Характеристика стадій життєвого циклу проекту

Універсальним підходом до визначення робіт, які відносяться до різних фаз і стадій ЦП, є підхід Всесвітнього банку, що визначає шість стадій, які відіграють важливу роль у більшості проектів. Це ідентифікація, розробка, експертиза, переговори, реалізація та завершальна оцінка. Ці стадії об’єднані в дві фази: фаза проектування – перші три стадії; фаза впровадження – останні три стадії (рис. 2.2).

	ФАЗИ ЖЦ ПРОЕКТУ
ФАЗА ПРОЕКТУВАНЯ		ФАЗА ВПРОВАДЖЕНЯ
Ідентифікація		Переговори
Розробка		Реалізація
Експертиза		Завершальна оцінка

Рис. 2.2. Фази життєвого циклу проекту за підходом Всесвітнього банку

Ідентифікація – стосується вибору або генерування таких ґрунтовних ідей, які можуть забезпечити виконання важливих завдань розвитку. На цій стадії слід скласти перелік усіх можливих ідей, придатних для досягнення цілей економічного розвитку. На подальших стадіях циклу проекту ці та інші ідеї буде уточнено та ретельніше аналізовано в міру просування по стадіях проекту з метою остаточного визначення тієї комбінації заходів, що найкращим чином забезпечить досягнення цілей проекту. Ідеї, відображені на першій стадії, повинні відповідати деяким широким критеріям здорового глузду, а саме умовам, що прибуток від реалізації проекту перевищить витрати на його здійснення.

Таким чином, перша стадія циклу проекту виходить з чіткого формулювання цілей і тим самим утворює місток поміж аналізом економічної політики держави та аналізом здійснимості проекту. Завдання аналізу економічної політики полягає у встановленні пріоритетних цілей економічного розвитку та дослідженні тих змін у політиці й керівництві, які потрібні для виконання цих завдань. Аналіз можливості здійснення проекту передбачає оцінку цих завдань шляхом порівняння альтернативних засобів їх виконання та вибір найвигідніших варіантів.

Нижче більш детально розглянемо структуру даної фази проекту.

Виникнення ідеї проекту. У контексті загальних пріоритетних завдань проектів, що узгоджуються з результатами вивчення розвитку економіки в цілому та її секторів, ідеї стосовно проекту надходять з різних джерел.

Ідея проекту може бути обумовлена:

– прагненням виконати завдання, що стоять перед країною;

– незадоволеними потребами і пошуком можливих шляхів їх задоволення;

– ініціативою приватних чи державних фірм, які прагнуть одержати переваги у використанні нових можливостей;

– наявністю невикористаних або недовикористаних матеріальних чи людських ресурсів та можливістю їх застосування в продуктивніших галузях;

– труднощами або обмеженнями в перебігу розробки, викликаними браком важливих виробничих потужностей, нерозвиненістю сервісу, нестачею матеріальних і людських ресурсів або ж адміністративними чи іншими перешкодами;

– необхідністю зробити додаткові капіталовкладення;

– прагненням створити сприятливі умови для формування відповідної інфраструктури виробництва й управління;

– стихійними лихами (посухи, повені та землетруси).

Ідеї щодо проекту надходять також з-за кордону в результаті:

– пропозицій іноземних громадян або фірм про інвестиції;

– інвестиційних стратегій, розроблених іншими країнами, а також можливостей, що виникають у зв’язку з міжнародними договорами;

– домінуючих поглядів фахівців або ж консенсусу в рамках міжнародної спільноти з таких питань, як народонаселення, стан навколишнього природного середовища та боротьба із зубо­жінням;

– діяльності організацій по наданню двосторонньої допомоги і поточних проектів цих організацій у даній країні.

