Тема 7.7. Технология автоматизации управления базой данных

При работе с базой данных часто приходится многократно выполнять одинаковые, порой рутинные операции. Вполне естественно было бы автоматизировать их выполнение. Для этого MS Access располагает достаточными средствами, позволяющими во многом автоматизировать и упорядочить работу с базой данных. К числу таких средств относятся:

§ пользовательские меню и инструментальные панели;

§ кнопочные формы управления базой данных;

§ средства настройки параметров запуска базы данных;

§ макросы и модули.

Пользовательское меню - это специальное меню, часто заменяющее собой стандартное меню MS Access. Пользовательское меню содержит ограниченный набор команд (категорий), которые непосредственно используются для управления конкретной базой данных и упрощают работу с ней.

Для создания пользовательского меню используется команда Вид/Па­­нели­ инструментов/Настройка.

Кнопочная форма - это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающая возможность выполнения запросов, макросов, модулей, открытия других форм и вывод на печать отчетов. Часто кнопочные формы называют формами-меню. Если кнопочная форма открывается сразу при открытии базы данных, то ее называют главной кнопочной формой.

При щелчке по кнопке автоматически выполняется заранее определенное действие. Кнопочные формы можно создавать самостоятельно в режиме конструктора, либо с помощью диспетчера кнопочных форм. Диспетчер кнопочных форм вызывается командой Сервис/Служебные программы/Дис­петчер кнопочных форм и позволяет создавать многостраничную кнопочную форму, первая страница которой является главной. Структура кнопочных форм обычно соответствует структуре самого приложения как совокупности задач управления базой данных.

Параметры запуска определяют исходные установки MS Access после открытия базы данных. С помощью этих параметров пользователь имеет возможность указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными окно базы данных, контекстные меню и др.

Параметры запуска можно установить в специальном диалоговом окне, вызываемом с помощью команды Сервис/Пара­мет­ры запуска. Новые параметры, установленные в этом окне, вступают в силу после перезагрузки MS Access.

Настройки параметров запуска можно обойти, удерживая нажатой клавишу «Shift» при открытии базы данных.

Макрос представляет собой автоматизированную последовательность команд (макрокоманд), направленную на выполнение каких-либо действий. Макросы позволяют решать следующие задачи:

· Запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы;

· Открывать окна различных объектов БД;

· Контролировать правильность ввода данных;

· Перемещать данные;

· Выполнять различные действия после щелчка на кнопке, к которой подключен макрос и др.

В MS Access используются макросы следующих типов:

Линейные – макросы, в которых команды расположены последовательно и выполняются по очереди;

Макросы с условием - макросы, в которых отдельные макро-команды или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия;

Групповые – макросы, объединенные в группы с учетом некоторой логики использования.

Для создания и редактирования макросов в MS Access также предназначено специальное окно для конструирования макросов. Для открытия окна макросов следует пользоваться кнопкой «Создать» в окне БД при переходе к объектам «Макросы».

Бланк конструктора макросов состоит из следующих частей (Рис.14).

Рис. 22 Бланк конструктора объекта - «Макрос»

§ Меню и панели инструментов, предназначенные для обработки макросов;

§ Панель макрокоманд (верхняя половина окна). По умолчанию на панель макрокоманд вводится два столбца – Макрокоманда (для ввода макрокоманды, т. е. определенного действия с объектом). Примечание (можно задать описание макроса, которое не влияет на его выполнение);

§ Панель аргументов (нижняя половина окна) – для задания аргументов (свойств) макрокоманд.

Если требуется создать макрос с условием, в панель макрокоманд добавляется столбец Условие (команда Условия в меню Вид либо кнопка на панели инструментов Конструктор макросов). В случае работы с групповыми макросами следует добавить столбец Имя макроса (команда Имена макросов в меню Вид либо кнопка на панели инструментов). В общем случае панель макрокоманд может содержать четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Примечание (Рис.15).

Рис. 23 Бланк панели макрокоманд

Основные приемы работы с макросами (ввод, редактирование, сохранение) аналогичны приемам работы с другими объектами MS Access.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макрос имеет стандартное имя Autoexec, то такой макрос выполняется автоматически сразу после за­г­рузки MS Access.

Имеющиеся в MS Access макрокоманды можно классифицировать по назначению следующим образом:

макрокоманды перемещения по данным: Следующая Запись (Find Next), Найти Запись (Find Record), К Элементу Управления (Go To Control), На Страницу (Go To Page), На Запись (Go To Record) и отбору данных Применить фильтр (Apply Filter);

выполнение макроса, процедуры или запроса: Открыть Запрос (Open Query), Запуск Программы (Run Code), Запуск макроса (Run Macro), Запуск Запроса SQL(Run SQL), Запуск Приложения (Run App);

прерывание выполнения: Отменить Событие (Cancel Event), Выход (Quit), Остановить Все Макросы (Stop All Macros), Остановить макрос (Stop Macro);

макрокоманды экспорта – импорта: передача объектов Microsoft Access в другие приложения - Ввести В Формате (Output To) и Отправить Объект (Send Object); преобразование данных между Microsoft Access и другими форматами данных – Преобразовать в Базу (Transfer Spreadsheet), Преобразовать текст (Transfer Text);

макрокоманды работы с объектами: Копировать Объект (Copy Object), Переименовать (Rename), Сохранить (Save), Удалить Объект (Delete Object), Развернуть (Maximize), Свернуть (Minimize), Сдвиг Размер (Move Size), Восстановить (Restore), Закрыть (Close), Открыть Форму (Open Form), Открыть модуль (Open Module), Открыть Запрос (Open Query), Открыть Отчет (Open Report), Открыть Таблицу (Open Table), Печать (Print Out), Выделить Объект (Select Object), Задать Значение (Set Value), Обновить Объект (Repaint Object), Обновление (Require), Показать все Записи (Show All Records);

прочие макрокоманды: Добавить Меню (Add Menu), Задать Команду Меню (Set Menu Item), Вывод На Экран (Echo), Песочные Часы (Hour Glass), Сообщение (Msg Box), Установить Сообщения (Set Warnings).

Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако MS Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце «Условие» (для вывода столбца следует выполнить команду Вид/Условие) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений.

При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения.

MS Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец «Имя макроса». Чтобы его вывести, нужно выполнить команду Вид/Имена макросов.

Для запуска макроса из группы макросов следует указать: Имя Группы макросов. Имя Макроса.

Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов, выход из Access и др. Таким образом, макросы упрощают работу пользователя с базой данных.

Дата добавления: 2014-01-13