Формы бухгалтерского учета. Способы исправления ошибок в учетных записях

Способы исправления ошибок в учетных записях

Ошибки в бухгалтерском учете и соответственно в учетных регистрах делятся на 2 вида:

1) локальные ошибки, при которых информация искажается только в учетном регистре;

2) транзитные ошибки – проходят через несколько учетных регистров и заносятся в бухгалтерскую отчетность организации, так как бухгалтерская отчетность формируется на основе учетных регистров.

Ошибки могут возникать:

а) в тексте операции (т.е. ее содержании);

б) в бухгалтерской проводке;

г) в числовых показателях.

Существуют 3 способа исправления ошибок в учетных регистрах:

1. Корректурный способ, т.е. путем зачеркивания ошибочного показателя. В этом случае бухгалтер должен зачеркнуть всю сумму, в которой сделана ошибка, рядом на свободном месте написать правильное число и сделать надпись «исправленному верить», проставить свою подпись и дату исправления ошибки. Однако корректурный способ нельзя применить в денежных, расчетных, платежных документах, банковских документах, договорах, бухгалтерской отчетности и других финансовых документах.

2. Способ дополнительных проводок, т.е. путем сложения. Этот способ применяют в том случае, если ошибочная сумма в бухгалтерской записи меньше фактической суммы.

Например, в счете-фактуре поставщика указана стоимость материалов 10000 р. В учете бухгалтер отразил проводку:

Дт 10 – Кт 60 – 1000.

Исправить ошибку можно путем аналогичной дополнительной проводки на недостающую до правильной сумму:

Дт 10 – Кт 60 – 9000.

3. Способ «красное сторно», т.е. путем вычитания. Этот способ используется в том случае, когда необходимо аннулировать неправильную бухгалтерскую запись или когда проводка дана верная, но на большую сумму.

Например, в счете-фактуре поставщика указана стоимость материалов 10000 р. Бухгалтер в учете сделал следующую запись:

Дт 10 – Кт 60 – 100000.

Для исправления ошибки дается такая же проводка на излишне написанную сумму, но сторнировочной записью:

Дт 10 – Кт 60 – 90000

Бухгалтерский учет в организации ведется с использованием разных учетных регистров. Это приводит к разнородным формам ведения бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса.

К отличительным признакам форм бухгалтерского учета относятся:

1) количество применяемых учетных регистров, их назначение, содержание и внешний вид;

2) взаимосвязь хронологических и систематических учетных регистров в синтетическом и аналитическом учете;

3) способы записей в учетных регистрах;

4) степень исполнения средств механического и автоматического бухгалтерского учета.

Существует 4 основных формы бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная форма;

2) журнально-ордерная форма;

3) упрощенная форма;

4) автоматизированная форма.

1. Мемориально-ордерная форма получила свое название от основного регистра, который в ней применяется – мемориального ордера. Такая форма бухгалтерского учета применяется в нескольких вариантах в зависимости от отрасли экономики и вида деятельности организации. Как правило, мемориально-ордерная форма используется в бюджетных организациях и банках.

Отличительной особенностью мемориально-ордерной формы является то, что поступающие в бухгалтерию документы в течение определенного времени накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях по группам однородных хозяйственных операций. Затем на основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка формируется отдельным мемориальным ордером, к которым прикрепляются все оправдательные документы (первичные и сводные). В мемориальном ордере указываются краткое содержание операции, ссылка на документ, корреспонденция счетов и сумма операций.

Мемориальный ордер может иметь следующий вид:

Содержание операции (с указанием номера документа и даты его составления)	Дт	Кт	Сумма, р.
частная	общая

Мемориально-ордерная форма учета отличается от других форм простотой заполнения, но ее недостатком является то, что при составлении мемориальных ордеров бухгалтеру приходится составлять большое их количество и неоднократно записывать одни и те же суммы в разные учетные регистры. Кроме того, мемориальные ордера заполняются вручную, поэтому в настоящее время мемориальные ордера используются крайне редко, в основном в тех организациях, где автоматизированные формы учета и отчетности не внедрены.

2. Журнально-ордерная форма получила свое название от основного учетного регистра – журнала-ордера. Такая форма бухгалтерского учета используется во всех отраслях экономики, даже там, где применяются автоматизированные формы.

В основе формирования журналов-ордеров лежит принцип накапливания первичных документов в синтетическом и аналитическом учете по всем разделам бухгалтерского учета. В журналах-ордерах хронологические и систематические записи отражаются одновременно. При использовании журнально-ордерной формы учета одновременно заполняются 2 учетных регистра:

1) журнал-ордер по каждому счету или по группе счетов – имеет кредитовый признак, т.е. расшифровывает кредитовый оборот каждого счета;

2) вспомогательная ведомость к журналу-ордеру – имеет дебетовый признак, т.е. расшифровывает дебетовый оборот каждого счета.

Пример.