Визначення цілей проекту. Метою всіх проектів розвитку економіки є поліпшення рівня життя людей, які опиняються у сфері дії проекту. Ця глобальна мета може бути досягнута через вирішення локальних завдань різного рівня – підвищення ефективності виробництва, зниження транспортних витрат, збільшення обсягу експорту тощо. Тому після визначення ідей проекту необхідно встановити його цілі й масштаби шляхом пошуку такого комплексу заходів, який мав би найвищий шанс забезпечити стабільне підвищення рівня життя людей, що опиняються в сфері дії проекту. Визначення і попередній відбір ідей проекту можуть мати далекосяжні наслідки. Деякі рішення, прийняті на цьому етапі, надалі не можуть зазнавати змін, хоч би як ретельно було проведено подальші етапи розробки та експертизи проекту. Проекти можуть мати численні цілі і задовольняти як регіональні, так і загальнонаціональні інтереси. Особливу увагу на початкових стадіях проекту слід приді­ляти врахуванню думок усіх учасників проекту, всіх тих, хто може виграти чи програти в результаті його здійснення. Неуз­годженість щодо цілей проекту і незацікавленість сторін досить часто спричиняє низьку якість здійснення проекту. Визначення цілей являє собою процес, що йде в двох взає­модоповнюючих напрямах. З одного боку, потрібне скорочення кількості ідей щодо обговорюваного проекту, але, з іншого боку, відібрані ідеї проекту потребують дедалі докладнішого уточнення.

Вибір найкращих варіантів і відбір ідей проекту. Щоб виявити кращий варіант проекту, треба розглянути широке коло можливих його варіантів. Надто часто вибір якогось одного способу чи варіанту проекту робиться передчасно. Дуже корисно внести всі можливі варіанти до початкового переліку обговорюваних ідей, а потім шляхом використання логічної схеми відбору відкинути ті варіанти, які очевидно гірші. Початковий список альтернативних підходів може звузитися до кількох або одного варіанту, стосовно котрого існують доволі повні дані про всі його аспекти, вартість, переваги і ймовірний ризик, щоб вважати варіант готовим для проведення стадій розробки та експертизи проекту. В міру відсіву альтернативних варіантів деталі й розрахунок кожного аспекту проекту уточнюються. Тим самим вдається уникнути надміру детальної підготовчої роботи над варіантами, які врешті-решт відкидають. Відмінність між стадіями ідентифікації та розробки частіше буває кількісною, аніж якісною. Відхилення варіантів проекту відбувається на основі відбору ідей, які згодом буде прийнято і піддано детальному аналізові на стадіях розробки та експертизи проекту, щоб переконливо мотивувати відхилення якогось варіанта проекту.

Причинами відхилення варіантів проекту можуть бути:

– недостатній попит на запропонований продукт проекту або відсутність порівняних переваг перед наявними продуктами;

– надмірні витрати проекту порівняно з очікуваними вигодами;

– відсутність політичної підтримки влади;

– непридатна для здійснення цілей проекту технологія;

– завеликий масштаб проекту, що не відповідає наявним організаційним та управлінським можливостям;

– надмірний ризик;

– зависокі витрати на експлуатацію проекту порівняно з наявними фінансовими ресурсами або порівняно з альтернативними рішеннями.

Попередній аналіз здійснимості проекту. Якщо під час відбору ідей проекту не вдалося знизити кількість поданих варіантів до кількох, які заслуговують на детальне вивчення, треба провести попередній аналіз здійснимості цих варіантів. Такі дослідження слід проводити тільки в обсязі, необхідному для з’ясування в широкому сенсі правомірності ідеї проекту і ранжирування існуючих альтернатив. Такий підхід дозволяє з’ясувати, які варіанти проекту по­трібно залишити для подальшого детального розгляду і водночас навести переконливі причини відхилення інших поданих варі­антів. Глибший аналіз варіантів проекту – технічний, екологічний, комерційний, економічний, фінансовий, соціальний, інституційний та інші – може бути відкладено до стадії детальної розробки та експертизи.

Перш ніж схвалити ідею проекту, необхідно вивчити:

– обсяг і характер попиту на продукцію чи послуги населення або намічених районів, які мають дістати вигоди від здійснення проекту;

– наявність альтернативних технічних рішень з відповідними оцінками випуску продукції, в тому числі наявність технологій, які вже використовували на місці, та можливості їх удосконалення;

– наявність основних матеріальних і людських ресурсів;

– порядок величини витрат як на початкові капіталовкладення, так і на покриття експлуатаційних витрат;

– порядок величини фінансової та економічної цінності варіантів проекту;

– всілякі організаційні перешкоди і політичні рішення, які можуть серйозно вплинути на запропонований проект.

