Программный комплекс Microsoft Prоject

Автоматизированные системы управления проектами

В настоящее время планирование и исполнение большого проекта переросло в методологию и технологию планового управления проектом, и успеха достигает тот, кто владеет современными методами и технологиями управления проектами.

Как уже отмечалось, для эффективной реализации проектов необходимо:

§ построение иерархии целей как самого проекта, так и будущей системы, которые только в общем случае совпадают;

§ состояние полного взаимопонимания и скоординированности владельцев будущей системы, руководителей или управляющих проектом и исполнителей;

§ наличие простой, ясной и насыщенной системы информационного и коммуникационного обмена между участниками проекта;

§ наличие финансовых, материальных, интеллектуальных, физических и временных ресурсов;

§ наличие эффективных систем планирования, мониторинга и управления.

Автоматизированные системы безусловно повышают качество осуществления проекта, в том числе за счет ускорения ввода и обработки информации, представления информации в наглядной форме.

Одним из критериев качества процесса управления инновационным проектом является время его выполнения:

Фактор времени прямо влияет на экономические показатели как самого проекта, так и изделий или услуг, которые поставляются на рынок в результате его осуществления.

Существуют автоматизированные системы, ориентированные на начальные этапы (как в частности, для стадии системного проектирования) и ориентированные на реализацию (управления реализацией проекта или так называемые Project Management). Системы типа Project Management относятся к системам предназначенным для разработки календарного плана работ и сетевого графика проекта, включая длительность и затраты по стадиям проекта. Среди них программные комплексы для поддержки фазы концепции (Project Expert), стадии системного проектирования (Design/IDEF) и стадии реализации проекта MS Project).

Программный комплекс Microsoft Project является наиболее популярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом.

Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF(Finish-Finish).

Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic For Application, что обеспечивает возможность разработки программных компонентов, обеспечивающих решение специфических задач.

Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может бытьпредставлена в виде последовательности следующих шагов:

создание календаря проекта (т.е. учет нерабочих и праздничных дней);

составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;

определение связей между задачами;

выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;

формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;

распределение ресурсов (назначение ресурсов конкретным задачам проекта).

Следует обратить внимание, что хотя методика подготовки проекта к реализации представлена в виде последовательности следующих друг за другом этапов, алгоритм подготовки проекта к реализации не является линейным. Существуют этапы, выполнение которых может привести к необходимости возврата к предыдущему шагу, например, с целью внесения изменений и, возможно, дополнений в результат выполнения предыдущих этапов. Таким образом, процесс подготовки проекта является итерационным.

Для иллюстрации использования методов управления проектами при управлении инновационным проектом рассмотрим проект, который назовем "Анализатор телефонных каналов". Для того чтобы создать анализатор телефонных каналов, нужно выполнить некоторую последовательность работ (в терминах управления проектами – задач). Поэтому сначала надо составить список задач проекта. Для приведенного примера в первом приближении список может выглядеть так:

Разработать и утвердить техническое задание.

Разработать структурную схему системы в целом.

Разработать структурные и принципиальные схемы блоков, изготовить и наладить их.

Выполнить сборку и настройку системы

Провести испытание и сертификацию.

Разработать документацию и обучить персонал.

Объемные, большие задачи, как правило, естественным образом состоят из более мелких, поэтому они представляются как набор подзадач. Например, задача "Блок1" представляется в виде трех подзадач: "Функциональная схема", "Принципиальная схема", "Монтаж" и "Наладка".

В реальном проекте задачи связаны между собой. Некоторые задачи могут выполняться одновременно, некоторые можно начать выполнять только после завершения предыдущих. Поэтому важен не только список задач, но и связи между задачами. Пакет программ Microsoft Project позволяет легко составить список задач, разделить задачи на подзадачи, назначить связи между задачами. На рис.87 приведен вид экрана программы Microsoft Project для проекта "Анализатор телефонных каналов". В колонке Task Name приведен список задач проекта, в колонке Duration – их длительность в часах (после цифры стоит буква h) и в днях (после цифры стоит буква d). Длительность задачи определяется на основе принятых нормативных документов.

Рис.87. Пример экрана программы Microsoft Project.

В правой части экрана приведена диаграмма Гантта (сетевой график) проекта, которая позволяет видеть длительность задач и их взаимосвязи. При помощи этой диаграммы можно обнаружить задачи, которые существенно влияют на время выполнения всего проекта.

На рис.88 приведен фрагмент экрана со списком ресурсов, необходимых для реализации проекта "Анализатор телефонных каналов".

Рис.88. Ресурсы, необходимые для реализации проекта "Анализатор телефонных каналов"

В столбике Max. Units указано количество единиц ресурсов, доступное для реализации проекта. В столбике Std. Rate – стандартная стоимость использования ресурса в течении часа, а в столбике Ovt.Rate – стоимость сверхурочного использования ресурса.

Таким образом, пакет программ Microsoft Project позволяет составить список задач проекта, разделить задачи на подзадачи, задать последовательность их выполнения, определить стоимость выполнения всего проекта, исходя из стоимости ресурсов. Кроме того, что особенно важно, назначить ресурсы (работников и оборудование) конкретным задачам проекта.

Особо следует обратить внимание на то, что если менеджер проекта одновременно реализуется несколько однотипных проектов, то объединив несколько проектов в один, можно выполнять распределение ресурсов между проектами.

Дата добавления: 2014-01-11