Лекция №4 Документация по личному составу

3.

2.

1.

1. По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации:

- организационно-правовая;

- распорядительная;

- первичная учетная;

- по материально-техническому снабжению и сыту;

- по личному составу;

- отчетно-статистическая.

2. По способу фиксации информации:

- письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом;

- к графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы;

- акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании совещаний;

- Фото- и кино- документы позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

3. По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, приказы, инструкции, правила и т. д.

4. По видам документы бывают:

- типовые разрабатываются вышестоящими организациями для подведомственных и носят обязательный характер;

- примерные разрабатываются вышестоящими организациями для подведомственных, но носят рекомендательный характер;

- индивидуальные разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

- трафаретные изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текса отпечатана, а для переменной информации оставлены свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы классифицируют на внешние и внутренние. Внутренние создаются для решения вопросов в пределах организации, внешние - входящая и исходящая корреспонденция.

7. По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально личные.

9. По степени гласности:

- открытые документы;

- секретные;

- конфиденциальные.

10. По юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные.

11. По стадиям создания документа:

- Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный.

- Копия – документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как выписка и отпуск и дубликат. Отпуск – полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником и также заверяется подписью.

Выписка- распечатка части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.

12. По срокам хранения: постоянного хранения; временного хранения свыше 10 лет; временного хранения до 10 лет.

13. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной или иной деятельности, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Цель разработки организационно-правовых документов – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций, предприятий, фирм. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом.

Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организации, учреждений, общественных и гражданских, их взаимоотношения с другими организациями, гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности. Устав организации закрепляет организационно-правовую форму, наименование, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов, условия реорганизации и ликвидации предприятия. Общие уставы устанавливаются высшими органами государственной власти и управления. Уставы государственных предприятий – вышестоящими министерствами, уставы муниципальных предприятий районными и городскими администрациями, частных – владельцами и регистрируются в областных, краевых администрациях.

Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей, принципов деятельности организации, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора и др. На основании устава организации разрабатывается ее структура (указываются структурные подразделения) и определяется штатная численность (должности, количество штатных единиц). В штатном расписании указывается и закрепляется численный состав организации и указывается фонд заработной платы.

В правилах внутреннего трудового распорядка (ВТР) организации указываются следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Порядок приема, перевода и увольнения служащих.

3. Основные обязанности служащих.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрение за успехи в работе.

7. Взыскание за нарушение трудовой дисциплины.

8. Внутриобъектный режим.

9. Организация работы.

ВТР обсуждаются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа или структурных подразделений.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационную, технологическую, финансовую и иные специальные стороны деятельности предприятия (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкция является нормативным актом, регламентирующим различные вопросы. Она рассчитана на длительное применение и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения функций.

Должностная инструкция – нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности, организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы. Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Внесение изменений в организационные документы (структуру и штатную численность, штатное расписание, должностные требования к работникам, режим работы, а также в распределение и перераспределение обязанностей между руководством производятся приказом руководителя организации.)

Распорядительные документы являются средством передачи письменных указаний подчиненным организациям или конкретным исполнителям. В них оформляется распорядительная деятельность компетентных органов и единоначальников.К распорядительной документации относят: постановления, решения, распоряжения, приказы, указания.

Постановление – правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных задач и установления стабильных норм и правил.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед предприятием. В приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования. Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры и штатов, введения в действие методических документов (положений, должностных инструкций), при создании временных коллегиальных или совещательных органов.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и др. актов. В некоторых организациях используют решения.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Совместные распорядительные документы организаций (совместные решения, приказы) имеют одинаковую правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения также издают заместители первого руководителя организации, руководители структурных подразделений.

1. Оформление заявлений о приеме на работу.

2. Оформление трудового договора.

3. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение.

4. Личные дела и карточки.

Дата добавления: 2014-01-11