Правильная структура базы данных

Запуск реляционной СУБД ACCESS

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ACCESS

Рис.1 Выбор в меню кнопки Пуск запуск Приложения ACCESS

Рис. 2 Этапы создания собственной базы

В основе процесса создания базы данных лежат определенные принципы. Первый принцип заключается в необходимости исключать повторяющиеся (или лишние) данные, т. к. они занимают место и повышают вероятность возникновения ошибок и неполадок. Второй принцип касается важной роли правильных и полных данных. Правильная структура базы данных подразумевает:

• распределение данных по тематическим таблицам в целях сокращения объема повторяющихся данных;
• добавление в Access данных, необходимых для объединения сведений, которые содержатся в таблицах;
• возможность поддержания и отслеживания точности и целостности данных;
• соответствие требованиям к обработке данных и созданию отчетов.

В процессе разработки базы данных необходимо;

Распределение данных по таблицам

Распределите элементы данных по группам или темам, например «Товары» или «Заказы». Для каждой темы будет создана таблица

Задание первичных ключей

Выберите первичные ключи таблиц. Первичный ключ — столбец для однозначного определения каждой записи, например код продукта или заказа.

Создание связей между таблицами

Проанализируйте все таблицы и определите, как данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавьте в таблицы поля или создайте новые таблицы для создания необходимых связей.

Рис.3 В окне Приложения для создания структуры таблицы выбрать режим Конструктора

Рис. 4 Задать имя новой таблицы

Рис. 5 Создание полей таблицы с заданием им свойств

Рис. 6 Создание последующих таблиц. Пункт меню Создание – опция Конструктор таблиц.

ПРИМЕРЫ ТАБЛИЦ, РАССМАТРИВАЕМОЙ БАЗЫ – ВИДЕОТЕКА.

Основная таблица тблФильмы.

Первичный ключ КодФильма.

Рис.7 Таблица тблФильмы в режиме Таблицы

Рис. 8 Режим Конструктора таблицы тблФильмы. Свойства поля КодФильма.

Для него необходимо указать в Свойстве Индексированное поле: Да(Совпадения не допускаются). Кроме того, поле КодФильма может быть выбран Ключевым. Для этого выделяют нужное поле и нажимают опцию Ключевое поле.

Создание подстановок — это поле в таблице, значение которого загружается из другой таблицы или из списка значений. Столбец подстановок можно использовать для отображения списка выбора в списке или поле со списком. Значения могут быть взяты из таблицы, запроса или введены пользователем.Например,

Столбец подстановок можно создать вручную, задав полю свойства поля подстановок, или автоматически путем заполнения полей мастера подстановок. По возможности следует использовать мастера подстановок для создания столбца подстановок (рис.9-11). Мастер подстановок упрощает процесс и автоматически заполняет соответствующие свойства поля, а также создает соответствующие связи между таблицами

Тип данных выбирается Мастер подстановок (рис. 9).

Рис. 9 Вариант задания Свойства Мастер Подстановок. Шаг 1.

Рис 10 Вариант задания Свойства Мастер Подстановок. Шаг 2.

Рис. 9 Вариант задания Свойства Мастер Подстановок. Шаг 1.

Рис. 11 Вариант задания Свойства Мастер Подстановок. Шаг 3.

Таблицы для подстановок

Рис.12. Режим Таблицы

Рис.13 Режим Конструктора.

Таблица тблПользователи – справочник для таблицы тблДолжники.

Дата добавления: 2014-01-13