Организационно-распорядительных документов

Оформление реквизитов

Формуляр-образец и бланки документов

Формуляр-образец представлен в виде чертежа, со­держащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, основной и оформляющей.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов (в соответствии с СТБ 6.38-2004 Государственным стандартом РБ)

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации;

4 - код документа;

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16- адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 -текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Формуляр-образец, с нанесёнными на него реквизитами, представлен на рисунке 1.

Служебные документы, как правило, составляются на бланке. Бланки конструируют в соответствии с формуляром-образцом.

Бланк - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для перемен­ной информации.

Устанавливается два вида бланков:

1. Бланк для письма (факса);

2. Общий бланк для других видов организационно-распоря­дительных документов.

При разработке бланков документов используются форматы: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Бланки документов должны иметь поля:

- левое - 30 мм;

- правое - не менее 8 мм;

- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Бланки документов разрабатывают на основе продольного и уг­лового расположения реквизитов.

При создании бланков для письма и общих бланков на несколь­ких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организация негосударственной формы собственности помещают эмблему на верхнем поле бланка.

Код организации проставляют на верхнем поле документа справа.

Код документа проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.

Наименование вышестоящей (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правом акте о ней.

Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Пример - 08.07.2004

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.

Пример - 8 июля 2004 г.

Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Примеры - Министерство статистики и анализа

Республики Беларусь

Экономический отдел

пр.Партизанский, 12

220033, г.Минск

Министерство образования

Республики Беларусь

Начальнику финансового отдела

Богдановичу И.С.

ул.Советская, 9

220010, г.Минск

Директору государственного

архива Минской области

Ляшук Г.И.

ул.Козлова, 26

220038, г.Минск

Столяровой Н.М.

ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26

223120, п/оЛогоза

Логойского р-на

Минской области

Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример - УТВЕРЖДАЮ

Директор института

Подпись А.И.Новиков

23.07.2004

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример - УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

трудового коллектива

25.06.2004

Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.

Пример - Соловьеву А. А.

Прошу подготовить

заключение к 12.09.2004

Бойко 02.092004

Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка. Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «о создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль».

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004 № 1-3/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.

Реквизит «Гриф приложения» располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Пример - Приложение 2

к приказу директора БелНИИДАД

18.07.2004 №9

Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Примеры – СОГЛАСОВАНО

Директор государственного учреждения

«Национальный архив Республики Беларусь»

Подпись А.С.Потоцкий

13.10.2004

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2004

Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример – Начальник отдела кадров

Подпись А.П.Павлов

21.11.2004

Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах, выполняется шрифтом Times New Roman, размер 9 пунктов.

Пример –

Макеев 220 95 01

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Пример –

Верно

Инспектор по кадрам

Подпись Е.Н.Сидорчик

16.07.2004

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

Пример -

БелНИИДАД

15.10.2004

№04-12/645

Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

РАЗДЕЛ 2. Особенности составления и оформления организационных и распорядительных документов

Дата добавления: 2014-01-11