Регламентация организации процесса управления

Любая формальная организационная структура может успешно функционировать только при наличии ряда документов, регламентирующих отношения, связи и процедуры управления, на которых строится организационный механизм. Их можно разделить на нормативно-правовые акты и положения, определяющие отношения между работниками аппарата управления в процессе выполнения поставленных задач, и нормативно-технологические регламенты, определяющие процедурную сторону выполнения отдельных управленческих работ, операций и процесса управления в целом.

К первому виду документов относятся уставы предприятий и организаций и их самостоятельных в правовом отношении производственно-хозяйственных звеньев, положения о звеньях производственного и управленческого аппарата (цехах, отделах и др.), о должностях.

Ко второму виду относятся специальные инструкции, правила, маршрутные и операционные технологические карты, матрицы полномочий по принятию решений, документограммы, органиграммы и пр.

Наиболее важную роль в регламентации системного распределения ответственности и полномочий, определяющего суть управления, играют положения о должностях (в основе разработки которых должны лежать нормативно-технологические регламенты, задающие процедурную сторону процесса управления). Они являются основным и универсальным документом, с помощью которого строятся организационно-экономические отношения между руководителями, специалистами и техническими исполнителями. В зависимости от применяемых методов формирования организационных структур используются различные правила построения положений о должностях. Рассмотрим отечественную практику, которая, по мнению автора, в большей степени, чем зарубежная, соответствует системно-целевому подходу к формированию структуры и организации процесса управления.

Все должности делятся на категории в зависимости от их места и роли в процессе управления: руководители организации, ее подсистем производственных и функциональных звеньев, внутренних подразделений; функциональные специалисты; технические исполнители. Для каждой категории должностей существуют общие права и ответственность, обусловленные трудовым законодательством и хозяйственным правом» организационными задачами» производственной и технологической дисциплиной, особыми условиями деятельности предприятия. Общая часть должностного регламента разрабатывается для всей системы и, как правило, не должна иметь индивидуальных отклонений.

В то же время решение конкретных задач управления требует выделения специфической ответственности и прав каждого должностного лица. В связи с этим вводятся четыре регламентируемых и контролируемых параметра, которые обеспечивают целевую ориентацию каждого работника и условия его эффективной деятельности: сфера ответственности, задачи, критерии эффективной деятельности (достижения целей), права. При этом основными принципами разработки положений о должностях являются:

· конкретность каждого регламентируемого параметра, возможность его однозначного понимания исполнителем и соответствующего контроля руководителем;

· персональное распределение всех задач управления, исключение дублирования ответственности за их выполнение;

· достаточность предоставляемых прав для решения поставленных задач и реальность этих прав, т. е. независимость работника при их реализации от внешних воздействий и условий.

Несмотря на то, что технология выполнения управленческих функций вторична по отношению к объективным целям, распределение ответственности и прав между работниками в соответствии с предварительно разработанными матричными классификациями, документограммами и т. п. должно полностью соответствовать сложившейся и регламентированной технологии и организации процессов управления.

Сфера ответственности каждого работника определяется границами объекта управления, на функционирование, состояние или использование которого влияет соответствующее должностное лицо. Чтобы обеспечить сбалансированность всех сфер ответственности, охватываемых положениями о должностях, производится детальная многоступенчатая классификация объектов управления.

Таблица 1 Фрагмент карты специфических прав и ответственности руководителя целевой технической программы

Сферы ответственности	Задачи	Критерии достижения целей	Права
Годовая продукция (указывается наименование конкретной машины или комплекса машин, производство которых осваивается на основе целевой программы)	Обеспечить своевременное изготовление продукции и ее соответствие установленным требованиям	Указываются те или иные характеристики целей комплексной программы, которые нуждаются в максимизации (минимизации): производительность машины, ее функциональное назначение, энергопотребление, надежность и т.п.	Утверждать: технические требования на узлы, детали, комплектующие изделия; конструкторско-технологическую документацию на узлы, детали, комплектующие изделия; отчеты а производственных и эксплуатационных испытаниях готового изделия и его систем и т.д. Участвовать в разработке: технических требований на изделие и его системы; принципиальных конструкторских и технологических решений.
Ответственные исполнители программных мероприятий	Обеспечить выполнение программных мероприятий по объемам и срокам, соответствие принимаемых решений целям программы	Минимальное отклонения от заданных в плане сроков и нормативов, полное соблюдение технических требований	Согласовать: кандидатуры ответственных исполнителей; меры наказания и поощрения; и т.д. Подтверждать: отчеты о выполнении годовых и квартальных планов и т.д.
Финансовые ресурсы (централизованная часть)	Обеспечить финансирование незапланированных объемов работ и компенсацию денежных затрат исполнителей программы на обеспечение требуемого качества и сроков	Минимизация денежных расходов при полном выполнении целей программы	Утверждать: текущее распределение резервных фондов на незапланированные работы; финансовые отчеты о расходовании централизованно выделенных средств на программные мероприятия и т.д. Контролировать: расходование финансовых ресурсов по прямому назначению, обоснованность денежных затрат; соблюдение норм и тарифов при денежных выплатах и т.д.

