Організація як функція координації структурних підрозділів готельного комплексу

Управління розглядається як процес, серія безперервних взаємозв´язаних управлінських функцій. Кожна управлінська функція також є процесом, оскільки теж складається з серії взаємозв´язаних дій. Процес управління готельним комплексом є загальною сумою всіх функцій.

Процес управління готельним комплексом має чотири взаємозв´язані функції: планування, організацію, мотивацію і контроль. Планування

Планування - це основна функція управління готельним комплексом, це вид діяльності по формуванню засобів дії, які забезпечують досягнення поставлених цілей. Планування застосовується до важливих рішень, що визначають подальший розвиток готельного комплексу.

Організація - це процес створення структури готельного комплексу, яка дає можливість співробітникам ефективно працювати для досягнення його мети.

Організація як процес є функцією з координації багатьох завдань. Існує два основні аспекти організаційного процесу: розділення організації на підрозділи відповідно цілям і стратегіям і делегування повноважень.

Делегування передбачає передачу завдань і повноважень особі, яка приймає на себе відповідальність за їх виконання. Делегування реалізується тільки у разі прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмивати відповідальність, передаючи її підлеглому. Хоча особа, на яку покладена відповідальність за вирішення якої-небудь задачі, не зобов´язана виконувати її особисто, вона залишається відповідальною за задовільне завершення роботи. Якщо передбачається, що якась особа прийме відповідальність за задовільне виконання завдання - готельний комплекс повинен надати їй необхідні ресурси. Керівництво здійснює це шляхом делегування повноважень разом із завданнями.

Повноваження є обмеженим правом використовувати ресурси готельного комплексу і направляти зусилля деяких його співробітників на виконання певних завдань.

Повноваження обмежуються планами, процедурами, правилами та усними розпорядженнями начальників, а також чинниками зовнішнього середовища, наприклад, законами та культурними цінностями. Межі формальних повноважень часто порушуються завдяки владі та неформальним організаціям.

У деяких випадках межі повноважень змінюють характер повноважень у такому значному ступені, що необхідно розглянути відношення між рівнями повноважень, які виявляються у вигляді двох загальних типів. Вони позначаються як лінійні та апаратні (штабні) повноваження, причому обидва типи можуть застосовуватися в різних формах.

Лінійні повноваження - це повноваження, які передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до інших підлеглих.

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління готельним комплексом. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом. Оскільки повноваження звичайно передаються за допомогою скалярного процесу, результуюча ієрархія називається скалярним ланцюгом або ланцюгом команд. Отже, результатом делегування лінійних повноважень є ланцюг команд.

Перш ніж визначити штабні повноваження, стисло розглянемо походження адміністративного апарату.

Адміністративний апарат виконує безліч функцій у сучасних готельних комплексах. Штабний апарат можна класифікувати по двох або трьох основних типах, враховуючи функції, які він виконує. До трьох типів апарату відносяться консультативний, обслуговуючий і особистий апарат, який іноді розглядається як варіант обслуговуючого апарату. Проте слід пам´ятати, що на практиці рідко можна провести чітку межу між цими типами.

Класифікації консультативного, обслуговуючого і особистого апаратів описують штабний апарат відповідно до напрямів його використання.

Апаратні (штабні) повноваження допомагають готельному комплексу використовувати фахівців без порушення принципу єдиноначальності. Штабні повноваження включають рекомендаційні повноваження, обов´язкові узгодження, паралельні та функціональні повноваження. Лінійні керівники часто мають апаратні повноваження в деяких областях, а керівник штабного апарату має лінійні повноваження відносно самого апарату.

Число персоналу, що підпорядковується безпосередньо керівнику, складає його норму керованості. Якщо норма керованості не буде відповідним чином обмежена, виникнуть плутанина і перевантаження керівника. Потенційна можливість плутанини в повноваженнях може бути зменшена за допомогою принципу єдиноначальності - працівник повинен одержувати безпосередні розпорядження тільки від одного начальника і відповідати тільки перед ним.

Делегування рідко буває ефективним, якщо керівництво не дотримується принципу відповідності, згідно якого обсяг повноважень повинен відповідати делегованій відповідальності.