1. Составить журнал-ордер по счету 20 за месяц, если известно:

1) 02.12 – выпущена из производства и сдана на склад готовая продукция по фактической себестоимости выпуска – 10000 р.;

2) 15.12 – обнаружен брак в производстве – 15000 р.;

3) 20.12 – выпущена из производства и сдана на склад готовая продукция по фактической себестоимости выпуска – 40000 р.

Бухгалтерские записи по вышеперечисленным операциям следующие:

1) 02.12 Дт 43 – Кт 20 – 10000;

2) 15.12 Дт 28 – Кт 20 – 15000;

3) 20.12 Дт 43 – Кт 20 – 40000.

Журнал-ордер по счету 20 за декабрь

Дата	С Кредита счета 20 в Дебет счетов	Итого по Кредиту счета
		…	…	…
02.12
15.12
20.12
Итого

2. Составить вспомогательную ведомость к журналу-ордеру по счету 20, если известно:

1) 01.12 Дт 20 – Кт 10 – 10000;

2) 20.12 Дт 20 – Кт 02 – 1000;

3) 21.12 Дт 20 – Кт 10 – 5000;

4) 25.12 Дт 20 – Кт 70 – 20000;

5) 25.12 Дт 20 – Кт 69 – 5200.

Вспомогательная ведомость к журналу-ордеру

по счету 20 за декабрь

Дата	В Дебет счета 20 с Кредита счетов	Итого по Дебету счета
				…
01.12
20.12
21.12
25.12
Итого

Поскольку при отражении хозяйственных операций должна сохраняться двойная запись, то итоги соответствующих счетов в журналах-ордерах должны совпадать с итогами соответствующих счетов вспомогательных ведомостей.

Например, Дт 20 – Кт 10 – 10 000 → Итог по Дт 20 со вспомогательной ведомости по счету 20, корреспондирующий с Кт 10 = 10 000.

Итог по Кт 10 в журнале-ордере по счету 10, корреспондирующий с Дт 20 = 10 000, т.е. итоги должны совпадать.

На основании журналов-ордеров и ведомостей к ним в конце каждого месяца формируется Главная книга по каждому счету, используемому в организации.

3. Упрощенная форма бухгалтерского учета – используется на малых предприятиях с небольшим количеством работников, небольшим количеством совершаемых операций и т.п.

Упрощенная форма бухгалтерского учета предусматривает заполнение бухгалтерских книг (а именно книга доходов и расходов) и ведомостей.

На малых предприятиях учет может вестись собственно бухгалтером или наемным специалистом.

Выделяют 2 варианта упрощенной формы бухгалтерского учета:

1) простая форма. В ней регистрация первичных документов и расчет сумм по операциям отражается только в одном учетном регистре – книга учета хозяйственных операций. Однако вместо такой книги можно использовать соответствующие ведомости. Простую форму применяют малые предприятия с незначительным оборотом материалов, производством продукции (работ, услуг), если у организации отсутствуют собственные основные средства, возможен учет доходов и расходов на основе полученных и уплаченных денежных средств.

2) форма бухгалтерского учета с использованием учетных регистров имущества малой организации (сложная форма). При сложной форме в организациях используется 8 ведомостей для учета активов и обязательств организации и одна шахматная ведомость для обобщения данных этих ведомостей.

8 ведомостей соответствуют 8 разделам в Плане счетов бухгалтерского учета:

- ведомость № 1 «Внеоборотные активы»;

- ведомость № 2 «Производственные запасы»;

- ведомость № 3 «Затраты на производство»;

- ведомость № 4 «Готовая продукция и товары»;

- ведомость № 5 «Денежные средства»;

- ведомость № 6 «Расчеты»;

- ведомость № 7 «Капитал»;

- ведомость № 8 «Финансовые результаты».

4. Автоматизированная форма бухгалтерского учета.

На современном этапе развитие рыночных отношений с ускоренным темпом роста НТП автоматизированная форма бухгалтерского учета получила широкое распространение. Она используется практически во всех отраслях экономики, за некоторым исключением. Причем автоматизированные системы учета и отчетности разрабатывается для каждой отрасли экономики с учетом специфики деятельности организаций.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета основана на следующих методологических принципах:

1) организация программной последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных, ежемесячно повторяющихся хозяйственных операций;

2) по тем хозяйственным операциям, которые носят единичный или несистематический характер, используется принцип предварительного накапливания информации;

3) обеспечение автоматического ввода различных данных о хозяйственных операциях на ЭВМ (на складах и в бухгалтерии);

4) обработка на ЭВМ первичной информации с применением разных программ для учета конкретных операций в зависимости от требований пользователей информации (например, 1С «Заработная плата», 1С «Склад», 1С «Кадры» и т.п.);

5) получение на основе обработки информации сформированного банка данных для расчета себестоимости продукции (работ, услуг), установление цен на продукцию, определение финансовых результатов и т.п.;

6) обеспечение выдачи информации, необходимой для составления всех видов отчетности;

7) обеспечение увязки всех видов учета и отчетности.

Наибольшее распространение получили такие автоматизированные системы учета и отчетности как «1С «Бухгалтерия»», «Камин», «Турбобухгалтер».

Дата добавления: 2014-01-11