Якщо проект вартий подальшого розгляду, слід визначити, які дані будуть потрібні на стадії розробки проекту. Це такі дані, як, скажімо, детальний аналіз ринку, геологічна розвідка місце­вості або оцінка природного середовища та потенційних джерел сировини, докладні дані про важливі урядові рішення й полі­тичний курс, а також економічні, соціальні й культурні харак­теристики населення в районі здійснення проекту.

Проект може вважатися вивіреним і готовим для передачі на стадію розробки за дотримання таких умов:

– проведено відбір альтернативних варіантів проекту;

– ідентифіковано основні організаційні й політичні проблеми, які можуть вплинути на долю проекту, і визначено, що вони можуть бути розв’язані;

– визначено очікувані вигоди й витрати;

– існує цілковита підтримка як влади, так й інших учасників проекту.

Після того, як проект пройшов першу стадію циклу (ідентифікацію), необхідно прийняти рішення, чи варто продовжувати розгляд ідеї. Розпочинається стадія розробки. Для цього потрібне послідовне уточнення проекту за всіма його параметрами, а саме за його технічними характеристиками, врахування його впливу на довколишнє середовище, ефективності та фінансової здійснимості, прийнятності з соціальних і культурних міркувань, а також масштабності організаційних заходів.

Розробка проекту включає звуження кола запропонованих на першій стадії циклу ідей шляхом детальнішого їх вивчення. Можливе проведення кількох типів досліджень, у тому числі попереднє інженерне проектування, аналіз економічної та фінансової здійснимості, розгляд систем адміністративного управління, які необхідні для успішного здійснення проекту та подальшої його експлуатації, оцінка альтернативних варіантів під поглядом захисту навколишнього середовища, оцінка впливу проекту на місцеве населення та його найуразливіші групи тощо. Чим більше ми знаємо про різні підходи до управління проектом, тим більше можливості маємо забракувати невдалі варіанти й приступити до детального вивчення обраного проекту. Процес, який починається зі стадії ідентифікації проекту, триває на стадіях розробки та експертизи і приводить, врешті-решт, до рішення про можливість інвестування коштів для його реалізації. Як зазначено вище, це не рівний і послідовний, а ітераційний процес, коли доводиться повертатися до вже пройдених етапів, змінювати сформовані перед тим ідеї, вибирати оптимальний варіант шляхом порівняння наявних варіантів з огляду на їх відносну вартість і прибутковість, аналізувати з різним ступенем детальності технічні, екологічні, економічні, фінансові, соціальні та організаційні аспекти проекту.

Уточнення цілей проекту та засобів їх досягнення становить важливу частину діяльності по розробці проекту. Це може відбуватися по-різному. Так, наприклад, завдання виробництва мають виражатися в конкретному, поетапному збільшенні випуску певного асортименту продукції та послуг. Потрібно детально вивчити технічні труднощі в реалізації проекту, наприклад, несприятливі характеристики ґрунту для промислового проекту. Необхідні організаційні реформи слід подати у вигляді програми дій. В міру уточнення цілей проекту та скорочення кількості варіантів і альтернатив їх реалізації проект набуває конкретності, і детальніша його розробка провадиться на основі відіб­раних варіантів. Незалежно від того, проведено чи ні попередній аналіз здійснимості проекту, основний його аналіз (скринінг) займає певне місце в процесі розробки проекту. Хоча необхідність такого аналізу очевидна, коли йдеться про великі інфраструктурні проекти. Точність і систематичний підхід, властивий аналізові здійснимості, робить його бажаним для всіх проектів, за ви­нятком пересічних і повторних капіталовкладень. Скринінг має встановити, чи варто здійснювати проект і який з варіантів проекту є найкращим для досягнення його цілей. Цей різновид аналізу проводиться для з’ясування здійснимості або обґрунтування проекту в цілому і з огляду на його основні параметри: технічну здійснимість, вплив на довколишнє середовище, комерційну обґрунтованість, організаційні заходи, соціальні та культурні аспекти, фінансову й економічну ефективність. Кожен з цих параметрів аналізується, а для одержання загальної картини застосовується метод послідовного наближення. Так, найприйнятніший пакет технічних вирішень залежа­тиме, скажімо, від попиту на продукцію здійсненого проекту, адміністративних можливостей організації, яка виконує проект, а також від культурних традицій і соціального поводження кінцевих виробників чи споживачів. Завданням скринінгу не є з’ясування, чи досить добра конкретна ідея проекту, щоб фінансувати її здійснення. Скринінг покликаний знайти краще з можливих рішень у заданих умовах і показати, як проект може видозмінити ці умови. Окрім зазначених загальних характеристик, методи скринінгу можуть різнитися один від одного так само, як і аналізовані проекти. Масштаб і тривалість скринінгу залежать від виду й типу проекту. Оскільки скринінг вимагає значних коштів на розробку проекту, неминуче виникає питання, чи виправдані такі витрати. Але ті, хто готує план проведення аналізу, повинні усвідомлювати, що надмірна економія коштів недоречна, оскільки добре проведений скринінг багаторазово окупиться завдяки подальшій економії коштів, необхідних для його реалізації.

