Определение первичного ключа

Структура таблицы и типы данных

Работа с мастерами

Мастер (Wizard) – специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет вам за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Access во многом похож на Excel. Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Вы обнаружите, что размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации; в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД – только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом. Эти упрощения для БД позволяют повысить скорость обработки и количество обслуживаемой информации.

Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши.

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, – она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

Таблицы создаются пользователем для хранения данных. Каждому объекту концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица, которая состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику (один атрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Работа по созданию базы данных на персональном компьютере (ПК) начинается с создания таблиц. После нажатия кнопки [Создать] в окне База данных разработчику предоставляется возможность выбора одного из пяти способов создания таблицы.

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

– использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;

– мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты;

– ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

– определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим именно этот метод.

Если для создания таблицы выбран режим конструктора, то появляется окно Таблица 1 – это таблица, в котором определяется структура создаваемой таблицы базы данных.

Для определения поля в открывшемся окне задаются Имя поля, Тип данных, Описание (в виде краткого комментария), а также в разделе Свойства поля задаются общие свойства – на закладке Общие.

Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access и являющееся комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов (за исключением знаков.! «»). Максимальная длина имени – 64 символа.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных. Список возможных типов данных каждого поля вызывается нажатием соответствующей кнопки.

Общие свойства поля задаются на закладке Общие для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

Размер поля – определяет максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, так как сохранение таких полей требует меньше памяти и обработка выполняется быстрее;

Формат поля – является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления этих данных при выводе их на экран или печать. Конкретный формат выбирается в раскрывающемся списке значений свойства Формат поля. Для числового и денежного типов данных задается число знаков после запятой (от 0 до 15);

Подпись поля – задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах;

Условие на значение – позволяет осуществлять контроль ввода данных, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке;

Сообщение об ошибке – задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.

Тип элемента управления – это свойство, которое задается на закладке Подстановка в окне конструктора таблиц и определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в какой форме (в виде поля, списка или поля со списком). Таким образом, определяется тип элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. Если для отображения поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, то на закладке Подстановка появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других его характеристик.

Если при определении типа поля был выбран мастер подстановок, то им и будут заполнены значения свойств на закладке Подстановка.

Уникальный (первичный) ключ таблицы может быть простым или составным, включающим в себя несколько полей. Для определения ключа выделяются поля, составляющие его, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле.

Если для установки ключевого поля используется мастер таблиц, то необходимо задать тип используемых в ключевом поле данных:

– Порядковый номер, автоматически присваиваемый каждой новой записи. (При вводе каждой новой записи Access автоматически присваивает ей порядковый номер. Вводить или редактировать данные в поле Счетчик (AutoNum) нельзя);

– Номер, вводимый пользователем при добавлении каждой новой записи. (При вводе записи в одно из ее полей заносится уникальное числовое значение, например номер документа. В это поле нельзя вводить буквы, тип поля – Числовой (Number);

– Сочетание букв и цифр, вводимое пользователем при добавлении каждой новой записи (При вводе записи в одно из ее полей заносится уникальное сочетание цифр и букв. Этот тип данных выбирают, если поле содержит и буквы и цифры. Тип поля – Текстовый (Text);

Для ключевого поля автоматически строится индекс. Убедиться в этом можно, просмотрев информацию об индексах таблицы.

Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

Дата добавления: 2014-01-11