Анализ функций, выполняемых персоналом, и затрат на их осуществление

На аналитическом этапе осуществляются: формулировка, ана­лиз и классификация функций, их декомпозиция, определяются затраты на выполнение функций. Здесь оценивается степень зна­чимости функций, определяются степень и причины несоответ­ствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реа­лизацию, качеством выполнения функций.

Функции управления необходимо разделить на главные, основ­ные и вспомогательные. Главная функция — это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления орга­низации. Для ОВКиК главная функция — управлять внешней кооперацией и комплектацией. Основные функции необходимы для реализации главной фун­кции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция. Вспомогательные функции способствуют осуществлению ка­кой-либо из основных функций.

Выявление основных функций и отделение их от вспомо­гательных имеет важное значение, так как среди последних нахо­дятся излишние или не свойственные отделу функции — важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения за­трат на выполнение совокупности управленческих функций.

Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций системы управления или отдельного подраз­деления (рис.). Диаграмма строится по следующим правилам. Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия на­ходится между анализируемой основной функцией и функцией бо­лее высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции рас­полагаются либо над, либо под основными функциями. Это необ­ходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.

При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излиш­них или несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны отвечать на вопрос «Как?», а по направле­нию справа налево — на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости ко­личество тестов можно увеличить.

Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.

В табл. приведен пример расчета затрат на выполнение фун­кции «Определять потребности в комплектующих изделиях».

Таблица. Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК

Полное наименование функций ОВКиК	Определять потребности в комплектующих изделиях
Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции	Годовые расчеты потребности
Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного доку­мента (формы) по функции	Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные склад­ского учета
Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные	ПЭО, ПДО, ОГТ, ОГК, цехи, склады
Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции	Вышестоящие организации
Технические средства, с помощью которых произво­дится обработка документов, форм или данных	Счетная машинка, компьютер
Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции	1 шт. - 2000 руб. 1 шт. - 35 000 руб. 39 руб.
Должности лиц, участвующих в обработке или со­ставлении документа, формы или данных по функ­ции, их месячный оклад	Ст. экономист - 5500 руб. Экономист - 3200 руб.
Периодичность обработки или составления докумен­та, формы или данных в течение года, количество раз	Ежегодно 1 раз
Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года	160 ч 160 ч
Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование	11 218 руб.

Условные обозначения:

ПЭО - планово-экономический отдел; ПДО - производственно-диспетчерский отдел;

ОГТ - отдел главного технолога; ОГК - отдел главного конструктора.

Затраты на выполнение функции определяются следующим об­разом. При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на социальное Страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций ОВКиК.

Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполне­нии анализируемой функции, составляет (2000 + 35 000) = 37 000 руб. Срок службы технических средств при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные-отчисления со­ставят (37 000: 10) = 3700 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника равен в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, соста­вит (3700: 12) = 308 руб.

Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (5500 + 3200) = = 8700 руб. Но данная функция выполняется в период, мень­ший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (8700 х 160: 173,4) = = 8028 руб. Отчисления на социальное страхование равны (8028 х х 0,359) = 2882 руб. Затраты на выполнение функции составят (8028 + 2882 + 308) =11 218 руб. Подобным образом рассчитывают­ся затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.

Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, кото­рые формируются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела, сведены в табл..

Таблица. Формулировка и классификация функций ОВКиК

№ п/п	Наименование функции (глагол + существительное)	Дополнение к наименованию функции	Вид функ­ции	Затраты на осуществление функций в течение года, руб.
	Определять	потребности	в комплектующих изделиях	О
	Составлять	заявки	на комплектую­щие изделия	О
	Подавать	заявки	на комплектую­щие изделия	О
	Получать	средства	на комплектую­щие изделия	О
	Заключать	договора	на поставку	О	1 500
	Составлять	спецификации	на комплектую­щие изделия	О	3 340
	Акцептовать	счета	на комплектую­щие изделия	О	15 000
	Руководить	работой	складов	О	22 300
	Разрабаты­вать	лимиты	на комплектую­щие изделия	О	5 200
	Снабжать	цеха	комплектующими изделиями	О	13 000
	Разрабаты­вать	нормы	на комплектую­щие изделия	В	5 000
	Защищать	заявки	на комплектую­щие изделия	В	3 000
	Изыскивать	источники	на дополнитель­ную поставку	В
	Рассчиты­вать	штрафы	за несвоевре­менную поставку договор	В	1 630
	Контролиро­вать	выполнение	договоров	В	20 000
	Предъявлять	претензии	поставщикам	В
	Составлять	протоколы	разногласий	В	2 770
	Проверять	цены	на комплектую­щие изделия	В
	Регистриро­вать	поступление	комплектующих изделий	В	13 240
	Контролиро­вать	приемку	комплектующих изделий	В	2 700
	Контролиро­вать	хранение	комплектующих изделий	В	4 680
	Реализовывать	излишки	комплектующих изделий	В	5 340
	Рассчиты­вать	остатки	комплектующих изделий	В
	Вести	учет	комплектующих изделий	В	5 000
	Контролиро­вать	использование	комплектующих изделий	В	5 060
	Вести	отчетность	о работе ОВКиК	в	5 060

Условные обозначения: О - основная; В - вспомогательная.

Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют вьювить распределение затрат по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует ве­сти работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.

При помощи диаграммы выявляются излишние и не свойствен­ные отделу функции, а также функции, не выполняемые в насто­ящее время работниками отдела.

Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изде­лия в вышестоящих организациях. Трудозатраты — 3000 руб. в год.

Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации-поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20 000 руб. в год.

По названным причинам излишними становятся функции «Рассчиты­вать размер штрафов за несвоевременную поставку», «Предъявлять претензии поставщикам комплектующих изделий», «Изыскивать ис­точники на дополнительную поставку изделий». Затраты составляют (1630 + 1000 + 700) = 3330 руб. в год.

Несвойственна сотрудникам отдела работа на складах предпри­ятия, в цехах (как правило в конце месяца) и т.п. В то же время работники отдела не разрабатывают нормы запасов комплектую­щих изделий, не следят за соблюдением их на складах. В резуль­тате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хра­нятся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными в результате изменения произ­водственной программы комплектующих изделий, что затрудняет размещение на складах необходимых комплектующих изделий.

Затем составляется схема функциональных взаимосвязей отде­ла (табл.), с помощью которой выявляются излишние и не­достающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с дру­гими подразделениями предприятия по каждой функции отдела.

Условные обозначения:

ОГК - отдел главного конструктора; ОГТ - отдел главного технолога;

БМА - бюро механизации и автоматизации; БРИЗ - бюро рационализации и изобретательства;

ОГМ - отдел главного механика; ОГЭ - отдел главного энергетика;

БТД - бюро технической документации; ПДО - производственно-диспетчерский отдел;

ОМТС - отдел материально-технического снабжения;

ОВКиК— отдел внешней кооперации и комплектации; ФО - финансовый отдел;

ОС - отдел сбыта; ПЭО - планово-экономический отдел;

ООТиЗ - отдел организации труда и заработной платы; ОК - отдел кадров;

ОТК - отдел технического контроля;

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для вы­полнения данной функции;

У - участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ;

С — согласовывает подготовленный документ по функции;

Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

Так, за выполнение функции «Определять потребности в ком­плектующих изделиях» отвечает ОВКиК, он организует ее испол­нение, подготавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК получает нормы расхода комплектующих изделий по номенклатуре выпускаемой продукции. Планы и производствен­ные программы предоставляют ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, пре­доставляя информацию о наличии оборотных средств, результатах складского учета. В расчетах потребности участвует и БТД, размно­жая необходимые документы. Утверждает документ о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по коммерческим вопросам.

Для определения степени значимости функций ОВКиК созда­ется экспертная группа. В ее состав входят начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела. Каждый из членов экспертной группы заполняет матрицу по­парных сравнений функций. В табл. приведена матрица попар­ных сравнений для основных функций, заполненная начальником ОВКиК. Такие же матрицы строят и для вспомогательных функ­ций. По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие наименования или номера управленческих функций. Каждый член экспертной группы заполняет одну матрицу следующим образом. Например, в табл. при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в стол­бце 3, соответствующем функции 3, выставляется 2 балла. Анало­гично в строке 3 и столбце 1 выставляется 0. Если эксперт затруд­няется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответству­ющих строке и столбце он проставляет по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам.

Таблица. Матрица попарных сравнении для основных функций ОВКиК

№ функции

Функция

Номер функции

Сум­ма в бал­лах

Определять потребности в комплектующих изделиях

-

Составлять заявки на комплектующие изделия

-

Подавать заявки на комплектующие изделия

-

Получать средства на комплектующие изделия

-

Заключать договора на поставку

-

Составлять спецификации на комплектующие изделия

—

Акцептовать счета на комплектующие изделия

-

Руководить работой складов

-

Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия

—

Снабжать цеха комплектую­щими изделиями

Затем полученные значения эксперты заносят в сводную мат­рицу (табл.).

