Система стандартов по управлению и информации

Управление и информация тесно связаны между собой. Своевременная и полная информация — не­обходимое условие принятия правильного управленческого решения. Важнейшей задачей стандартов данного направления является унификация докумен­тов как по управленческим процессам, так и по ин­формационной технологии.

Стандарты по управленческой документации. Не­обходимость фиксации управленческих решений су­ществует в любом управленческом аппарате — от высших органов государственной власти и управле­ния до небольших коммерческих организаций. В ре­зультате закрепления практики управленческой дея­тельности создается совокупность документов — уп­равленческая документация.

Увеличение объема информации, связанное с развитием народного хозяйства и общественной жиз­ни страны, приводит к устойчивому росту количества управленческих документов, достигающего, по ук­рупненным оценкам, сотен миллиардов листов в год. Создание и обработка документов требуют все боль­ших затрат. Так, подготовка делового письма в зави­симости от объема текста, сложности вопроса и уров­ня подписи составляет в США от 2 до 7 долл. По данным западных фирм, еженедельно из-за небреж­но составленных деловых писем компании несут убытки в несколько миллионов долларов.

Одним из путей снижения затрат на управленче­ские документы могут быть унификация и стандартизация их за счет сокращения избыточности информации, создания общей модели построения документов, применения единой терминологии, типизации текста. Проведенная в этом направлении работа в 70—80-е гг. завершилась разработкой унифицированной системы документации (УСД). К управленческой документации относятся организационно-распорядительная, внешнеторговая, отчетно-статистическая, бухгалтерско-финансовая, расчетно-денежная и другие ее разновидности.

Стандарты по информационным технологиям. Как известно, информационная технология (ИТ) — это со­вокупность средств и методов, которые позволяют обеспечить общество всей необходимой информацией.

По данным ЮНЕСКО, более половины насе­ления наиболее развитых стран принимает непосред­ственное участие в процессах производства и распро­странения информации; в ряде стран до половины на­ционального продукта связано с информационной де­ятельностью. Поэтому сфера ИТ является одним из наиболее перспективных направлений развития меж­дународной и национальной системы стандартизации. Современная ИТ — это совокупность, с одной стороны, средств вычислительной техники, инфор­мационных и коммуникационных систем, с дру­гой — методов обработки, передачи, хранения и ис­пользования информации.

В настоящее время стандарты по ИТ как самосто­ятельный комплекс стандартов находятся в стадии формирования; Созданные в 70-80 гг. стандарты по программному обеспечению (ЕСПД) - стандар­ты на языки программирования в настоящее время морально устарели.

На формирование комплекса современных гармо­низированных стандартов нацелена Программа ком­плексной стандартизации ИТ. Полная реализация этой программы (при наличии финансирования) позволит внедрить в стране свыше 500 стандартов, соответствующих ИСО/МЭК.

Важное место в программе занимают стандарты по применению ИТ в различных областях: в работе учреждений, в промышленности, в банковском и из­дательском деле, в области научно-технической ин­формации, на транспорте, в торговле и управлении.

К стандартам по ИТ относится Система инфор­мационно-библиографической документации. Ее задачами являются: совершенствование ор­ганизации и управления деятельностью в области на­учно-технической информации (НТИ); повышение производительности труда информационных работ­ников в результате применения эффективной техно­логии, прогрессивных норм и требований; обеспече­ние условий для рационального взаимодействия ор­ганов информации различных уровней.

Ряд стандартов СИБИД используется в практике вузов. В стандартах по представлению информации и по документам даны требования к содержанию, структуре и оформлению рефератов и аннотаций (ГОСТ 7.9), промышленных каталогов (ГОСТ 7.22), информационных изданий (ГОСТ 7.23) и отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32). Кста­ти, последний стандарт особенно широко использу­ется в практике вузов при выполнении письменных работ (контрольных работ, рефератов, курсовых и дипломных работ), поскольку студенты должны ру­ководствоваться требованиями к оформлению работ, в частности к составлению списка использованных источников, к правилам нумерации страниц, оформ­лению страниц, иллюстраций таблиц и т.д.