Незалежно від ступеня складності й детальності скринінг повинен давати відповіді на основні запитання:

– чи достатній попит на продукцію проекту?

– чи проект технічно узгоджений і чи є він втіленням кращої з можливих у даних умовах технічних альтернатив?

– чи є проект екологічно прийнятним?

– чи узгоджений проект із звичаями та традиціями зацікавлених суб’єктів?

– чи здійснимий проект з адміністративного погляду?

– чи є проект економічно виправданим і реальним з фінансового погляду?

– чи відповідає проект завданням і пріоритетам розвитку національної економіки?

При розробці проекту однією з найважливіших проблем є визначення ступеня його комплексності. Для кожної мети існує низка варіантів її досягнення, деякі з котрих реалізувати важче, ніж інші. Цілі проекту мають бути максимально простими з урахуванням того, що треба зробити для успіху його реалізації.

Експертиза забезпечує остаточну оцінку всіх аспектів проекту перед запитом чи рішенням про його фінансування. На заключному етапі розробки проекту готується детальне обґрунтування його доцільності та здійснимості із зазначенням тих компонентів проекту, які дадуть максимальний прибуток. На стадії експертизи увага, як правило, зосереджується на оптимальному варіанті. Провадиться докладне вивчення фінансово-економічної ефективності, факторів невизначеності й ризиків, а також окремих змін у керівництві або політиці, які можуть вплинути на успіх здійснення проекту.

Експертиза проекту може здійснюватись як особами, котрі проводили передінвестиційні дослідження й розробку проекту, так і сторонніми експертами. Експертиза забезпечує детальний аналіз усіх аспектів проекту та його наслідків. На цьому етапі закладається основа для реалізації проекту. План проекту, прийнятий на етапі експертизи, є базою для оцінки успішності проекту. Експертизі можуть підлягати як проект, так і організації, що беруть участь у реалізації проекту. Завданням експертизи проекту є визначення того, наскільки позитивні результати проекту перевищать його негативні наслідки.

Комерційна експертиза вимагає проведення аналізу:

– доступності, якості ресурсів та їх вартісної оцінки;

– попиту на продукцію, заходів з маркетингу та ймовірних цін;

– витрат і прибутків для визначення комерційної життєздатності суб’єкта.

Технічна експертиза містить оцінку:

– масштаб проекту;

– процесів, матеріалів, обладнання та надійності технічних систем;

– придатності технічного плану для місця розташування проекту;

– доступності та якості потрібних для проекту ресурсів;

– рівня сервісу й надійності існуючої інфраструктури, яку використовуватиме проект;

– строків і графіка виконання технічних вирішень для реалізації проекту.

Екологічна експертиза дозволяє оцінити вплив проекту на довколишнє середовище в таких напрямах:

– забруднення повітряного басейну, ґрунтів та водойм;

– зниження біологічної різноманітності;

– перевезення, використання або віддалення небезпечних чи токсичних відходів;

– засоленість та заболоченість земель.

