Лекция № 1. Основные понятия документационного обеспечения

1. Понятие документационного обеспечения управления туристским предприятием.

2. Нормативно-методическая база документационного обеспечения.

3. Федеральное законодательство в сфере документационного обеспечения.

1.

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и говорит о значительном его усовершенствовании благодаря использованию вычислительной техники.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть создании управленческих документов. В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, электронное) и типы создаваемых при этом документов.

Документирование в большинстве организаций осуществляется на русском языке с использованием электронных носителей.

Результатом документирования является документ. Согласно ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ документ ( документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждого вида документа комплексом реквизитов. Законодательно установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Примеры систем документации – организационно-правовая, распорядительная и др.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Документационное обеспечение управления предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Эти понятия будут более подробно рассмотрены в последующих лекциях.

Дата добавления: 2014-01-11