Организация документооборота

Само понятие термина «документооборот» неоднозначно. Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства. Однако правильнее было бы говорить об управлении бизнес-процессами и техноло­гическими процессами компании.

Цель разработки оптимального документооборота - создание эффективной схемы управления документацией, функционирование которой основано на тесном взаимодействии различных служб. Эта система должна отвечать следующим требованиям:

- прямоточность движения документов;

- оперативное распределение документов между специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- только необходимое перемещение документов;

- однократность каждой операции с документом;

- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними.

Вопросы организации документооборота мало освещены в спе­циальной литературе, а нормативная база давно устарела. В соответс­твии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предпри­ятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)». Согласно стандарту «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16847-83, утвержденному Постановлением Гос­стандарта СССР от 31.10.83 г. № 5231, документооборот - это «движе­ние документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Эта формулировка без изменений приводится в одноименном российском ГОСТ Р 51141-98.

Движение документов должно регламентироваться технологи­ческими схемами, в которых отражаются этапы и пункты прохожде­ния, сроки обработки и исполнения документов (например, форма «График документооборота»). Эти схемы позволяют устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть определять оптимальное число подразделений (исполнителей), через которые должен пройти каждый документ, и минимальный срок его нахожде­ния в подразделении (у исполнителя).

Существуют Типовые нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению, разработанные для управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В общем случае регламентация работы с документами в организа­ции должна исходить из принципа «необходимости и достаточности», поскольку излишняя формализация может затруднить работу. При этом чем более масштабные и многофункциональные системы документооборота внедряются, тем более пристальное внимание следует уделять вопросам нормативно-методического обеспечения.

Система документооборота должна поддерживаться также корпоративной культурой организации и ее фирменным стилем. Регулирующая функция корпоративной культуры проявляется в формировании стиля работы и форм поведения, характерных для данной организации. Вместе с тем корпоративная система докумен­тооборота сама является важным средством формирования корпора­тивной культуры и качества менеджмента.

В работе по организации документооборота должны участвовать все подразделения предприятия. В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, исключая информационное и документационное обеспечение, расши­рение применения компьютерных технологий и электронного доку­ментооборота.

Заниматься организацией системы документооборота могут также консультанты, и в этом случае задача предприятия - подде­рживать созданный механизм документооборота в рабочем состоя­нии.

В настоящее время следует учитывать расширение использования компьютерных систем нового поколения. Системы автоматизации градиционного документооборота, внедрявшиеся в 90-е годы, были и основном нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о кор­поративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся тех­нологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизирован­ной системы и т. д.) Однако в итоге существенно снижаются суммар­ные трудозатраты организации на передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу.

Дата добавления: 2014-01-11