Соціальна експертиза має відповісти на питання:

– якою мірою люди, які повинні отримати вигоду від проекту, мають доступ або контролюють виробничі ресурси району;

– яким чином структура сім’ї поліпшує чи погіршує перспективи успіху проекту;

– чи мають дрібні виробники доступ до інформації про ширші ринки збуту та регіональну економіку;

– яким чином система землекористування та землеволодіння, а також можливості альтернативного працевлаштування можуть вплинути на ступінь зацікавленості в видах діяльності, запропонованих згідно з проектом, для гаданих одержувачів вигоди від його реалізації.

Інституційні аспекти експертизи містять:

– обґрунтування можливостей реалізації проекту в існуючому політичному, економічному та правовому середовищі;

– мотивацію формування команди проекту;

– оцінку потенціалу та структури організації, що здійснює проект;

– визначення організаційних змін, необхідних для успішної реалізації проекту;

– визначення критеріїв, які використовуються для оцінки правильної й раціональної організації.

Фінансова експертиза дає змогу перевірити фінансову життєздатність проекту і визначити заходи, необхідні для обґрунтованого фінансового управління проектом. Окрім того, фінансова експертиза може також брати до уваги деякі або всі нижченаведені чинники:

– рентабельність проекту;

– фінансові наслідки для замовників або інвесторів проекту, включаючи оцінку ризиків;

– стандарти фінансової діяльності, яких слід дотримуватися під час здійснення проекту.

Фінансова експертиза включає поточну й перспективну оцінку:

– бухгалтерського балансу;

– звіту про прибутки й збитки;

– руху коштів;

– можливості фінансування за рахунок різних джерел.

Економічна експертиза дозволяє оцінити:

– чи є виправданим використання проектом національних ресурсів з огляду на наявність конкурентного попиту на ці ресурси;

– вигоди, які буде одержано в результаті реалізації проекту, для суспільства в цілому;

– необхідні стимули для різних учасників проекту.

На стадії переговорів інвестор і замовник, який хоче одержати фінансування під проект, докладають зусиль для того, щоб дійти згоди щодо заходів, необхідних для забезпечення успіху проекту. Досягнуті домовленості потім оформлюються як документально застережені юридичні зобов’язання. Після проведення переговорів складається протокол намірів, меморандум або інші документи, що відображають досягнуті домовленості.

Ці домовленості потім формулюються як правові зобов’язання, викладені в документах, що підписуються обома сторонами. Якщо проект розроблявся у тісній співпраці з персоналом проекту, документи по фінансуванню проекту містять мало нової інформації, тож офіційна зустріч для ведення переговорів являє собою більш-менш формальне підтвердження домовленостей, досягнутих раніше протягом багатомісячної роботи по розробці й експертизі проекту. Втім, іноді кредитор і позичальник заходять у серйозну суперечку, що вимагає розв’язання. Відтак офіційні переговори дають останній шанс переконати іншу сторону погодитися на компромісне рішення або змінити план проекту так, щоб усунути причину конфлікту. Якщо переговори ведуться по проекту кредитного документа, то проект складається з чотирьох основних розділів:

– характеристика позичальника та кредитора;

– сума, строки і процентна ставка за кредит;

– загальний опис проекту і категорії товарів та послуг із зазначенням їх обсягу, на які можуть бути витрачені кредити;

– інші умови кредитування.

Зі свого боку, кредитор повинен упевнитися, що передбачуваний позичальник має необхідні повноваження на здійснення проекту і повернення кредиту. Стратегія кредитора полягає в одержанні додаткової гарантії того, що укладена угода передбачає надання кредиту організації, яка здійснює проект, і що строк та умови такого кредитування є обґрунтованими й доцільними. Звичайно умови або зобов’язання щодо кредиту посідають чільне місце на переговорах. Передумова всіх кредитів – згода позичальника виконати загальні умови кредитора, які включають основні вимоги й норми по виконанню контрактів на закупівлю, по витраті коштів і погашенню позики. Крім цього, зобов’язання щодо проекту уточнюють домовленості про час проведення тих чи інших дій або по виходу на контрольні цифри, які відповідають організаційним завданням та цілям побудови виробничих потужностей. У проектах, що відображають стра­тегічний курс, взяті зобов’язання і являють собою проект. Замовник та інвестор можуть домовитися про дії, спрямовані на поліпшення роботи, і зафіксувати цю домовленість у зобов’язаннях з таких питань:

– що і в який строк належить зробити;

– яка частина прибутку дістанеться інвесторові;

– що треба зробити для зниження видатків, дебіторської заборгованості та оптимізації запасів;

– як реорганізувати управління підприємством.

