Створення бази даних

Проектування баз даних.

Перш ніж почати створювати нову базу даних, треба з'ясувати наступне:

1. Які поля повинні складати окремий запис. Якщо створюється база даних за певною формою (телефонна або адресна книга і т.п.), то необхідно вибрати відповідні поля.

2. Яким чином буде сортуватися база даних. Дані, за якими буде здійснюватися сортування, потрібно заносити в окремі стовпці, а не разом з іншими даними в одну комірку. Наприклад, якщо необхідно сортувати дані за прізвищем співробітників, то переконайтеся в тому, що всі вони винесені в окремий стовпець, а не введені в один стовпець з іменами полів. При сортуванні за іншими полями переконайтеся, що вони також містяться в окремих стовпцях.

3. За якими даними потрібно вести пошук. Наприклад, якщо вимагається знайти адреси всіх клієнтів з певної області, то переконайтеся, що назви областей винесені в окремий стовпчик.

4. Поле бази даних, на яке посилаються найчастіше, має розташовуватися у першому стовпчику.

5. Необхідно встановити найдовший запис, для того, щоб оптимально підібрати ширину кожного стовпчика. (Ви можете ввести в нього дані, а потім скористуватися функцією Автозаполнение)

Загальні правила формування бази даних:

• в базі даних, як правило, розміщують тільки поля вхідних даних. Розрахункові поля, назви списків (таблиць бази даних), проміжні підсумки не включають в базу, їх формують на етапі створення документа-звіту;

• вводьте імена полів у перший рядок таблиць;

• рядок заголовку доцільно відокремити від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. За монохромного друку його краще взяти в рамку;

• після рядка заголовку мають іти рядки записів, при цьому не повинно бути порожніх рядків між рядком заголовку і першим записом;

• інформація в комірках одного стовпчика повинна бути однотипна, тобто в однойменних полях записів розміщують дані тільки одного типу: числа, текст або дати. Не потрібно розпочинати поля з пропусків. Якщо інформація для деякого поля буде відсутньою, то його потрібне залишити порожнім;

• текстові дані краще розпочинати з великих літер, що дозволяє розширити можливість пошуку та сортування даних;

• можна створити поле, що розраховується, в яке заноситься інформація, отримана в результаті обчислень при використанні даних цього ж запису.

• колір фону сусідніх записів доцільно чергувати. При цьому значно поліпшується сприйняття бази користувачем;

• на одному листі бажано розміщувати тільки конкретну базу даних. Інші дані краще розташувати на інших листах. Спільне розміщення бази з іншими даними можливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.

База даних, як і будь-яка книга Ехсеl, створюється за допомогою команди Файл - Создать, в результаті виконання якої створюється пуста книга. Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад "Викладачі", потім - її рядок заголовку з однорядковими та короткими іменами полів: "№ п/п", "Прізвище", "Ім'я", "По батькові", "Рік народження", "Стаж", "Місто", "Вулиця", "Будинок", "Квартира" (див. рис. 1). Далі потрібно змінити системне ім'я бази "Книгаї" на призначене для користувача,

натиснувши лівою клавішею миші на кнопку Сохранить . В результаті з'явиться діалогове вікно "Сохранение документа". Далі необхідно вказати місце розташування створеної книги у пам'яті комп'ютера (вибрати відповідний диск та папку), або на локальних носіях, задати ім'я книги, наприклад "Задача-база", перевірити, що тип файлу встановлений.хls та натиснути кнопку Сохранить.

Дата добавления: 2014-01-11