Секретное и конфиденциальное делопроизводство

Организация режима защиты

Сложившееся понятие делопроизводства в информационной сфере относится к информационным технологиям, для которых информационными объектами являются традиционные документы на бумажной основе.

  Делопроизводство как вид информационной деятельности включает в себя процедуры всего цикла работы с документами в организации.

Работа с документами:

● производство документов;

● допуск к документам и распределение по местам работы с ними (их использование);

● движение документов от информационных участков к исполнителю, между исполнителями и потребителями документов, организацией и внешними поставщиками (организация документальных потоков);

● хранение;

● поиск по запросам;

● архивация или уничтожение.

Объекты среды информационной деятельности:

● специальные подразделения или должностные лица, обеспечивающие реализацию документальных технологий;

● служащие и подразделения организации, в интересах которых осуществляется информационная деятельность;

● технические и организационные средства для подготовки, транспортировки, хранения документов и работы с ними (в том числе персональные компьютеры, предназначенные для подготовки и хранения документов);

● сами документы на бумажной основе, являющиеся информационными объектами.

Если документы включают в себя секретную или конфиденциальную информацию, то она должна быть защищена.  

Защита от угроз:

● несанкционированного допуска к документам;

● возможности несанкционированного копирования информации;

● модификации информации;

● скрытного изъятия или подмены документов.

С этой целью разрабатывается и внедряется ─ контролируемая организационная технология работы с конфиденциальными и секретными документами.

Секретное делопроизводство (документы со сведениями государственной тайны) организуется и обеспечивается специальными службами организации (независимо от формы собственности), имеющие соответствующую лицензию ФСБ России. Под их контролем или ими самими выполняются все вводимые в информационную технологию процедуры, предназначенные для защиты информации.

Документы должны быть однозначно идентифицируемыми ─ вводится их учёт:

● входящий учёт – для документов, получаемых из сторонних организаций;

● исходящий учёт – для производимых документов;

● инвентарный учёт – для архивных документов.

Не менее важна для обеспечения защиты информации технология определения порядка допуска к документам, (кто имеет право разрешения на допуск к документу, по каким критериям, в рамках каких процедур). Часто критериями допуска являются такие факторы как:

─ отношение информации к видам служебной деятельности;

─ порядок принятия решений в управлении организацией;

─ иерархия владения информацией.

Общий принцип допуска: к документу могут быть допущены только те лица, которым он необходим для выполнения своих служебных обязанностей. В любом случае необходимо разрешение на допуск владельца (исполнителя) документа или, как правило, вышестоящего руководителя.

Вводятся процедуры контроля выдачи и возврата документов, контроля их движения и исполнения (использования). Организуется их надёжное хранение на всех этапах документального потока, аудит (инвентаризация) наличия и комиссионное уничтожение.

Для систематизации и структурной интеграции секретных и конфиденциальных документов и далее их хранения обеспечивается ведение закрытых дел.

Обеспечивается выполнение специальной процедуры уничтожения секретных документов.

Для контроля выполнения технологий (процедур) по защите секретных документов обеспечивается постоянный аудит и инвентаризация документов

Конфиденциальное делопроизводство (документы с различными тайнами негосударственного характера) может быть упрощённым по сравнению с секретным делопроизводством, но оно должно отвечать законодательным требованиям по защите конфиденциальной информации.

Широкое использование компьютерных средств в информационной сфере заставило ввести в среду этих технологий в качестве объектов, отождествляемых с документами, съёмные носители информации с зафиксированными на них данными (дискеты, компакт-диски и т.д.)

Ответственность за обеспечение информационной безопасности полностью лежит на субъектах (служащих организации), входящих, как в спецслужбы, так и в обычные производственные подразделения. Поэтому исключительное значение имеет наличие регламентирующих и инструктивных объектовых документов и работа с кадрами.

Система электронного делопроизводства является одной из разновидностей автоматизированных систем обработки данных. Защита информации в этих системах обеспечивается методами и средствами защиты АС. Особенностями средств защиты для данного вида автоматизированных систем является необходимость введения перечисленных выше процедур при обработке секретных и конфиденциальных документов наряду с реализацией других функций защиты, специфичных для среды АС. Естественно, процедуры учёта документов, контроля доступа к ним, исполнения и т.д. реализуются в среде автоматизированных информационных технологий автоматизированными процедурами.

Дата добавления: 2014-01-13