)
Часы	Различают общего и специального назначения.Часы общего назначения делятся на первичные и вторичные. Первичные устанавливаются в диспетчерских пунктах, вторичные — в функциональных подразделениях. Вторичные срабатывают от импульсов, поступающих с первичных часов. Часы специального назначения могут иметь сигнализацию для оповещения или регистрирующие устройства для записи времени на машинные носители информации
Измерительные приборы	Используют для измерения различных параметров производственных процессов (электротехнических, акустических, химических и т.д.). Такими устройствами являются, например, измерители потоков (расходомеры) для жидкости или газа. Например, топливомер на автоматической заправке, используемый для измерения отпуска горючего
Счетчики	Служат для подсчета различных физических величин (объема вырабатываемой продукции, машинного времени, расхода электроэнергии и т.д.). Счетчики также используют для определения размеров изделия, нако­пления информации и т.д. Обычно счетчики применяют в тех случаях, когда производство имеет крупносерийный или массовый характер
Датчики	Используются для восприятия информации и преобразования ее в форму, пригодную для передачи на другие устройства
Регистраторы	Применяют для автоматической регистрации результатов измерения на материальном носителе информации. Данные на регистраторы обычно поступают от датчиков
Системы авто­матического сбора и регистрации инфор­мации	Используются на предприятиях с массовым характером производства. Они позволяют осуществлять учет и контроль работы оборудования и выпускаемой продукции. К ним относятся устройства регистрации производства, имеющие в своем составе пульты ввода информации с рабочих мест, счетчики единичных сигналов, устройства памяти и т.д.

Идентификация компонентов хозяйственной операции (станка, рабочего и т.д) – это определения кода конкретного компонента который может быть числовым, алфавитным или смешанным Код может быть введен в документ:

- вручную по классификатору;

- с помощью специального устройства (сканера), читающего штрих-код, который нанесен, например, на деталь, изделие, товар и т.д.;^:

- путем выборки из списка кодов и наименований компонентов. Этот код хранится в оперативной памяти регистрирующего устройства.

Для обеспечения достоверности информации при выполнении операции регистрации применяют несколько методов контроля:

- визуальный контроль на экране регистратора, кассового терминала и т.д.;

- двойной ввод информации;

- контроль идентификатора по списку;

- контроль вводимой информации по формату;

- контроль по сумме сообщений;

- контрольные суммы по каждому сообщению и т.д.

Специализированные средства сбора и регистрации информации. К ним относятся самые разнообразные устройства, использующиеся в различных отраслях экономики. Конструкция и эксплуатационные характеристики этих устройств учитывают специфику и условия работы пользователей. К подобным устройствам относятся машинки для счета банкнот, средства безналичного денежного обращения с использованием пластиковых карт, электронные весы, электронные кассовые терминалы и др.

Средства организации безналичного денежного обращения на основе кредитных карт позволяют оплачивать, не пользуясь наличными деньгами, различные товары и услуги. В настоящее время широкое распространение получили три вида кредитных карт — с магнитными полосами, с памятью на микросхемах и интеллектуальные карты, содержащие микропроцессор,

Электронные весы получили наибольшее распространение в тор­говых организациях. С их помощью можно выполнять следующие операции:

- взвешивание упаковки с товаром;

- определение стоимости товара (перемножение веса на цену за единицу);

- печать этикетки со стоимостью упакованного товара;

- передача сообщений в ПК, который осуществляет учет движения товаров;

- прием от ПК сведений об изменении номенклатуры товаров и цен;

- накопление данных о выполненных взвешиваниях и т.д. Такие весы могут использоваться как автономно, так и в составе системы учета движения товаров в торговом предприятии.

Электронные кассовые терминалы позволяют выполнять следующие операции:

- регистрация продаж с определением общей стоимости проданных товаров;

- прием данных с клавиатуры, электронных весов, от сканера штрих-кодов, от считывателя магнитных карт;

- корректировка регистрации с возвратом денег;

- расчет промежуточных итогов, подсчет сдачи;

- прием платы наличными деньгами или кредитными картами;

- пересчет платы в другую валюту;

- расчет налогов, скидок;

- ведение денежных и операционных регистров;

- запись итоговых показаний регистров в фискальную память со сроком хранения до 10 лет;

- выдача отчетов;

- выдача данных в канал связи и на машинный носитель.