Під реалізацією проекту розуміють виконання необхідних робіт для досягнення його цілей. На стадії реалізації провадиться контроль і нагляд за всіма видами робіт чи діяльності в міру розвитку проекту. Порядок проведення контролю та інспекції має бути погоджено на стадії переговорів.

Робота, проведена на попередніх стадіях циклу проекту (ідентифікація, розробка та експертиза проекту), спрямована на успішне здійснення проекту. При ретельній підготовці на цих стадіях проект набирає завершеної форми, коли визначено чіткий план дій, що розподіляє обов’язки та відповідальність учасників проекту. Реалізація проекту починається з планування.

На стадії завершальної оцінки визначається ступінь досягнення цілей проекту, із набутого досвіду робляться висновки для його використання в подальших проектах. У перебігу цієї стадії треба порівняти фактичні результати проекту із запланованими. Проекти, особливо успішні, мають довге життя. У певному розумінні проекти ніколи не завершуються, а дають позитивні результати протягом невизначеного строку. Втім, після стадії реалізації корисно оцінити уроки проекту і переглянути можливий вклад проекту в зміни життя людей. Ця оцінка, що провадиться після стадії реалізації проекту, являє собою своєрідний урок для тих, хто планує подальші проекти, оскільки слугує дисциплінуючим заходом щодо тих, хто планував підданий оцінці завершений проект.

Завершальна оцінка передбачає ретроспективний аналіз проекту. Вона провадиться переважно тоді, коли проект після здійснення перебував в експлуатації від двох до трьох років. Важливим моментом проведення такої завершальної оцінки є встановлення причин успіху або провалу проекту. Це дає змогу з'ясувати такі особливості, які можуть з успіхом використовуватися в інших проектах. Завершальна оцінка також надає менеджерам та зацікавленим користувачам інформацію щодо того, наскільки ефективно і повно проекти досягають сподіваних результатів. Таким чином, завершальна оцінка виконує дві функції, а саме – навчального документа і звітного матеріалу. Як правило, завершальна оцінка має дати відповіді на низку запитань:

– чи були вихідні цілі проекту чітко визначеними й здійснимими?

– чи правильним був вибір технічних рішень та способів матеріально-технічного постачання?

– чи правильно було оцінено соціально-економічні та екологічні умови?

– чи правильно було визначено групу користувачів результатами проекту і чи ефективним виявилось обслуговування цієї групи?

– чи досягнуто було істотного прогресу у зміцненні створених проектом організацій?

– чи мали місце значні перевитрати коштів і, якщо були, то з якої причини?

– чи було досягнуто запланованої норми прибутку і, якщо ні, то з якої причини?

Ретроспективність – перевага завершальної оцінки. З цього погляду, у ході оцінки майже напевне можна знайти шляхи, за допомогою яких вдалося б досягти кращих результатів.

Єдиного стандарту оцінки не існує, однак для досягнення максимальної ефективності оцінки слід дотримуватись таких загальних умов:

– особи, які керують розробкою та здійсненням проекту, повинні брати участь у проведенні завершальної оцінки;

– об’єктивність оцінки не повинна викликати сумнівів;

– результати оцінки слід зробити доступними;

– завершальної оцінки має зазнати якомога більша кількість проектів.

Окрім того, процес перевірки рекомендується провадити тоді, коли одержані результати можуть виявитись особливо корисними для планування наступних проектів.

Щоб використання досвіду дало максимальну користь, усі проекти слід було б піддати завершальній перевірці. Оскільки це навряд чи здійснимо, процес перевірки має охопити, принаймні, всі великі й інші особливо важливі проекти, а також певну випадкову вибірку з інших проектів.

Дата добавления: 2014-01-11