Функции юридических документов

Подтверждая определенные факты в правовых отношениях, юридические документы выполняют информационную и организационную функции. Эти функции связаны между собой. Благодаря закрепленным в документе сведениям упорядочиваются отношения участников правовых отношений. Они становятся менее произвольными, более определенными и стабильными.

Документ часто представляет собой средство оформления и закрепления юридических действий: нормативные акты органов государственной власти и управления, заявления граждан в компетентные органы, сделки граждан и юридических лиц, постановления судов и правоохранительных органов, а также другие действия.

Документ используется также в качестве доказательства юридических фактов, прав и обязанностей, что особенно значимо в спорных ситуациях. Отсутствие документов часто либо лишает субъектов прав, либо не позволяет им реализовать эти права. Таким образом, документы не только информируют участников общественных отношений, но и организуют эти отношения.

Выполнение информационной и организационной функции возможно в силу того, что документ является инструментом систематизации, хранения и передачи информации. На это направлены различные действия с документами: составление и исследование формы и содержания документов, подача (представление, предъявление, выдача, передача), истребование, хранение документов.

Бумага и письменные знаки остаются незаменимым средством для изготовления и использования документов. Но документы могут быть приготовлены и на пластмассе, стекле и т.п. Информация может быть зафиксирована посредством письма, фотографии, аудио- и видеозаписи и т.д. Использование тех или иных средств обусловливается уровнем развития техники и областью, в которой применяется документ. Например, в Древнем Вавилоне были широко распространены клинописные документы, материалом для которых служила глина. В последнее время получают распространение электронные документы (например, кредитные карточки, электронная штриховая маркировка товаров, электронная кодировка информации в удостоверениях личности и т.д.). Однако правовые нормы, как было указано, в основном еще рассчитаны на "бумаги".

Широко известная житейская мудрость о власти "бумажки" свидетельствует, однако, не о замечательных свойствах бумажных документов. В общественной психологии существует стойкий стереотип негативного отношения к формальностям, связанным с оформлением различных бумаг. Прежде всего, он порожден бюрократической сущностью административной формы государства. Кроме того, в известной мере этому способствуют субъективные недостатки местных бюрократов и отсутствие современных и рациональных форм делопроизводства.

Так, паспорта граждан, основные документы, удостоверяющие личность, часто использовались для ограничения свободы передвижения и деятельности в правовых отношениях. Паспортизация населения была введена в 1932 году и сначала распространялась только на городское население. Таким образом, крестьяне оказались прикреплены к сельской местности. Кроме прописки в паспортах делались отметки о месте работы человека и даже о получении денег в сбербанке.

Регулярные организационные кампании всегда приводили к усилению документооборота. Но не только запретительные и приказные меры порождают "бумажную" волокиту. К этому приводят также разрешительные меры. Известно, сколько усилий требует оформление льгот, предусмотренных законодательством. Разрешительная система требовала бесчисленных мер контроля и согласований. Но, к сожалению и явочный характер в отечественных условиях – ещё не панацея от бюрократических бед.

Не все прогрессивные нововведения, направленные на искоренение "бумажных" проблем успешно приживаются в обществе. Так, организация оформления документов в Белгородской области по принципу «Одно окно» имеет еще много недоработок. Установленная на законодательном уровне долее 10 лет назад система постановки и снятия с регистрационного учета по месту жительства (месту пребывания) граждан до сих пор не применяется в полном объеме из-за правовой неграмотности населения и нежелания паспортно-визовых служб, а точнее незаинтересованности паспортистов в составе жилищно-эксплуатационных подразделений оградить граждан от бюрократических требований и проволочек.

Как известно, в паспорте делаются отметки об отношении к воинской службе (о постановке на учет военнообязанных и призывников, об освобождении от воинской обязанности), о регистрации и расторжении брака, о детях, отметки о группе и резус-принадлежности крови владельца паспорта (с согласия гражданина), о регистрации…

Административный документооборот не смог создать благоприятные условия для развития производственных и иных общественных отношений. Его неэффективность проявлялась не только в создании пустой бюрократической макулатуры (лат. "maculare" означает "пачкать"), но и породила новые виды правонарушений.

Массовым явлением до последнего времени являлись фиктивные разводы с целью «прописки» и постановки на очередь по поводу улучшения жилищных условий. Нередко чрезмерное бумаготворчество и бумажная волокита вызваны не объективной необходимостью, а нерациональным отношением к управленческому труду либо перестраховкой по принципу "кабы чего не вышло". Справедливые нарекания вызывают действия должностных лиц, которые, произвольно или, руководствуясь устаревшими инструкциями, требуют от граждан большое количество справок, характеристик, нотариально удостоверенных копий при решении бытовых и других вопросов.

Свобода предпринимательской деятельности постепенно разрушает бюрократическую разрешительную систему. Стало проще зарегистрировать организацию, предприятие. Приняты конкретные меры по сокращению документов, истребуемых от граждан при разрешении различных юридических вопросов. Например, при оформлении работы по совместительству не требуется справка с места основной работы о согласии на это администрации и соответствующего выборного профсоюзного органа.

Положительно оценивая наметившуюся тенденцию, нельзя вместе с тем не учитывать, что сокращение "бумажного оборота" не может быть произвольным, а зависит от действительных преобразований в сфере правовых отношений (ограничения функций исполнительных органов, ограничения ведомственного правотворчества, усиления судебной защиты и т.д.).

