Организация и последовательность проведения анализа. Основные этапы аналитической работы

Тема 3. ВИДЫ, ОРГАНИЗАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АНАЛИЗА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Анализ хозяйственной деятельности выступает как функция управления производством.

Функция управления - особый вид управленческой деятельности, продукт специализации в сфере управления. Функции управления классифицируются на общие или главные, отражающие содержание самого процесса управления, и специфические, отражающие различные объекты управления. Любая специфическая функция может быть осуществлена только с помощью функций, так как общие фyнкции не могут осуществляться сами по себе, без приложения к какомулибо объекту управления.

Основные функции экономической деятельности можно определить как:

1) информационное обеспечение управления (сбор, обработка, упорядочение информации об экономических явлениях и процессах);

2) анализ хода и результатов экономической деятельности, оценка возможности ее совершенствования на основе научно обоснованных критериев;

3) планирование как функция управления, предполагающее прогнозирование, перспективное и текущее планирование экономической системы хозяйствования;

4) организация эффективного функционирования элементов хозяйственного механизма в целях оптимизации трудовых, материальных и денежных ресурсов и управленческих решений;

5) контроль за ходом выполнения бизнес-планов и управленческих решений.

Информационное и аналитическое, обеспечение процесса принятия решений обеспечивают две первые функции управления. Принятие решений осуществляется в виде функций управления, которые отражают этапы планирования, организации управления и осуществления контроля за принятыми решениями.

В основе классификации видов экономического анализа лежит классификация функций управления, так как экономический анализ является необходимым элементом выполнения каждой функции управления экономикой. Классификация анализа хозяйственной деятельности необходима для правильного понимания его содержания и определения задач. В основу классификации положены разные признаки.

В зависимости от характера объектов управления выделяют отраслевую структуру народного хозяйства и уровни общественного производства и управления.

Теоретической и методологической основой анализа хозяйственной деятельности во всех отраслях национальной экономики является теория анализа хозяйственной деятельности, или межотраслевой анализ. Он позволяет выявить взаимосвязи отдельных отраслей, наличие внутренней связи между ними; вскрыть

наиболее общие методологические черты и особенности хозяйственной деятельности; обобщает опыт анализа хозяйственной деятельности в разных отраслях экономики; обогащает содержание экономического анализа в целом, и отраслевого в частности.

Отраслевой анализ учитывает специфику отдельных отраслей экономики (промышленности, сельского хозяйства, транспорта, торговли и т. д.), Каждая отрасль народного хозяйства имеет свои особенности, свою специфику. Необходимость исследования специфики разных отраслей обусловливает потребность разработки методики анализа с учетом особенностей и условий каждой отрасли экономики.

По содержанию процесса управления выделяют оперативный анализ, текущий (ретроспективный) по итогам деятельности за тот или иной период и перспективный (прогнозный, предварительный) анализ.

Хозяйственная деятельность (управляемая система) состоит из отдельных подсистем: экономики, техники, технологии, организации производства и др., вследствие чего выделяют:

- Технико-экономический анализ, которым занимаются технические службы. Его содержанием является изучение взаимодействия технических и экономических процессов и их влияние на результаты деятельности.

- Финансово-экономический анализ, которым занимаются финансовые службы, кредитные органы. Объектом анализа являются финансовые результаты, улучшение финансового состояния и платежеспособности.

- Управленческий анализ. Им занимаются все службы с целью предоставления информации, необходимой для планирования, контроля и принятия оптимальных управленческих решений. Он носит оперативный характер. Результаты его являются коммерческой тайной.

- Экономико-статистический анализ. Его проводят статистические органы, применяя его для изучения массовых общественных явлений на разных уровнях управления: предприятия, отрасли, региона, народного хозяйства в целом.

- В современных условиях возрастает роль экономико-экологического анализа (проводят органы охраны окружающей среды и экономические службы предприятия). Его содержанием является изучение взаимодействия экологических и экономических процессов, связанных с сохранением и улучшением окружающей среды и затратами на экологию.

Кроме того, виды экономического анализа классифицируются следующим образом:

По периодичности (периодический, годовой, квартальный, месячный, декадный, каждодневный, сменный, разовый, непериодический).

По содержанию и полноте изучаемых вопросов выделяют: полный анализ всей хозяйственной деятельности, локальный анализ деятельности отдельных подразделений, тематический анализ отдельных вопросов экономики.

По методам изучения объекта: комплексный, системный, функционально-стоимостный, экономико математический, диагностический, маржинальный, корреляционный.

По охвату изучаемых объектов анализ делится на сплошной и выборочный.

По степени механизации и автоматизации вычислительных работ выделяют: анализ в условиях электронной обработки данных с применением счетно-перфорационной техники, счетно-клавишных машин.

