Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника

Н.Н. Махальцева

Конспект лекций

Специальность 100103 - Социально-культурный сервис и туризм

Санкт-Петербург

Допущено

Редакционно-издательским советом СПбГИЭУ

В качестве методического издания

Составитель

Доц. Н.Н. Махальцева

Рецензент

Должность Фио

Подготовлено на кафедре

Вычислительных систем и программирования

Одобрено научно-методическим советом специальности

100103 - Социально-культурный сервис и туризм

Отпечатано в авторской редакции с оригинал-макета, представленного составителем

СПбГИЭУ, 2009

Содержание

Раздел 1. Основные понятия современных информационных технологий. 4

Тема 1.1. Основные понятия, терминология и классификация информационных технологий. 4

Контрольные вопросы по теме. 9

Раздел 2. Информационные технологии для работы с электронной документацией. 9

Тема 2.1. Информационные технологии слияния электронной документации и автоматизация обработки электронной документации. 10

Тема 2.2. Информационные технологии коллективной работы над электронной документацией. 13

Контрольные вопросы по теме. 13

Раздел 3. Информационные технологии программирования приложений Microsoft Office на языке VBA.. 13

Тема 3.1. Технологии программирования приложений Microsoft Office на языке VBA.. 14

Контрольные вопросы по теме. 19

Раздел 4. Информационные технологии подготовки и демонстрации презентаций. 20

Тема 4.1. Технологии работы с программой Microsoft Power Point 20

Контрольные вопросы по теме. 25

Раздел 5. Информационные технологии работы в компьютерных сетях. 26

Тема 5.1. Технологии работы в компьютерных сетях. 26

Тема 5.2 Обеспечение информационной безопасности в компьютерных сетях. 36

Контрольные вопросы по теме. 41

Раздел 6. Информационные технологии текущего планирования личной и коллективной деятельности. 41

Тема 6.1. Компьютерная технология работы с программой Microsoft Outlook. 42

Контрольные вопросы по теме. 58

Раздел 7. Информационные технологии для работы с базами данных. 58

Тема 7.1. Основные сведения о технологиях баз данных. 58

Тема 7.2. СУБД Access и ее структура. 72

Тема 7.3. Технология работы с таблицами Access. 76

Тема 7.4. Технология конструирования запросов. 90

Тема 7.5. Технология конструирования форм.. 108

Тема 7.6. Технология конструирования отчетов. 116

Тема 7.7. Технология автоматизации управления базой данных. 121

Тема 7.8. Технология конструирования страниц доступа к электронным данным.. 126

Контрольные вопросы по теме. 129

Раздел 8. Информационные технологии для работы с электронными таблицами. 130

Тема 8.1. Информационные технологии анализа электронных табличных данных. 130

Тема 8.2. Информационные технологии поиска оптимальных решений. 134

Тема 8.3. Информационные технологии автоматизации работы с электронными таблицами (документами) 136

Контрольные вопросы по теме. 136

Раздел 9. Информационные технологии защиты и обеспечении информационной безопасности. 137

Тема 9.1. Технологии защиты (электронной документации) информации и обеспечении информационной безопасности 137

Контрольные вопросы по теме. 143

Раздел 10. Оргтехника. 143

Тема 10.1. Технология оргтехники. 144

Контрольные вопросы по теме. 149

Тестовые задания. 149

Заключение. 149

Список литературы.. 150

Терминологический словарь. 151

Раздел 1. Основные понятия современных информационных технологий

В данном разделе мы рассмотрим понятия и терминология информационных технологий; новые информационные технологии; место информационных технологий в информационных системах. Основные виды информационных технологий и их классификация.

Мы рассмотрим основные положения CASE – технологии для создания ИС предприятия. Операционные задачи на предприятиях и их автоматизация. Автоматизация текущего планирования и стратегического управления предприятием

Тема 1.1. Основные понятия, терминология и классификация информационных технологий

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» появился впервые в связи с разработками информационных технологий и созданием информационных систем и сетей массового обслуживания.