Кроме того, следует признать, что документ — необходимый элемент правовых отношений. Так, едва ли можно полностью избавиться от документов, фиксирующих акты гражданского состояния. Акты гражданского состояния — юридические факты (рождение, смерть, заключение и расторжение брака, усыновление, установление отцовства, перемена имени, отчества и фамилии), которые предопределяют правовой статус личности; с ними так или иначе, прямо или косвенно связано наступление правовых последствий: возникновение, изменение или прекращение брачно-семейных, трудовых, пенсионных, наследственных и других прав и обязанностей.

Ограничение деловой документации в административной сфере возможно, однако оно будет связано с расширением документооборота в гражданско-правовых отношениях, увеличением количества гражданских дел в судах. Закономерно, например, что в последнее время все большее распространение получают ценные бумаги (акции, облигации, векселя и др.).

Не следует упускать из виду значение четкой формы и информативного содержания документов в правовых отношениях. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти; еще в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения «писанных» законов; создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний"[1].

Четкая форма и точное содержание документа позволяют использовать его в качестве одного из основных (и часто незаменимых) доказательств при решении спорных вопросов в органах власти и управления.

С этих позиций упомянутые, например, документы о регистрации актов гражданского состояния являются важными средствами доказывания при рассмотрении многих гражданских дел в судах. Использование свидетельств (или их копий) в качестве доказательств необходимо по брачно-семейным, наследственным, пенсионным и другим категориям дел. В частности, при рассмотрении судьей заявлений о взыскании алиментов на несовершеннолетних детей к заявлениям должны быть приложены свидетельства о браке и о рождении детей. В делах о праве на наследство требуются свидетельство о смерти наследодателя и свидетельства, подтверждающие круг возможных наследников (свидетельства о браке, о рождении, об усыновлении, об установлении отцовства). В делах о назначении пенсии требуются свидетельства о рождении, а по случаю потери кормильца — также свидетельства о смерти.

Разумеется, наряду с документами загса в качестве средств доказывания допустимо использовать и другие документы, содержащие сведения об актах гражданского состояния (в частности, паспорта). Однако документы, выдаваемые органами загса, в основном носят первичный характер. Они сами служат основанием для оформления всех других документов, требующихся в правовых отношениях. Так, если в паспорте была допущена ошибка при оформлении записей, то его владелец имеет право подтвердить ошибочность записи в паспорте лишь посредством представления свидетельства о регистрации актов гражданского состояния.

Информативность и достоверность актовых записей и свидетельств значительно выше, чем у других документов. Многие юридические документы имеют по отношению к загсовским вторичный, производный характер и готовятся на их основе, что создает возможность искажения информации в ходе их оформления или переоформления. Поэтому информативность и достоверность документов органов загса делает их незаменимым средством доказывания.

Принимая во внимание значение документа в правовых отношениях, важно рассмотреть особенности правового регулирования деятельности с документами. Следует установить правила, содержащие методы, способы и приемы оформления документов и использования их в качестве доказательств.

Оформление документов складывается из составления документа по содержанию и форме, а также из процедур (порядка) по рассмотрению вопроса о выдаче документа.

Использование документов в качестве доказательств состоит из действий по их собиранию, исследованию, оценке, хранению.

Необходимо точно знать, какие требования предъявляются к содержанию, форме, порядку выдачи и использованию в качестве доказательств юридических документов. Знание этих правил позволяет избежать правонарушений в деятельности с документами.

К такого рода правонарушениям относятся недостатки содержания и формы (неправильности, неоговоренные исправления) документа, использование недействительных документов, утрата (уничтожение, потеря) документов, нарушение процедурных правил (отказ или затяжка в выдаче, незаконное истребование или изъятие документа). Правонарушения при оформлении документов влекут их недействительность и другие неблагоприятные последствия (меры ответственности).

Однако регламентация формы, содержания, порядка оформления и использования документов не сводится только к обязанностям и мерам ответственности. Наряду с ними следует иметь в виду также наличие прав на документ. Владельцы документов имеют право использовать документы в качестве доказательств для подтверждения их прав в различных органах. Так, заинтересованные лица могут с помощью документов доказывать в органах суда, нотариата, загса и т.д. субъективные права и влекущие их факты. Использование документов в качестве доказательств имеет особенности в зависимости от юрисдикционного органа.

Благоприятные возможности для реализации прав по использованию создаются деятельностью адвокатуры и нотариата. Адвокаты и нотариусы оказывают юридическую помощь в работе с документами (составление проектов документов, истребование документов из учреждений, розыск документов и др.). В суде права на документ могут быть защищены: рассматриваются дела об исправлении, аннулировании или признании действительности дефектных документов, о восстановлении утраченных документов, об истребовании документов от других лиц.

Нотариусы совершают по поводу представленных документов специфические нотариальные действия, которыми подтверждаются те или иные бесспорные факты или права.

Нотариальные действия по поводу документов в зависимости от их характера и предмета можно разбить на три группы. Одними действиями документам придается квалифицированная форма: нотариальная форма либо исполнительная сила. Другими действиями удостоверяются отдельные элементы содержания документа. Третьи действия связаны с приемом документов на хранение или передачей их другим лицам.

Таким образом, выполняя свои функции, юридический документ является объектом правового регулирования. Правовое регулирование работы с документами имеет общие и особенные правила. Последние обусловлены наличием разных видов документов. Могут быть различия в использовании, оформлении и защите документов. Так, ценные бумаги могут принадлежать субъектам на праве собственности. Эти документы можно продавать, дарить, истребовать из чужого незаконного владения, восстанавливать права на них в случае утраты и т.д. По отношению же к паспорту, например, граждане не имеют прав, связанных с его отчуждением. Паспорт не может передаваться в качестве залога, а в случае утраты автоматически становится недействительным.

Дата добавления: 2014-01-11