Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство. Нотариальные акты.

Вопросы нотариального делопроизводства регламентируются Порядком совершения нотариусами нотариальных действий (изм. 14.06. 2012 г.) и Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министра юстиции от 22.12.2010 г,, с изм. 27.09.2012 г.

Следует отметить, что от правильной постановки делопроизводства зависит четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций. Делопроизводство в нотариате делиться на:

- Нотариальное делопроизводство;

- Общее делопроизводство;

- Подготовка документов для архивного сохранения;

- Составление нарядов и номенклатуры.

Нотариусы ведут статистическую и бухгалтерскую отчетность и представляют управлениям юстиции и другим финансовым органам сведения, связанные с начислением и уплатой налогов в бюджет и др. платежей.

Нотариусы ежегодно сдают отчеты в управление юстиции и в управление статистики, как правило, в начале января. В налоговую инспекцию ежеквартально форму 1-ДФ, и ежегодно форму отчетности № 1 – нотариат годовая, а именно отчет о работе государственных и частных нотариусов, до 30 января.

Относительно языка, на котором осуществляется нотариальное делопроизводство, то 03.07.2012 г. – были приняты изменения в Ст. 15 – Язык нотариального делопроизводства определяется ст. 16 Закона «Об основах государственной языковой политики», т.е. государственным языком.

Рассматривая требования к нотариальным документам, следует отметить, что нотариус не принимает для совершения нотариальных дейст­вий документы, имеющие подчистки, зачерк­нутые слова либо иные неоговоренные исправления, доку­менты, текст которых невозможно прочитать вследствие повреждения, а также написанные карандашом. Не принимаются для совершения нотариальных действий документы, в которых нельзя прочитать то, что в них написано в первоначальном виде, например, документы, залитые чернилами, потертые и др. Не принимаются порванные документы и документы, которые составлены на 2-х и более листах, но листы не пронумерованы и не прошнурованы.

Тексты нотариально удостоверяемых сделок, свидетель­ствуемых копий документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны ясно и четко; числа и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз прописью, а наименования юридических лиц — без со­кращения и с указанием их адресов. Фамилии, имена и отчества граждан должны быть на­писаны полностью с указанием места их регистрации.

НОТАРИАЛЬНЫЕ АКТЫ.

Обратившийся к нотариальной защите человек может быть уверен: нотариальный акт надежно закрепляет его права и интересы, защищает от юридических рисков.

Следует отметить, что при совершении определенного нотариального действия нотариус выдает конкретные документы или удостоверяет эти документы, которые подтверждают совершение нотариальных действий. Следовательно, нотариальный акт – это выдача св-ва или совершение удостоверительной надписи, которая указывает на то, что нотариальное действие было совершено (Например, при приобретении жилого дома, который был предметом ипотеки – выдается свидетельство, а при удостоверении верности перевода документов с одного языка на другой – совершается удостоверительная надпись).

Нотариальные акты выполняются нотариусами с использованием специальных бланков. Это бланки строгой отчетности, которые выдаются управлениями юстиции и только нотариусам (стоимость на сегодняшний день 12,60 грн.). Бланки имеют целый ряд защитных методик и предназначены для обеспечения невозможности их подделки. Бланки нотариальных документов должны храниться в огнестойком сейфе, прикрепленном к стене или полу.

Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариаль­ное действие зарегистрировано в реестре, указывается и на до­кументах, выдаваемых нотариусом, или в удостоверительных надписях. Каждый нотариус ведет отдельный реестр. Реестры должны быть прошнурованы, их листы – пронумерованы. Количество листов в реестре должно быть заверено подписью должностного лица управления юстиции и скреплено гербовой печатью.

Также, у каждого нотариуса имеется база нотариальных документов в электронном варианте, и при совершении конкретного нотариального действия меняются только персональные данные лица. Ранее тексты свидетельств и удостоверительных надписей могли быть отпечатаны на пишущей машинке или написаны от руки.

Также, помимо вышеуказанных реестров существуют и электронные реестры. Они представляют собой компьютерную сеть для нотариусов Украины, в которой имеются такие реестры:

- Единый реестр нотариусов (данные 7 тыс. нотариусов)

- Единый реестр спецбланков нотариальных документов (каждый день нотариус отправляет данные в центр о каждом бланке, например, аннулированный бланк – код 22, украден – код 25, утерян – код 26, или если бланк был удостоверен – завещание – код 4, брачный договор – код 12 и т.д.)

- Единый реестр доверенностей

- Единый реестр запрещений отчуждения недвижимости;

- Единый реестр сделок;

- Наследственный реестр;

- Единый реестр ипотек и др.

Администратором данных реестров является Информационный центр Минюста (филиал в г. Одессе: ул. Дерибасовская, 20), и созданы они для систематизации всех нотариальных действий в Украине. Все нотариусы должны иметь доступ к данным электронным реестрам, чтобы проследить за состоянием нотариальных документов в данный момент

Дата добавления: 2014-01-11