Слід вибирати таку організаційну структуру, яка відповідає стратегічним планам і забезпечує ефективну взаємодію з навколишнім середовищем і досягнення наміченої мети. Структура організації не може залишатися незмінною впродовж тривалих відрізків часу, тому що змінюється як зовнішнє, так і внутрішнє її оточення. Більшість готельних комплексів сьогодні використовують бюрократичні структури управління. Традиційною бюрократичною структурою є функціональна організація, при якій вся структура розбивається на підрозділи, що виконують спеціалізовані функції.

Оскільки чисто функціональні структури готельного комплексу виявилися не дуже ефективними, великі готельні комплекси перейшли до використання дивізійних структур. Дивізійні структури готельного комплексу орієнтовані на різні види послуг або на різні групи споживачів. Вибір на користь тієї або іншої структури готельного комплексу визначається важливістю цього елементу в його стратегічних планах.

Переваги бюрократичних структур управління готельним комплексом полягають у чіткому розподілі праці, ієрархічній співпідпорядкованості співробітників і органів управління готельного комплексу, професійному зростанні, що базується на компетентності, а також у впорядкованій системі правил і стандартів, що визначають функціонування готельного комплексу. Недоліками бюрократичних структур є жорстка заданість поведінки, труднощі зв´язку всередині організації і нездатність до швидких нововведень. Масштаби цих проблем швидко зростають у міру того, як готельний комплекс стикається із швидкими змінами навколишнього середовища. Деякі проблеми бюрократичних структур можуть бути вирішені при введенні органічних або адаптивних структур. Основні типи адаптивних структур - це проектна організація, матрична організація і конгломерати.

У проектній і матричній організації відбувається накладення спеціально створених, тимчасових цільових структур на постійну структуру організації. Накладення повноважень, що відбувається при цьому, інший раз приводить до боротьби за владу, конформізму при виробленні групових рішень і надмірних витрат.

Багато великих готельних комплексів використовують складну структуру, що складається із структур різних типів. У рамках будь-якої структури готельного комплексу можна зробити упор на децентралізацію повноважень з тим, щоб дати нижчим керівникам право самостійно приймати важливі рішення. Потенційні переваги такої схеми полягають у поліпшенні взаємодії і обміні інформацією між керівництвом різних рівнів (тобто по вертикалі), в підвищенні ефективності процесу прийняття рішень, посиленні мотивації діяльності керівників, поліпшенні підготовки керівників різних рівнів. Децентралізовані структури готельного комплексу звичайно доцільно застосовувати тоді, коли оточення готельного комплексу характеризується динамічними ринками, конкуренцією за наявності диверсифікованих послуг. Доцільність введення таких структур також зростає в міру збільшення розмірів готельного комплексу і його складності.

Якщо зміни в навколишньому середовищі відбуваються порівняно повільно, а готельний комплекс відносно невеликий, то для нього може виявитися переважною централізована структура управління.

Переваги централізованої структури полягають в економічно ефективному використанні, високому ступені координації і контролю за спеціалізованими видами діяльності, в зменшенні вірогідності того, що підрозділи почнуть зростати в збиток готельному комплексу в цілому.

Проблема вдосконалення організаційної структури готельного комплексу передбачає уточнення функцій підрозділів, визначення прав і обов´язків кожного керівника і співробітника, усунення багатоступінчастого дублювання функцій і інформаційних потоків. Основним завданням тут є підвищення ефективності управління готельним комплексом.

Мотивація - це процес спонукання себе і інших до діяльності для досягнення особистої мети або цілей організації. Стимулювання - це функція, пов´язана з процесом активації діяльності людей і трудових колективів, спрямована на підвищення ефективності результатів роботи обслуговуючого персоналу; це система заходів, вживаних для морального і матеріального заохочення обслуговуючого персоналу залежно від якості та кількості витраченої праці.

Контроль - це процес, що забезпечує досягнення мети організації. Він необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше, ніж вони стануть дуже серйозними, і може також використовуватися для стимулювання успішної діяльності.

Дата добавления: 2014-01-11