В органах публічної влади. Діловодство та архівація

Організація роботи з офіційними документами

Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами.

Стандартизацію документів можна визначити як процес установлення та застосування певних норм і обмежень в оформленні документів з метою впорядкування діяльності в цій сфері.

Будь-який документ складається з певного набору реквізитів – окремих елементів ділових паперів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа.

Для документів використовуються бланки, що підвищують культуру праці. Бланк – це стандартний аркуш із нанесеною друкарським способом постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної.

Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку при його заповненні.

Кожний документ повинен мати свій формуляр – сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності, тобто "макет розміщення окремих елементів документа". Розміщення реквізитів на документі має кутовий та повздовжній вигляд.

В управлінській діяльності згідно зі стандартом на оформлення документів використовується папір формату А4 (розмір аркуша 297x210 мм) та А5 (розмір аркуша 148x210 мм). Документи оформлюються за формуляром-зразком.

Основним стандартом, який регламентує вимоги до оформлення докумен­тів і положення яко­го поширюються на організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підпри­ємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності, є ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи встановлює ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». Терміни, регламентова­ні в цьому стандарті, є обов'язковими для застосування в усіх видах нормативних документів стосовно діловодства й архівної справи.

Під архівною справою розуміється діяльність з організації збереження, обліку і використання архівних документів.

Крім того, під час підготовки документів слід керуватися: правилами скорочення слів (ДСТУ 3582-97 «Інформація та доку­ментація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила»); правилами оформлювання окремих частин тексту (ДСТУ 1.5:2003 «Національна стандарти­зація. Правила побудови, викладання, оформлювання та вимоги до змісту нормативних документів»); правилами позначення оди­ниць вимірювання тощо.

Зокрема, стандарт ДСТУ 1.5:2003 призначено для органів виконавчої влади, юридичних і фізичних осіб, які розробляють, експертують, перевіряють чи застосовують нормативні документи будь-якого рівня прийняття (ухвалювання).

Дата добавления: 2014-01-11