В памяти такого устройства могут храниться данные по 10 тыс. товарам. Один аппарат могут использовать до 99 кассиров. Первичные данные о продажах фиксируются на машинных носителях и могут быть использованы в системе управления торговым предприятием.

Технические устройства формирования документов делятся на два вида — рукописные и машинописные.

К рукописным устройствам составления документов относятся различные виды пишущих ручек, которые постоянно совершенствуются. Например, в настоящее время созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная лампочка, работающая от миниатюрной батарейки. Также существуют ручки со встроенным фотоэлементом, воспроизводящим запись цифр и математических знаков, попадающих на микроскопическое вычислительное устройство, расположенное в пишущем узле.

К машинописным средствам формирования документов относятся диктофонная техника, электрические и электронные пишущие машинки и другие технические средства узкоспециального назначения — адресовальные, маркировальные, штемпелевальные (франкировальные) устройства и др.

Диктофонная техника используется для магнитофонной записи речи с целью ее воспроизведения. В зависимости от назначения и области применения используются различные модели диктофонов, отличающиеся качеством и продолжительностью записи, типом и размерами звуконосителя, набором выполняемых функций, возможностью записи от встроенного или внешнего микрофона, наличием дистанционного управления, внешними габаритами и весом. Диктофоны целесообразно применять в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. По статистике затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2—3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и печати с черновиков.

Одним из машинописных средств формирования документов являются пишущие машинки, самыми современными из которых являются электронные. В них большинство механических деталей заменены интегральными микросхемами. Достоинства машинок этого класса – сравнительно невысокая стоимость, наличие внутренней и внешней памяти, возможность редактирования текста. Они также могут быть подключены к ПК для ввода-вывода необходимых данных и редактирования текстов с помощью более совершенных текс товых редакторов.

Совершенствование электронных пишущих машинок приводит к уменьшению их размеров, увеличению емкости памяти, возможности подключения к ЛВС и телефонной сети, использованию многоцветной печати, речевого ввода информации и т.д. Тем не менее пишущие машинки в настоящее время в основном вытесняются ПК.

2. Технические средства передачи информации. Поскольку первичная информация возникает на рабочих местах, удаленных от центров ее обработки, возникает проблема в организации системы пердачи этой информации. Помимо первичной информации в процессе уравления предприятием или его филиалами возникает необходимость в передаче документов, являющихся результатом обработки данных на ЭВМ, а также в организации удаленного доступа к общим базам данных, коммерческим базам данных глобальных вычислительных сетей или к данным, хранящимся на WEB- серверах.

Операции передачи информации в ИТ являются важнейшей, составляющей информационного процесса управления. Они могут осуществляться двумя способами: неэлектрическим (например, с помощью экспедиторов, курьеров), для которого характерны высокая надежность и низкая скорость передачи, и электрическим — на основе организации вычислительных (компьютерных) сетей.

3. Средства хранения и поиска информации. Каким бы образом ни передавалась информация, она не сразу поступает на обработку - сначала необходимо ее накопить, поэтому возникает потребность организации хранения информации, к которой предъявляют следующие требования:

- надежность и долговечность хранения;

- быстрый доступ к информации;

- возможность обновления и накопления информации;

- минимальное время поиска нужных данных;

- простота обслуживания;

- компактность хранилища.

Для хранения информации используют в основном те же носители, что и для ее регистрации. В зависимости от длительности xранения информации различают средства кратковременного и долговременного хранения.

К кратковременным средствам хранения информации относятся оперативная память ЭВМ. Роль долговременных средств хранения выполняют внешние запоминающие устройства и соответствующие им носители информации, а также различные виды документов.