По субъектам (пользователям) анализа выделяют внутренний (управленческий) анализ и внешний (финансовый).

На практике отдельные виды экономического анализа в чистом виде не встречаются. Однако значение важнейших принципов их организации и методов необходимо. Ежедневно на каждом уровне управления принимается множество решений, для обоснования которых используются различные виды экономического анализа.

Повышение эффективности хозяйствования во многом зависит от обоснованности, своевременности и целесообразности принимаемых управленческих решений. Все это может быть достигнуто в процессе анализа. Однако только правильно организованная работа по аналитическому исследованию результатов хозяйствования может обеспечить его действенность и эффективность, основательно повлиять на ход хозяйственных процессов. Поэтому организация экономического анализа на предприятиях должна соответствовать ряду требований. Среди них в первую очередь нужно отметить научный характер анализа. Практически это означает, что он должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов в рамках конкретного предприятия, проводиться с использованием научно обоснованных методик. Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, руководителя разных уровней хозяйства, обязанностью всех служащих, которые имеют отношение к принятию управленческих решений. Отсюда следует еще один важный принцип организации анализа – обоснованное распределение обязанностей по проведению экономического анализа между отдельными исполнителями. От того, насколько целесообразно это распределение, зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного (разными лицами) проведения одних и тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа. Аналитическое исследование должно быть эффективным, это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности. С этой целью, кроме целесообразности организации, при его проведении должны широко использоваться передовые методики, средства, которые облегчают работу аналитика. Здесь в первую очередь имеются в виду рациональные методы сбора и хранения данных, внедрение в практику экономического анализа ПЭВМ и других технических средств, оргтехники. Более тщательная организация анализа достигается путем унификации этой работы. Здесь имеется в виду создание таких методик, которые предвидели бы заполнение ограниченного числа специально разработанных таблиц. Они должны быть специфическими для каждого внутрихозяйственного подразделения и в совокупности давать комплексный рисунок результатов хозяйствования. Все показатели таблиц должны быть пригодными для сравнения, оценки, обобщения. Это создает направление для строго очерченного распределения обязанностей по проведению экономического анализа, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности. Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы: 1. Выделение субъектов и объектов экономического анализа, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными исследователями. 2. Планирование аналитической работы. 3. Информационное и методическое обеспечение экономического анализа. 4. Аналитическая обработка данных о ходе и результатах хозяйствования. 5. Оформление результатов анализа. 6. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа. В дальнейшем каждый из этих этапов будет рассмотрен более подробно. Здесь же отметим, что в совокупности они представляют собой комплекс организационных элементов, способных обеспечить эффективность экономического анализа.

Организационные формы экономического анализа определяются составом аппарата и техническим уровнем управления. На крупных промышленных предприятиях главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам, организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и т.д. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу начальник планового отдела или главный бухгалтер. Для координации аналитической работы могут также создаваться технико-экономические советы, в состав которых входят руководители всех отделов и служб предприятия. Экономический анализ входит в обязанности работников не только экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный вариант ее решения. Такая совместная работа по проведению экономического анализа позволяет обеспечить его комплексность и главное – более квалифицированно, глубже изучить хозяйственную деятельность, ее результаты, полнее выявить неиспользуемые резервы. Периодически анализ экономики предприятия проводится вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия. По результатам этого анализа органы управления могут в некоторой степени изменять экономические условия деятельности предприятия. Вневедомственный экономический анализ выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами и т.д. Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического использования. Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в государственный бюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др. Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного, вневедомственного и общественного контроля и анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности производства.

Важным условием, от которого зависят действенность и эффективность экономического анализа, является планомерный характер его проведения. Только в том случае, когда аналитическое исследование каждого отдельного вопроса хозяйственной деятельности будет иметь определенный смысл, цель и место в системе изучения и управления предприятием, анализ сможет приобрести существенную ценность для практики хозяйствования. Поэтому на каждом предприятии вся работа по проведению анализа должна планироваться. На практике могут составляться следующие планы: комплексный план аналитической работы предприятия; тематические планы.

Комплексный план аналитической работы составляется, как правило, на один календарный год. По содержанию представляет собой календарный план-график отдельных аналитических исследований. Он включает в себя задачи анализа, перечень вопросов, подлежащих исследованию в течение календарного года, определяется время, отводимое на изучение, определяются субъекты анализа у перечень документов, необходимых для проведения анализа, его содержание. Комплексный план определяет источники информации, используемые программные продукты, по которым будет проводиться анализ. Комплексный план включает разработку предложений по улучшению работы хозяйствующего субъекта и организацию контроля за ходом выполнения разработанных предложений по улучшению работы.