Слово «технология» содержит два греческих корня: искусство, techne - мастерство, умение и 1оgоc - понятие, учение.

Информационная технология - это сочетание процедур, реа­лизующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обра­ботки, анализа и передачи информации с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность про­цессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

ИТ - процесс, состоящий из четко регламентированных правил, процедур по вводу, накоплению и получения информации другого качества.

Главной задачей современных информационных технологий организационного управления является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Информация нового вида и качества о состоянии ка­кого-то объекта, процесса или явления, как правило, используется для анализа и принятия на ее основе решения по выполнению управляющего воздействия на этот объект, процесс или явление.

Информационная технология в своем развитии прошла не­сколько этапов вместе с развитием технических средств обработки информации.

«Ручная» - до второй половины XIX в.;

«Механическая» - в конце XIX в. - «механическая» (арифмометры, пишущие машинки).

«Электрическая» - 20-60 годы - использование электрических пишущих машинок, телекоммуникация на базе телефона и телеграфа, электромеханические счетно-решающие машины на перфокартах.

«Электронные» - с начала 70-х годов, с появлением ЭВМ,

«Компьютерная или микроэлектронная» - с середины 80-х годов, связан с развития информационных технологий в период, который характеризуется огромными информационными потоками, как в экономической, так и в социальной сфере.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности и полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность.

Роль информации в обществе меняется, приобретая определяющий характер, превращая информационный продукт в товар.

В широком смысле информация определяется, как сведения об объектах реального мира и процессах происходящих с ними. Важными свойствами информации являются:

Достоверность и полнота; Ценность и актуальность; Ясность и понятность. Таким образом: информация не должна искажать истинное положение дел, иначе она приводит к принятию неправильных решений, быть актуальной в постоянно изменяющихся условиях, и представлена на языке понятном пользователя этой информацией.

В связи с применением новой технологии, основанной на использовании средств телекоммуникации, компьютеров вошло понятие информационная система.

Информационная система (ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передачи, переработке информации об объекте, для реализации различных функций управления. Целью любой ИС является обработка информации конкретной предметной области.

Можно дать другое определение ИС.

Информационная система (ИС) – это совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для конкретной предметной области. Под предметной областью будем понимать любой объект реального мира.

В зависимости от сущности объекта различаются документальные и фактографические системы.

Документальные ИС обслуживают класс задач, где объектами хранения и обработки являются текстовые документы (статьи, рефераты, тексты законы). Цель системы, как правило, выдать ответ на запрос пользователя список документов, удовлетворяющих сформулированному запросу.

Фактографические ИС делятся на: информационно-поисковые (ИПС)и системы оперативной обработки данных.

ИПС или справочные системы позволяют регистрировать, накапливать, осуществлять поиск.

Системы оперативной обработки предназначены для решения множества задач практических задач, таких как: управление производством, бухгалтерского учета, управление коммерческой деятельностью фирмы.

По масштабу доступа к данным различаются:

· настольные (автономные), или персональные ИС,

· простые сетевые ИС, построенные на технологии «Файл-сервер»;

· мощные ИС, в архитектуре «Клиент-сервер».

Тенденция к усилению децентрализации управления влечет за собой распределенную обработку информации с децентрали­зацией применения средств вычислительной техники и совер­шенствованием организации непосредственно рабочих мест пользователей.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить как совокупность информационно – программно - технических ресур­сов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Автоматизированное рабочее место специалиста — это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. АРМ имеют проблемно-профессиональную ори­ентацию на конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.

Экспертные системы. В начале восьмидесятых годов в исследованиях по искусственному интеллекту сформировалось самостоятельное направление, получившее название "экспертные системы" (ЭС).

Цель исследований по ЭС состоит в разработке программ, которые при решении задач, трудных для эксперта-человека, получают результаты, не уступающие по качеству и эффективности решениям, получаемым экспертом. Исследователи в области ЭС для названия своей дисциплины часто используют также термин "инженерия знаний", введенный Е.Фейгенбаумом как "привнесение принципов и инструментария исследований из области искусственного интеллекта в решение трудных прикладных проблем, требующих знаний экспертов".