В зависимости от назначения и конструктивного выполнения технические средства хранения и поиска документов делятся на два вида - простые и автоматизированные.

Простые средства хранения и поиска используются для хранения информации, зафиксированной на документационных носителях. К ним относятся папки, футляры, шкафы, картотеки и т.д.

Автоматизированные средства хранения и поиска информации ориентированы на длительное хранение данных в электронном виде путем создания автоматизированного банка данных, который служит для централизованного хранения и коллективного использования информации посредством подключения к АБД. В вычислительных сетях для электронного хранения информации в качестве АБД организуются специализированные информационные (процессинговые) центры. В локальных вычислительных сетях в качестве АБД используются мощные серверы (специализированные ЭВМ). Для поиска информации в АБД используются различные информационно-поисковые системы (ИПС), ориентированные на поиск информации по ключевым словам или фразам.

4. Средства обработки информации. В информационных технологиях в качестве средств для автоматической обработки информации используются ЭВМ различных классов и типов.

Классификация основных видов ЭВМ представлена в табл. 3.4.

В настоящее время во всех классах и типах ЭВМ используются микропроцессорные устройства. Класс микро-ЭВМ в настоящее время превалирует на рынке средств вычислительной техники и используется практически во всех отраслях человеческой деятельности. Как правило, микро-ЭВМ является основой технической базы построения автоматизированных информационных технологий.

В свою очередь микро-ЭВМ можно разделить на две основные группы — многопользовательские и однопользовательские.

Многопользовательские — это мощные микро-ЭВМ, функционирующие в режиме разделения времени. К многопользовательским ЭВМ относятся прежде всего серверы, которые используются в вычислительных сетях.

Однопользовательские — это микро-ЭВМ, удовлетворяющие требованиям общедоступности и универсальности применения. В качестве однопользовательских микро-ЭВМ в информационных технологиях используются персональные компьютеры различной архитектуры, которые могут выступать в качестве АРМ или рабочих станций локальных вычислительных сетей.

В настоящее время распространение получают так называемые кластеры — вычислительные системы, состоящие из нескольких связанных между собой ЭВМ (расположенных в едином корпусе или соединенных скоростными каналами связи) и используемых как единый унифицированный вычислительный ресурс. Кластерная архитектура обеспечивает возможность наращивания, высокую степень надежности и удобство администрирования.

Таблица 3.4 Классификация электронно-вычислительных машин

Тип ЭВМ	Характеристика ЭВМ
1. Принцип действия
Аналоговые вычислительные машины	Вычислительные машины непрерывного действия, которые работают с информацией, представленной в аналоговой форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины (чаще всего электрического напряжения)
Цифровые вычислительные машины	Вычислительные машины дискретного действия, которые работают с информацией, представленной в дискретной (цифровой) форме
Гибридные вычислительные машины	Вычислительные машины комбинированного действия, которые работают с информацией, представленной и в цифровой, и в аналоговой формах
2. Назначение
Универсальные ЭВМ	Предназначены для решения самых различных задач, отличающихся сложностью алгоритмов и большим объемом обрабатываемой информации
Проблемно-ориентированные ЭВМ	Служат для решения задач, связанных, как правило, с управлением технологическими объектами; регистрацией, накоплением и обработкой относительно небольших объемов данных, выполнением расчетов по относительно несложным алгоритмам
Специализированные ЭВМ	Используются для решения узкого круга задач или реализации строго определенной группы функций
3. Размеры и функциональные возможности
Супер-ЭВМ	Мощная высокопараллельная многопроцессорная электронно-вычислительная машина
Большие ЭВМ (мейн-фреймы)	ЭВМ с высокой производительностью, поддерживающая многопользовательский режим работы для решения специализированных задач
Малые (мини) ЭВМ	ЭВМ, как правило, использующиеся для управления технологическими процессами. Они могут иметь несколько процессоров и работать в многопользовательском режиме
Микро-ЭВМ	ЭВМ небольших габаритов, основой элементной базы которых явился изобретенный в 1969 г. микропроцессор

Дата добавления: 2014-01-11