Тематические планы детализируют комплексные планы аналитической работы. Они разрабатываются по тем вопросам, которые требуют углубленного изучения. В тематических планах определяются субъекты, объекты анализа; направления и цель аналитической работы; этапы и сроки проведения анализа; источники используемой информации; определяется схема аналитического документооборота; конкретные исполнители.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

Аналитические исследования в рамках хозяйствующего субъекта должна основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, учитывать действия экономических законов, проводиться с использованием новых методик анализа.

С целью исключения дублирования при проведении аналитических исследований целесообразно распределять обязанности по проведению между отдельными исполнителями. Это способствует обеспечению комплексности анализа и более рациональному использованию рабочего времени специалистов, занимающихся анализом.

С целью повышения эффективности аналитических исследований целесообразно использовать научно обоснованные методики. Рациональные методики сбора, обработки и хранения данных, внедрение в практику анализа ПЭВМ, другой оргтехники повышают эффективность аналитических исследований.

Используемая в анализе информация различна по содержанию. качеству и назначению, что требует проверки, обработки информации. ее изучения и оформления результатов. исходя из чего аналитическую работу можно разбить на три этапа:

Первый этап - сбор и проверка исходной информации.

Второй этап - обработка и изучение документов.

Третий этап - оценка результатов аналитических исследований и оформление результатов анализа.

Экономический анализ является потребителем экономической информации и одновременно каналом выдачи информации для принятия управленческих решений на любом уровне.

Всю привлекаемую к анализу информацию необходимо проверять.

Особое внимание следует обращать на полноту отчетов: проверяется правильность арифметических подсчетов. соответствие установленным Формам, взаимная увязка расчетных показателей, отчетных данных, насколько тот или иной показатель соответствует действительности, выявляются возможные искажения и ошибки.

Сводимость и сопоставимость показателей в значительной степени снижает трудоемкость аналитической работы.

Процесс обработки информации предполагает упрощение цифровых данных, округление, замену абсолютных величин на относительные, расчет средних величин, сводку и группировку данных, преобразование данных в удобный для анализа вид. Обработка экономической информации облегчает восприятие информации. После обработки информации, используемой в анализе, идет общее ознакомление с документами, их содержанием. Это этап аналитической обработки данных. Изучение экономической информации означает определение отклонения по анализируемым показателям, определение влияния факторов на объект анализа, вскрываются причины изменения показателей, выявляются резервы и пути их использования.

После изучения анализируемые показатели систематизируются, обобщаются, делаются выводы и предложения. Любые результаты аналитического исследования должны быть в виде документов. Выводы и предложения должны быть четкими, краткими, экономически обоснованными, направленными на улучшение работы и полное использование внутренних резервов и ресурсов.

Результаты анализа могут быть выражены в двух формах: описательной и бестекстовой.

Описательная форма оформления результатов может быть в виде пояснительной записки, справки, заключения, экспресс-информации.

Пояснительная записка составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. В том случае, если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки.

Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Пояснительная записка содержит выводы о результатах хозяйственной деятельности и предложения по их улучшению. Пояснительная записка должна содержать общие вопросы, условиях хозяйствования, результаты выполнения планов, состояния платежеспособности и финансовой устойчивости. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть экономически обоснованной, четкой. Как правило, она содержит аналитические расчеты, графики, диаграммы, таблицы. Предложения должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение работы, хозяйствующего субъекта, использование выявленных внутрихозяйственных резервов.

Справка и заключение, как правило, не включают общую характеристику предприятия и условий его деятельности. Их содержание более конкретно, акцентировано на отражении недостатков или достижений выявленных резервов, способов их освоения.

Бестекстовая форма оформления результатов анализа представляет собой макет типовых аналитических таблиц, текст отсутствует. Аналитические таблицы позволяют систематизировать аналитические данные, обобщать материал, представлять его в удобной для анализа форме. Их могут составлять в разных формах, строиться в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели, отраженные в аналитических таблицах, представляют собой аналитический и иллюстративный материал.

Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования. Бестекстовая форма оформления результатов рассчитана на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ сокращает разрывы между выполнением анализа и использованием его результатов.

Практическую направленность результаты итогового анализа получают после принятия соответствующих управленческих решений и действий.

В условиях рынка потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это определяется тем, что возникает необходимость в разработке и

обосновании бизнес-планов, комплексной оценки эффективности управленческих решений, в связи с чем автоматизация аналитических расчетов становится объективной необходимостью. Вычислительные средства позволяют целиком автоматизировать обработку всех аналитических данных. Использование вычисли

тельной техники повышает продуктивность работы экономистов-аналитиков, повышает оперативность и качество анализа, его общий уровень и результативность. Автоматизация аналитических расчетов позволяет создавать автоматизированные рабочие места экономиста, финансиста, аналитика. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации анализа хозяйственной деятельности.