По мнению ведущих специалистов, в недалекой перспективе ЭС найдут следующее применение:

· ЭС будут играть ведущую роль во всех фазах проектирования, разработки, производства, распределения, продажи, поддержки и оказания услуг;

· технология ЭС, получившая коммерческое распространение, обеспечит революционный прорыв в интеграции приложений из готовых интеллектуально-взаимодействующих модулей.

Следует подчеркнуть, что неформализованные задачи представляют большой и очень важный класс задач. Многие специалисты считают, что эти задачи являются наиболее массовым классом задач, решаемых ЭВМ.

Экспертные системы и системы искусственного интеллекта отличаются от систем обработки данных тем, что в них в основном используются символьный (а не числовой) способ представления, символьный вывод и эвристический поиск решения (а не исполнение известного алгоритма).

Экспертные системы способны пополнять свои знания в ходе взаимодействия с экспертом. Необходимо отметить, что в настоящее время технология экспертных систем используется для решения различных типов задач (интерпретация, предсказание, диагностика, планирование, конструирование, контроль, отладка, инструктаж, управление) в самых разнообразных проблемных областях, таких, как финансы, нефтяная и газовая промышленность, энергетика, транспорт, фармацевтическое производство, космос, металлургия, горное дело, химия, образование, целлюлозно-бумажная промышленность, телекоммуникации и связь и др.

База знаний – это совокупность знаний предметной области, реализуемых на основе выбранной модели представления знаний и записанная на машинном носителе в форме понятной эксперту и пользователю. Существуют следующие основные модели представления знаний:

· логические модели;

· продукционные модели, состоящие из набора правил;

· семантические сети – это модель формализации знаний в виде ориентированного графа;

· фреймовые модели, где под фреймом понимается абстрактный образ или ситуация.;

· модели, основанные на нечетких множествах, на основе формального аппарата нечеткой алгебры и нечеткой логики.

Разработка сложных информационных систем (например, ИС предприятий) невозможно без тщательного металогического подхода. Структурный анализ, как совокупность методов постановки задач проектирования ИС должен опираться на средства компьютерной поддержки, обеспечивающие автоматизацию труда системных аналитиков. Одним из таких средств является CASE – технология анализа систем управления предприятий.

CASE – это инструментарий для системных аналитиков, позволяющий автоматизировать процессы анализа, проектирования и реализации систем.

Наиболее эффективно применяемые в методологии струкурного анализа и проектировании:

- FDD (Functional Decompositions Diagrams) –диаграммы функциональной зависимости;

- DFD (Data Flow Diagrams) – диаграмма потоков данных;

- ERD (Entiry-Relationship Diagrams) – диаграммы «Сущность –связь».

Основные виды работ, рекомендуемых при построении логических моделей предметной области в рамках CASE- технологии анализа систем управления предприятием:

- Проведение обследования системы управления административно-управленческой деятельности предприятия;

- Разработка моделей деятельности;

- Разработка модели информационного пространства системы управления (перечень АРМ, определение способов их взаимодействия, определение границ автоматизации и т.д.)

Контрольные вопросы по теме

1. Дайте определение информационной технологии?

2. Этапы развития информационной технологии.

3. В чем состоит отличие данных от информации?

4. Перечислите основные свойства информации.

5. Что такое АРМ, и каково его назначение?

6. Определите назначение экспертных систем?

7. К какому классу задач относятся Экспертные системы?

8. Какие отличия банка данных и базы данных.

9. Назначение CASE –технологий и их использование при проектировании ИС предприятия.

Раздел 2. Информационные технологии для работы с электронной документацией

В данном разделе мы рассмотрим необходимый минимум теоретических сведений Процедура слияния документов. Понятие основного документа и источника данных. Поля слияния. Использование условий отбора. Использование макросов как средства, автоматизирующего обработку текстовых документов. Примечания и исправления в тексте. Объединение исправлений. Сравнение версий документов. Использование сети Интернет для коллективной работы над текстовым документом.

Дата добавления: 2014-01-13