В качестве признака общего разделения сферы ответственности принимается принадлежность объекта управления к одному из типовых элементов производственного процесса:

· ресурсы - материальные, энергетические, финансовые, трудовые;

· орудия производства — оборудование, инструментарий, сооружения;

В качестве признака частного разделения сферы ответственности принимается отношение объекта управления к одному из типовых процессов, осуществляемых в производственно-хозяйственной организации:

В качестве признака единичного разделения сферы ответственности принимаются границы (масштабы) объекта управления, определяемые по его месту в организационной структуре:

Задачи каждого должностного лица устанавливаются исходя из разработанной системы целей для того структурного уровня, который соответствует принятой сфере ответственности. Однако следует иметь в виду, что для функциональных специалистов и технических исполнителей определяются задачи, которые несколько уже сформулированных в структуризованной системе целей. Это объясняется единичным разделением труда в процессе принятия решений и информационного обслуживания. Для этих категорий служащих основной исходной базой при распределении задач служат организационные модели и технологические карты.

Критерии эффективной деятельности для каждого должностного лица определяются по тому, насколько достигнутые им результаты способствуют достижению целей вышестоящей в иерархическом отношении системы. Это очень важное положение, так как не вое операциональные задачи могут быть определены и сформулированы достаточно полно и корректно, а кроме того, они, как правило, динамичны. Поэтому в организации процесса управления особое значение приобретает регламентированная увязка задач всех работников с целями подразделений и служб, в которых они работают.

Права должностного лица могут быть практически регламентированы возможностями его участия в принятии решении влияющих на решение поставленных задач или на условия, в которых происходит этот процесс. Эти возможности поддаются достаточно строгой классификации в соответствии с универсальной структурой процесса принятия решений и основными типами отношений управления. Поскольку большинство решений фиксируется в документах, права обычно регламентируются в терминах некоторых операций с документами.

Например, право утвердить документ означает возможность принять решение, связанное с распоряжением ресурсами, которые определены сферой ответственности. Право согласовать документ соответствует возможности препятствовать или не препятствовать определенным действиям или принятию определенных решений. Право участвовать в разработке документа означает возможность предлагать собственные альтернативные решения и давать оценки другим предлагаемым альтернативам, которые не могут быть отвергнуты без формального рассмотрения. Право контролировать означает возможность воздействовать на поведение объекта управления, включенного в сферу ответственности должностного лица, и т. д. Основными проектно-аналитическими документами, с помощью которых формулируются специфические права должностных лиц, являются функциональные матрицы, органиграммы выполнения управленческих задач и функций и другие документы.

Регламентируемые значения четырех названных параметров фиксируются в карте специфических прав и ответственности, которая включается в качестве одного из основных разделов в положение о должности (табл. 1).

В то же время опыт показывает, что при достаточно высокой динамичности производств, многообразии организационно-управленческих задач, проблем и условий их решения, при сочетании формальных и неформальных отношений принятие и исполнение управленческих решений представляет собой в значительной степени творческий процесс. В нем зачастую оригинальность мышления, интуиция и способности отдельных руководителей и специалистов могут оказывать на эффективность работы не меньшее влияние, чем строгое соблюдение процедур и нормативных предписаний. Поэтому целевая ориентация и стимулирование творческой активности управленческих работников требуют минимальной стандартизации и нормирования их деятельности.

Все изложенное представляет отечественную практику организации процесса управления, где, как уже отмечалось, имеет место достаточно жесткая регламентация.