Автоматизация офисной деятельности

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией

Электронный офис предусматривает организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри организации, так с внешней средой на базе вычислительных сетей и других современных средств передачи информации. Входящие в его состав интегрированные пакеты прикладных программ содержат специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную автоматизацию задач предметной области.

Современные компьютерные технологии в офисе обычно представляются двумя непересекающимися группами. Первая группа обеспечивает поддержку рутинных работ с документами, объединенных понятием делопроизводства: создание документов, рассылка документов, хранение документов, обеспечение санкционированного доступа к документам, поиск нужных документов и их фрагментов, то есть обычные для большинства офисов функции управления электронным документооборотом. Вторая группа обеспечивает средства поддержки принятия решений, которые специфичны для той отрасли или проблемы, которые решаются в данном офисе, в данной фирме, и включают методические и программные средства.

Основной целью ИТ электронного офиса является создание для специалистов и руководителей благоприятных условий выполнения профессиональных функций, качественного и своевременного информационного обслуживания за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Эта технология поддерживает выполнение следующих функций:

– обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

– производство высококачественной печатной продукции;

– архивация документов;

– электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

– электронная почта;

– видео- и телеконференции.

В последнее время начинает использоваться технология виртуального офиса, которая основывается на работе локальной сети,соединенной с территориальной или глобальной сетью, а также на основе технологии беспроводной связи WiFi. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть и имеют возможность для работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизацию офиса дополняют некомпьютерные средства: аудио и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Рис. 4. Основные компоненты ИТ электронного офиса

Дата добавления: 2014-01-11