В рамках комплекса стандартов ИТ разработаны стандарты по штриховому кодированию — ГОСТ Р 51001, ГОСТ Р 51002, ГОСТ Р 51003, кото­рые будут использоваться предприятиями-изготови­телями для налаживания автоматизированного учета продукции (товаров) при ее изготовлении, хранении, транспортировании и реализации.

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ) как объект стандартизации

Работы по классификации и кодированию техни­ко-экономической и социальной информации являются необходимой составляющей работ в таких обла­стях деятельности, как статистика, финансовая и пра­воохранительная деятельность, банковское дело, бух­галтерский учет, стандартизация, производство про­дукции и предоставление услуг, таможенное дело, транспорт, торговля, внешнеэкономическая деятель­ность.

Указанные работы осуществляются с целью уни­фикации и стандартизации информационного обес­печения процессов хозяйственной деятельности. На­пример, с целью автоматизированного учета движе­ния товаров во внутренней и внешней торговле должны быть стандартизированы требования ких штриховому кодированию как условия информаци­онного обеспечения деятельности торговых органи­заций. Для статистического учета выпуска специали­стов с высшим образованием, учета выпуска специа­листов в целом должны быть стандартизированы классификация и кодирование специальностей по образованию.

Главный результат работ по ЕСКК — создание классификаторов ТЭСИ — официальных документов, представляющих собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группи­ровок и (или) объектов классификации в области ТЭСИ. В зависимости от уровня утверждения и сфе­ры применения различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предпри­ятия. Общероссийские классификаторы (ОК) при­равниваются к государственным стандартам.

Основные положения по ЕСКК ТЭСИ установле­ны Правилами по стандартизации (ПР 50-733—93).

Объектами ОК являются: продукция (ОК про­мышленной и сельскохозяйственной продукции, ОК строительной продукции); процессы (ОК работ и ус­луг в промышленности, торговле, материально-тех­ническом снабжении, в сфере бытовых услуг населе­нию и пр.); трудовые и природные ресурсы (ОК про­фессий рабочих, должностей служащих, ОК специ­альностей по образованию, ОК полезных ископае­мых и подземных вод); структура народного хозяйст­ва (ОК предприятий и организаций, ОК отраслей народного хозяйства); экономическая информация (ОК технико-экономических показателей, ОК валют, ОК информации по денежному обращению) и пр.

Основные потоки информации, используемой в управлении хозяйством, связаны с промышленной и сельскохозяйственной продукцией, являющейся объ­ектом производства и потребления, планирования и учета, материально-технического снабжения и тор­говли и т.д. Для обработки данных о продукции в автоматизированных системах должен использоваться единый общегосударственный информационный язык. Носителем этого языка является Общероссий­ский классификатор промышленной и сельскохозяй­ственной продукции (ОКП).

Важность ОКП определяется такими статистиче­скими данными: предприятия и организации нашей страны выпускают более200 млн. наименований раз­личной продукции; ее производство и распределение осуществляют более 500 тыс. субъектов хозяйствен­ной деятельности. В этих условиях практически не­возможно осуществить планирование, учет и распре­деление продукции без использования автоматизиро­ванной системы управления, которая зависит от со­вершенства ОКП как основы информационного обеспечения. ОКП включает 98 классов промышлен­ной и сельскохозяйственной продукции.

В настоящее время ОКП как национальный клас­сификатор сосуществует с внешнеторговым класси­фикатором, введенным в нашей стране в 1991 г. в ка­честве основы таможенного тарифа — Товарной но­менклатуры внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД). Для увязки группировок ОКП и ТН ВЭД используется справочный инструментарий — «пере­ходные ключи», которые представляют собой табли­цы, где по каждому наименованию продукции парал­лельно даются коды по каждому классификатору.

Составной частью ЕСКК ТЭСИ является катало­гизация продукции — процесс составления перечней производимой, экспортируемой и импортируемой продукции с ее описанием. В основу каталогизации положены работы по классификации, кодированию и идентификации.

