Учет денежных средств в кассе

Цели и задачи изучения темы

Тема 7. Учет денежных средств

Дать обучающимся представление о денежных средствах организации. Для этого необходимо раскрыть методику учета денежных средств в кассе, расчетных и валютных счетах организации.

Для хранения, поступления и выдачи наличных денежных средств, в организации создается отдельный участок – касса. В целях сохранности и удобства, помещение кассы должно быть изолировано, специально оборудовано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией и находиться недалеко от бухгалтерии. По окончании рабочего дня, все деньги и денежные документы помещаются в сейф, помещение кассы закрывается и опечатывается.

Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. В небольших организациях, где нет кассира, его обязанности, может исполнять главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Кассир назначается приказом руководителя и несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств и денежных документов в кассе. С ним в обязательном порядке, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В нем предусматривается ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов. Договор составляется в двух экземплярах. Один остается у кассира, второй передают в кадровую службу или бухгалтерию. С одной стороны, договор подписывает, назначенный на должность кассира работники, с другой - руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом. Всю денежную наличность сверх установленного лимита, предприятие обязано сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с банком. Сверх установленного лимита наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Поступление наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, в котором указывается когда, сколько, от кого и на какие цели поступили деньги. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Он состоит из двух частей: самого ордера и квитанции, которая выдается как оправдательный документ, лицу, внесшему деньги в кассу. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено».

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам, в которых указывается основание для его составления, кем получены суммы, их размер. Оплата по расходным кассовым ордерам производится только в день его составления. При оплате кассир подписывает расходный кассовый ордер, и ставит на нем штамп «Оплачено».

Выдавая наличные деньги, кассир должен помнить о предельном размере расчетов наличными с юридическими лицами. Сумма наличных расчетов с физическими лицами (индивидуальными предпринимателями) ограничений не имеет. Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными деньгами, может быть оштрафована.

Суммы операций записывают в приходных и расходных ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – главный бухгалтер и руководитель, или лица ими уполномоченные. Срок хранения кассовых ордеров в архиве составляет 5 лет.

Заработная плата, премии, пособия, пенсии, стипендии выдаются из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег, кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется в ведомости. По истечении срока выдачи денег по ведомости, против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости делается надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, которая сверяется с общим итогов и заверяется подписью кассира. Депонированные суммы сдаются в банк и на сданные суммы, выписывается один общий расходный кассовый ордер.

Все кассовые ордера до передачи их в кассу, для обеспечения их сохранности, регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал регистрации открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем записывают дату операции, присваивают каждому документу порядковый номер, отражают целевое назначение полученных и израсходованных наличных денег. Порядковые номера присваиваются отдельно приходным и расходным ордерам. Нумерация идет сквозная, с начала до конца года.

Учет движения денег в кассе ведется в кассовой книге, которая является регистром аналитического учета операций по кассе. Все страницы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано…. страниц». Ставится подпись руководителя и главного бухгалтера.

Кассовая книга заполняется ежедневно в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. В конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток наличных денег в кассе. Первый экземпляр остается в кассовой книге. Второй экземпляр вместе со всеми приходными и расходными документами передается кассиром в бухгалтерию. В бухгалтерии отчет кассира обрабатывается: его проверяют на правильность заполнения, наличие всех подписей. После этого в отчете кассира по каждой операции указываются корреспондирующие счета. Организация может иметь только одну кассовую книгу.

Синтетический учет операций по кассе ведется на активном, денежном счете 50 «Касса». Оборот по дебету отражает сумму поступивших денег, оборот по кредиту – сумму выданных денег. Сальдо показывает наличие денег в кассе. Счет 50 имеет следующие субсчета: 50/1 «Касса организации»; 50/2 «Операционная касса»; 50/3 «Денежные документы»

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывают денежные сред­ства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иност­ранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обо­собленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Поступление денежных средств в кассу организации отражается записями:

Дт 50/1 Кт 51,52 – поступили в кассу наличные деньги с расчетного (валютного) счета;

Дт 50/1 Кт 62,76 – поступили наличные деньги от покупателей (заказчиков);

Дт 50/1 Кт 71 – возвращены в кассу неиспользованные деньги, ранее выданные под отчет;

Дт 50/1 Кт 98/2 – оприходованы наличные деньги, полученные безвозмездно.

Выдача денежных средств из кассы организации оформляется записями:

Дт 51, 52 Кт 50/1 – внесены наличные деньги из кассы на расчетный (валютный) счет;

Дт 71 Кт 50/1 – выданы из кассы наличные деньги под отчет;

Дт 60, 76 Кт 50/1 – погашена наличными деньгами задолженность перед поставщиком (подрядчиком);

Дт 62 Кт 50/1 – возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные средства;

Дт 70 Кт 50/1 – выплачена из кассы заработная плата (дивиденды) работникам;

Дт 73 Кт 50/1 – наличные денежные средства предоставлены работнику в виде займа;

Дт 75 Кт 50/1 – выплачены из кассы дивиденды акционерам (участникам), которые не являются работниками организации.

На субсчете 50/2 «Операционная касса» учитывают наличие и дви­жение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и экс­плуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот суб­счет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитывают находящие­ся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные железнодорожные и авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные до­кументы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сум­ме фактических затрат на их приобретение. По дебету счета 50/3 учитывается поступление денежных документов в кассу, по кредиту их выбытие, сальдо показывает наличие денежных документов в кассе.

Поступление денежных документов в кассу оформляется проводками:

Дт 50/3 Кт 50/1 – приобретение денежных документов за наличный расчет;

Дт 50/3 Кт 51 – приобретение денежных документов по безналичному расчету;

Дт 50/3 Кт 71 – приобретены денежные документы подотчетным лицом;

Дт 50/3 Кт 91 – приходуются излишки денежных документов, выявленные при инвентаризации кассы.

Выбытие денежных документов из кассы оформляется следующим образом:

Дт 71 Кт 50/3 – выданы денежные документы подотчетному лицу;

Дт 73 Кт 50/3 – выданы путевки работникам организации с частичной оплатой;

Дт 84 Кт 50/3 – выданы путевки работникам за счет организации;

Дт 26, 44 Кт 50/3 – списываются почтовые марки и марки государственной пошлины на затраты;

Дт 94 Кт 50/3 – списывается недостача денежных документов, выявленная при инвентаризации кассы.

Дата добавления: 2014-01-11