Протоколи

Доповідні записки

Доповідна записка –це письмове повідомлення на ім'я керівника даної чи вищої установи, організації про виконання окремих завдань, про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища. Може містити пропозиції, висновки, прохання автора.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозді­лу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівни­кові вищої організації. Доповідні записки бувають також ін­формаційного, звітного й ініціативного характеру.

Внутрішні доповідні записки повинні бути підписані укладачем (автором). Доповідні записки (зовнішні), направлені на вищі органи, повинні бути підписані керівником підприємства, установи. Датою доповідної записки є дата її підписання.

Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, що розкриває її зміст. У першій частині тексту викладаються факти або події, що послужили приводом до написання доповідної записки, викладається ситуація, що скла­лася. Друга частина повинна містити висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку укладача, необхідно вжити у зв'язку із викладеними фактами.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини.

Реквізити доповідної записки:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подасться.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подас записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Протокол –це документ колегіальних органів, в якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та рішення, прийняті з обго­ворених питань.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зібрання (колективу, організації, установи) із зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, технічна рада, профспілкові збори, засідання Комітету солдатських матерів тощо).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де від­булися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівного складу зборів, конфе­ренції, наради (голови, секретаря, членів президії).

7. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку ден­ному формулюють у називному відмінку.

8. Текст протоколу з обов'язковими словами: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ;

9. Резолюція (ухвала) зборів.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Обов'язкові підписи головуючого і секретаря зібрання.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. У вступній частині вказується дата, місце (місто) проведення зборів, подається склад присутніх. На багатолюдних зборах зазначається загальна кількість присутніх і відсутніх; якщо кількість присутніх перевищує 10 осіб, список присутніх додаєть­ся окремо; інколи вказують причини відсутності; зазначають прі­звища запрошених (керівників чи представників вищих інстанцій), обраних голови й секретаря; наводиться поря­док денний – перелік питань, що розглядаються.

Основ­ний текст протоколу поділяється на розділи, які відпо­відають пунктам порядку денного. Частини кожного роз­ділу рубрикуються словами: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, що, як правило, пишуть чи друкують вели­кими літерами, оформ­люють без відступу від межі лівого берега, а після них ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують прізвище та ініціали доповідача і тему доповіді.

Далі подається стислий її зміст або зазначається в дужках: (доповідь додається). Ініціали і прізвище доповідача чи промовця пишуть у називному відмінку з нового рядка, підкреслюють, зміст викладають у формі прямої мови. Так само оформляється і розділ «Виступили». Текст протоколу має бути точним, лаконічним.

Якщо після виступу або в ході обговорення задавалися питання, вони повинні бути зафіксовані у протоколі разом з прізвищами і ініціалами авторів запитань і відповідями. Записи робляться у короткій, лаконічній формі.

У рубриці «Ухвалили» повністю записують прийняте рішення (резолюцію) з одного чи кількох пунктів або констатаційної і резолютивної частин. Резолюція, або ухвала (від лат. resolutio – дозвіл) – це рішення, постанова з'їзду, комітету, зборів; завершальна частина судового рішення. Текст постанови будується за зразком розпорядчої частини наказу.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосу­ванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записую­ться так:

За Кондратюка Б. П. – 45 голосів, проти – 2, утримався – 1.

Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами; документи, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців й організацій, що належать до сфери управління установи.

Протокольні рішення колегії упроваджуються в життя розпорядженнями або нака­зами керівника.

Протоколи оформляють на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. Якщо хід засідання фіксують на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковують і заносять до протоколу.

У разі, коли засідання стенографовано, зміст виступів до протоколу не заносять. Розшифровану і належним чином оформлену стенограму додають до протоколу.

Залежно від ступеня деталізації інформації, яка зафіксована у протоколі, розрізняють три види протоколів: стенографічні, тезові та рамкові.

У стенографічному протоколі фіксується дослівно увесь перебіг обговорення і прийняті в результаті рішення. Тезовий протокол фіксує зміст виступів і прийняті рішення. Рамковий протокол містить лише порядок денний, склад учасників, хто виступив і які рішення були прийняті.

Протокол укладає уповноважена особа (секретар) – за посадою в організації або обрана (призначена) для ведення конкретного протоколу. Протоколи загальних збо­рів, засідань, нарад підписують голова і секретар, прото­коли засідань комісій – як правило, усі члени комісії.

До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки. Протоколи відносяться до числа важливих документів підприємства, тому зберігаються не менше 10 років і можуть

Дата добавления: 2014-01-11