Каталогизация — одна из разно­видностей информационной технологии. Информа­ционное обеспечение в области управления номенк­латурой товаров требуется специалистам всех уровней и звеньев хозяйства для обоснованного принятия уп­равленческих, коммерческих и технических решений. Формируемая в настоящее время Федеральная си­стема каталогизации продукции для государственных нужд (ФСК) решает следующие задачи: однозначная идентификация предметов снабжения за счет единых стандартных правил описания; сбор, регистрация и хранение информации; выявление взаимозаменяе­мых, дублирующих и устаревших видов продукции; информационное обслуживание пользователей ФСК. Опыт развития в экономическом отношении стран мира показывает, что расходы на информаци­онное обеспечение фирм-производителей, включая рекламу и маркетинг, составляют до 1/3 и более их общих затрат.

Система каталогизации продукции была разработана в США. В законе США о военной стандартизации, принятом в 1952 г., предписывалось создание единой системы каталогиза­ции предметов материально-технического снабжения армии в целях установления единой номенклатуры предметов снабже­ния армии и дублирования поставок, сокращения сроков по­ставки. В американской системе каталогизации на основании проведенной идентификации каждому предмету присваивает­ся семизначный идентифицированный номер, который отли­чает данный конкретный предмет от всех других предметов этого вида. Каждый предмет в каталоге числится под 11-значным регистрационным номером: четыре первых знака — классификационный код, семь последних — идентифициро­ванный номер. Внедрение программы каталогизации позволи­ло получить огромный экономический эффект (12 млрд. долл.) за счет исключения дублирования и резкого сокращения но­менклатуры предметов материально-технического снабжения армии — с 12 до 4 млн. наименований.

В результате каталогизации создаются каталоги продукции, реализуемые в виде автоматизированных банков данных. Каталоги могут создаваться как перечни продукции, выпускаемой предприятиями реги­она, либо продукции определенного назначения (группа однородной продукции).

Выпуск каталогов в рамках ФСК пока еще не мо­жет удовлетворить потребности коммерческих орга­низаций в справочных изданиях. В условиях пока су­ществующего информационного вакуума в области данных о выпускаемой продукции (имеются в виду прежде всего ее показатели качества) большую актив­ность проявляют отдельные негосударственные организации, которые выпускают издания типа катало­гов — бюллетени «Бизнес-карта», «Рынок сбыта», «Реестр-поставщиков». Главный недостаток этих из­даний — отсутствие стандартизированного описания продукции (однотипная продукция описывается раз­личным набором показателей, что затрудняет прове­дение сравнительного анализа и оценки ее качества). Кроме того, многие из них не обеспечивают полноту сведений о выпускаемой продукции, базируются на устаревших данных, выпускаются эпизодически.

Главная причина недостатков указанных изданий заключается в отсутствии надежных источников пер­вичных данных. В рамках ГСК такой источник най­ден - это каталожный лист (КЛ), являющийся обя­зательным приложением к проектам ТУ, представля­емым на регистрацию в Центр стандартизации и ме­трологии (ЦСМ). Этот лист представляет собой ма­шинно-ориентированный документ, включающий коды ЦСМ, предприятия — изготовителя продук­ции. Таким образом, ЦСМ, регистрируя ТУ, могут на основе каталожных листов формировать каталоги продукции своего региона. Федеральный центр ката­логизации Госстандарта России, получая информа­цию от ЦСМ, может собрать банк данных по группе однородной продукции и сформировать государст­венный каталог.

Концентрируемые в каталогах сведения о номенк­латуре и показателях качества продукции одного назна­чения — ценный материал для последующего совер­шенствования стандартов на конкретную продукцию.

Велика роль каталогов в организации коммерчес­кой деятельности. Через каталог изготовитель рекламирует свою продукцию. С помощью каталогов может осуществляться процедура электронного маркетинга — взаимный обмен информацией с использованием машинно-ориентированных форм между изготовителя­ми, распределителями и потребителями продукции.

Итак, организационная структура ФСК включает три звена:

1) изготовитель, составляющий КЛ в качестве приложения к проекту ТУ;

2) Центр стандартизации и метрологии (ЦСМ), который принимает КЛ при регистрации проекта ТУ, обобщает информацию о выпускаемой продукции в масштабах региона и выпускает каталоги по группам однородной продукции, т. е. формирует региональ­ную базу данных «Продукция региона»;

3. Федеральный центр каталогизации Госстандар­та России, который принимает информацию из ЦСМ, обобщает информацию о выпускаемой про­дукции в масштабах страны и формирует федераль­ную базу данных «Продукция России».

Дата добавления: 2014-01-11