Лекція 9. Важливими посібниками для дослідників є путівники, які містять інформацію про склад та зміст усіх фондів архіву

Важливими посібниками для дослідників є путівники, які містять інформацію про склад та зміст усіх фондів архіву.

Путівник - тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описань архівних фондів і призначений для загального ознайомлення з їх складом і змістом. Основними видами путівників є архівні – путівник по фондах архіву, тематичний путівник по фондах, короткий довідник по фондах, путівник по архіву, путівник по аудіовізуальних документах; між архівні – путівник по фондах архівів, короткий довідник по фондах архівів, путівник по архівах. Обов’язковими довідковими елементами путівника є титул, зміст, передмова. Вибір інших довідкових елементів (списку скорочень, додатків, покажчиків) залежить від цільового призначення і форми видання.

Путівник по фондах архіву (архівів) – архівний довідник, одиницями описування в якому виступають архівні фонди.

Елементами описування фонду є: назва фонду (із зазначенням усіх перейменувань фондоутворювача та крайніх дат його існування під кожною назвою), довідкові данні, історична довідка і анотація документів фонду, бібліографія до фонду; для путівника по фондах архівів додатково – назва архіву та його адреса. Характеристика фонду може доповнюватися додатковими відомостями про обсяг справ з особового складу та скопійованих справ, про умови доступу до документів тощо.

Короткий довідник по фондах архіву (архівів) – різновид путівника по фондах архіву (архівів), що містить лише загальну інформацію про них. Короткі довідники по фондах архіву поділяються на анотовані та не анотовані. Обов’язковими елементами описання є: для не анотованого короткого довідника - назва фонду, його номер, обсяг та крайні дати документів. Характеристика фонду в анотованому короткому довіднику по фондах архіву доповнюється короткою історичною довідкою про фондоутворювача і стислою анотацією складу та змісту документів фонду.

Різновидом короткого довідника є список фондів архіву (архівів).

Тематичний путівник по фондах архіву – архівний довідник одиницею описування в якому виступають документи (група документів) фонду (фондів) архіву, що містять інформацію за певною темою.

Путівник по архіву призначений для ознайомлення з історією конкретного архіву, складом та змістом його документів, складом довідкового апарату архіву і є науково-популярним виданням. Одиницею описування у путівнику по архіву є архів у цілому. Путівник по архіву має таку структуру: вступ, характеристика архіву, відомості про довідковий апарат архіву. Характеристика складається з таких елементів: назви архіву (з усіма перейменуваннями і змінами підпорядкованості), дати створення архіву, системи організації документів архіву, загальної кількості фондів, обсягу фондів, крайніх дат документів, що зберігаються в архіві, їх стислої анотації, адреси архіву.

Путівник по архівах - вид архівного довідника, що містить систематизований перелік архівів з характеристикою фондів, що зберігаються в них. У путівнику може бути подано інформацію про всі архіви, музеї, бібліотеки, які постійно зберігають документи НАФ. Одиницею описування в такому путівнику виступає архів (архівна установа).

У характеристиці архіву подається назва (повна та скорочена) і адреса архіву, коротка історична довідка, кількість фондів та їх обсяг, крайні дати документів, анотація їх складу і змісту, список виданих довідників. У разі наявності в архіві аудіовізуальних та науково – технічних документів зазначаються їх обсяги і крайні дати.

Анотований реєстр описів – архівний довідник, що містить систематизований перелік описів архівного фонду із стислими анотаціями документів і призначений для розкриття їх змісту. Обов’язковими елементами описання для укладання реєстру є: пошукові і довідкові дані (облікові номери, кількісні показники, дати документів), анотація документів. До анотованого реєстру додається довідковий апарат: покажчики фондів, побудовані за галузевою ознакою.

Огля д – архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих документальних комплексів з джерелознавчим аналізом документів. Різновидами огляду є: огляд архівного фонду – з відомостями про склад і зміст документів одного архівного фонду; тематичний огляд - з відомостями про склад і зміст всіх або частини документів одного фонду; кількох фондів одного чи кількох архівів з певної теми.

Огляд складається з короткої історії фондоутворювача, характеристики документів і допоміжного апарату. Обов’язковими елементами характеристики документів є індивідуальна і / або групова анотація документів та їх пошукові дані. В анотації зазначаються різновиди документів, їх обсяг, хронологічні рамки, оригінальність, автор, пошукові дані, ступінь збереженості документів; подається стисле описання змісту із зазначенням ступіня деталізації документної інформації. В анотаціях документів також здійснюється їх джерелознавчий аналіз та можливе цитування. Допоміжними елементами огляду є титульний аркуш, зміст, передмова, список скорочень, додатки, покажчики; для тематичних оглядів – список фондів, інформація про які увійшла до огляду; у разі необхідності подається бібліографія за темою огляду. Традиційними схемами побудови огляду є: структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна та ін.

Галузева (функціональна) схема в оглядах фондів застосовується, коли фондоутворювач не має структури, структурні частини не чітко відображають функції фондоутворювача або структура часто змінювалася.

У тематичних оглядах галузева (функціональна) схема застосовується для тем, що відображають конкретну діяльність певної системи (галузі), напрями розвитку тих або інших сторін державного управління, економіки, науки, культури тощо. Побудова огляду за тематичною схемою передбачає об’єднання відомостей про документи за змістом. Хронологічні схеми в оглядах застосовуються у тих випадках, коли необхідно виділити окремі періоди в діяльності фондоутворювачів або характер документів, що відображають послідовність історичних подій.

У міжархівному тематичному огляді в окремих випадках може застосовуватися систематизація за місцем зберігання документів (за алфавітом назв архівів).

У довідковому апараті архіву покажчик може виступати самостійним архівним довідником або довідковим елементом архівного довідника.

Основні види покажчиків: тематичний, предметний, іменний, географічний, хронологічний.

Тематичний покажчик містить поняття, які відбивають історичні факти та явища, назви установ, організацій.

Предметний покажчик може бути загальним, що містить предмети загатьлого характеру, і спеціальним, що складається з однорідних предметних понять(видів документів, авторський і установ, структурний, галузевий та ін.).

Географічний покажчик складається з рубрик, що містять назви держав, адміністративно- територіальних одиниць, морів, рік, тощо.

Іменний покажчик містить прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки, пошукові дані документів (назву архіву, номер фонду, назву і номер колекції, справи, аркуша).

У хронологічному покажчику дати подій або дати документів розміщуються в хронологічному порядку.

Схема побудови будь-якого покажчика визначається його тематикою. У покажчиках, що розкривають зміст справ, документів у галузевому або тематичному плані, структура основної частини будується в систематичному (логічному) порядку, а алфавітне розміщення понять виступає на останньому етапі систематизації. Для покажчиків, рубриками яких є історичні факти, систематизація здійснюється за хронологічною ознакою.

Дата добавления: 2014-01-11