Основные задачи СЭД

1. Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.

2. Поддержка системы контроля качества.

3. Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.

4. Формализация деятельности каждого сотрудника.

5. Оптимизация бизнес-процессов.

6. Сокращение оборота бумажных документов. Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажными потоками в организации.

7. Снижение стоимости хранения бумажных документов за счет электронного архива.

Классификация систем документооборота:

• Системы с развитыми средствами хранения и поска информации (электронные архивы). Базовое понятие в таких системах – документ, он же является единицей хранения в архиве.
• Системы с развитыми средствами workflow – рассчитанные по заранее заданным маршрутам («жесткая маршрутизация»). На каждом этапе обхект может меняться, поэтому его обозначают общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ». Спомощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы. Базовые понятия в таких системах – «процесс», или «работа» (задание), в системе часто описываются стандартные процедуры прохождения документов в структуре организации.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний; сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить, Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, при которой маршрут движения документа назначается руководителем. Эти системы используются в государственных структурах, в крупных компаниях – там, где имеется жесткая иерархия, прописаны правила и процедуры движения документов.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Они не включают понятия иерархии в организации, не направлены на формализацию потока работ. Их задача – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиск информации, обсуждения, средства назначения встреч. Базовым понятием этих систем также является документ, в то время как технология его разработки не прописывается в системе.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почтой и пр. Такие системы могут быть как автономными, так и функционирующими в структуре любого из перечисленных классов систем.

Дата добавления: 2014-01-11