Сводная матрица попарных сравнений основных функций ОВКиК

№ функ­ции	Функция	Номер эксперта	Средний балл	Ранг функ­ций
	Определять потребности в комплектующих изделиях							14,5
	Составлять заявки на комплектующие изделия							11,8
	Подавать заявки на комплектующие изделия							10,5
	Получать средства на комплектующие изделия							13,0
	Заключать договора на поставку							8,0
	Составлять спецификации на комплектующие изделия							7,3
	Акцептовать счета на комплектующие изделия							4,6
	Руководить работой складов							4,0
	Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия							3,2
	Снабжать цеха комплектую­щими изделиями							14,0

Для снижения субъективного фактора при определении значи­мости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле

где К — коэффициент устойчивости экспертного ряда; 31 — максимальная значимость в экспертном ряду; 3₂ — минимальная значимость в экспертном ряду.

Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнива­ется с нормативным значением этого коэффициента (К_н), который равен 2,0. Если значение К > К_н, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каж­дой функции.

Сводная матрица позволяет проранжировать все функции отде­ла по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов. Ко­личество экспертов может быть больше шести. На рис. представлена совмещенная диаграмма значимости функций управления ОВКиК и затрат на их осуществление.

Из диаграммы видно, что затраты на осуществление функций «Руководить работой складов», «Акцептовать счета на комплекту­ющие изделия» и «Разрабатывать лимиты на комплектующие из­делия» не сбалансированы с их значимостью, поэтому в первую очередь необходимо совершенствовать процессы выполнения этих функций.

Достаточно трудоемки также функции «Определять потребнос­ти в комплектующих изделиях», «Снабжать цеха комплектующи­ми изделиями» и «Составлять спецификации на комплектующие изделия».

Анализ деятельности ОВКиК позволил выявить низкий уро­вень качества выполнения отдельных функций (например, «Опре­делять потребности в комплектующих изделиях»).

Уровень качества осуществления функций определяется по формуле

где — коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления.

Расчетные формулы определения коэффициентов К₁, К₂, К₃, К₄, К₅, К₆ приведены в табл.

Таблица. Определение показателей качества функций управления

Показатель	Обозначе­ние	Формула расчета	Наименование показателей, состав­ляющих формулу
Коэффициент использования технических средств управле­ния при выпол­нении функции			- суммарное фактическое время использования технических средств управления в год, ч; - суммарное расчетное время использования технических средств управления в год, ч
Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функций			- количество рабочих мест, отвечающих требованиям типовых проектов; - общее количество рабочих мест
Коэффициент нормирования труда исполни­телей функций			- время, затраченное на выпол­нение нормированных работ в год, ч - общее время работы в год, ч
Коэффициент регламентации функций управ­ления			- количество функций (процедур), обеспеченных регламентирую­щей документацией; - общее количество функций (процедур)
Коэффициент дублирования функций управ­ления			- количество функций (процедур), дублируемых подразделени­ями аппарата управления, а также излишних функций
Коэффициент использования рабочего вре­мени в произ­водственных подразделениях, зависящих от работы аппара­та управления			- потери рабочего времени в производственных подразде­лениях за год из-за несвое­временного или некачествен­ного выполнения соответст­вующих управленческих функций, ч; m - число функций (подсистем) управления; - годовой фонд времени в соответствующих производст­венных подразделениях, ч; п - число подразделений

Диаграмма значимости функций и уровня их качества — совме­щенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня качества функций. В верхней части диаграм­мы функции управления располагаются по степени их значимос­ти, а в нижней — дается оценка уровню их качества. Строится по подобию диаграммы значимости функций и затрат на их осуще­ствление.

Недостаточно высок уровень квалификации отдельных работ­ников отдела. Неудовлетворительна система учета, хранения и ис­пользования материальных ресурсов. Требуют упрощения органи­зационная структура отдела, информационные связи его с другими подразделениями. Необходимо разработать ряд регламентирующих деятельность отдела документов.

С учетом выявленных недостатков формулируются важнейшие задачи совершенствования управления снабжением производства комплектующими изделиями:

• сокращение затрат на выполнение следующих функций: «Руко­водить работой складов», «Акцептовать счета на комплектую­щие изделия», «Разрабатывать лимиты на комплектующие изде­лия», «Снабжать цеха комплектующими изделиями» и др.;

• избавление от излишних функций: «Контролировать выпол­нение договоров», «Защищать заявки на комплектующие из­делия» и т.п.;

• повышение качества выполнения функций: «Определять по­требности в комплектующих изделиях», «Регистрировать поступление комплектующих изделий» и т.п.;

• повышение уровня обеспеченности производства комплекту­ющими изделиями;

• совершенствование учета, хранения и использования комплек­тующих изделий;

• совершенствование функционального разделения труда в ОВКиК и повышение уровня его регламентации;

• механизация и автоматизация процессов выполнения функ­ций отдела и т.п.

Дата добавления: 2014-01-13