Основные компоненты проектного плана

Ключевыми понятиями, используемыми в процессах планирования, являются понятия работы и вехи.

Работа в плане проекта представляет некоторую деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего уровня). Т.о., работа является основным элементом деятельности на самом нижнем уровне детализации, на выполнение которого требуется время и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания работы означает факт получения конечного продукта (результата работы). Работа является базовым понятием и предоставляет основу для организации данных в системах управления проектами.

Фаза проекта – состоит из одной или нескольких работ, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта.

При планировании нужно помнить, что чем детальнее составлен план, тем он точнее, а значит, лучше. Поэтому в тех случаях, когда это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи, т.е., превращать работы в фазы. Формальными критериями, показывающими, что работу можно разбить на подзадачи, является длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся 2-3 человека, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть).

Проект разбивается на фазы и для удобства отслеживания хода работ. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода выполнения проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к его следующей фазе.

Веха – событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ. Вехи используются для обозначения важных промежуточных результатов, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта. Важным отличием вех от работ является то, что они не имеют длительности. Из-за этого свойства их часто называют событиями.

Определение основных вех устанавливает основу для взаимодействия по согласованию основных стадий разработки проекта, а также для оценки и контроля на высшем уровне. Таким образом, определение вех является ключевой частью процесса планирования на раннем этапе. Определение вех требует ясного понимания ключевых стадий или состояний, через которые проходит проект в течение своего жизненного цикла, и четких характеристик точек перехода. Вехи отмечают эти ключевые периоды и, следовательно, обеспечивают естественную серию контрольных точек. При обзоре выполнения работ вехи позволяют руководству быстро понять, на какой стадии находится проект, и оценить, достигнуты ли основные состояния, необходимые для успешного завершения работ.

Длительность – это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить работу. Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Длительность соответствует времени, через которое будет получен результат задачи, а трудозатраты – времени, затраченному сотрудниками на получение результата. Например, для выполнения задачи «Сбор предложений» сотруднику нужно потратить полчаса в понедельник для рассылки электронного письма контрагентам, и полчаса в пятницу на обработку поступивших в течение недели ответов. Трудозатраты равны одному часу, а длительность задачи – 5 дней.

Ресурсы. Неотъемлемым элементом планирования работ является планирование ресурсов, требуемых для осуществления проекта. Ресурсы в проекте делятся на следующие виды:

· возобновляемые – люди, оборудование, механизмы;

· невозобновляемые – вода, энергия, закупленные товары, средства труда однократного применения, финансовые средства.

Возобновляемые ресурсы в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, т.е., они не накапливаются. Поэтому ресурсы этого типа называются ресурсами типа «мощность».

Невозобновляемые ресурсы в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не использованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Такие ресурсы можно накапливать с последующим расходованием запасов. Поэтому их называют ресурсами типа «энергия».

Ресурсное планирование подразумевает назначение тех или иных ресурсов для выполнения определенных в календарном графике работ. Расписание проекта, разработанное без учета ресурсных ограничений, не может быть реализовано по причине потенциальных ресурсных конфликтов. Следовательно, после предварительного распределения ресурсов по работам, практически всегда необходимо производить ресурсную оптимизацию.

Назначение – это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. Благодаря назначениям, решается целый ряд задач планирования:

1) определяются ответственные за исполнение задач;

2) рассчитывается общий объем времени, затрачиваемый ресурсом на проект, и оценивается стоимость этого ресурса для проекта;

3) рассчитывается стоимость проекта, исходя из стоимости всех назначенных ресурсов;

4) сокращается время выполнения проекта при выделении большего количества ресурсов.

Ресурсное планирование при ограничении по времени предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на период перегрузок.

Планирование при ограниченных ресурсах предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является одним из основных ограничений проекта. При таком подходе разрешение конфликтных ситуаций производится за счет смещения даты окончания работ.

Управление проектом по временным параметрам включает в себя процессы, необходимые и достаточные для обеспечения своевременного завершения проекта:

· Определение работ;

· Определение последовательности работ;

· Оценка продолжительности работ;

· Разработка календарного плана;

· Оптимизация и контроль календарного плана.

Дата добавления: 2014-01-11