Ввод, передача и получение информационного сообщения

в условиях соответствующего подразделения предприятия

Примером Корпоративной информационной системы может быть программа "SIKE.Автопарк " (рис. 7.1). Первое ее внедрение было выполнено в 1999 г. на "Южуралавтобан" - наибольшем дорожно-строительном предприятии Челябинской области.

Рис. 7.1. Главная страница программы "SIKE.Автопарк ".

Система управления автотранспортом SIKE.Автопарк позволила наладить учет расходов, учет выполненных работ, обеспечить формирование путевых листов, учет ремонтов, внедрить контроль использования запасных частей, списанием ГСМ в соответствии с сезонными нормами затрат топлива и т. п. Сейчас SIKE Автопарк является полнофункциональной ERP-системой (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия), обеспечивающей все сферы деятельности автотранспортного предприятия, начиная от планирования и учета работы автотранспорта, выписки путевых листов и заканчивая учетом расходов на эксплуатацию автотранспорта. Система "SIKE.Автопарк" предназначена для автоматизации автотранспортных предприятий (автобаз, автопарков, автокомбинатов, автобусных парков); она позволяет вести учет расходов на ГСМ, учет запчастей, проведение ремонтов, учет работы автотранспорта, выписывать и прорабатывать путевые листы, планировать работу автотранспорта.

Примером создания информационных производственных сообщений может служить модуль Учет работы автотранспорта рассматриваемой системы, предназначенный для учета работы автомобилей и учета времени, отработанного водителем.

Документом первичной отчетности, на основании которого водитель имеет право выезжать на линию по заданию, и на основании которого водителю насчитывают заработную плату, является путевой лист.

Процесс формирования путевого листа (рис. 7.2) начинается с формирования заготовок путевых листов. По возвращении водителя в гараж выполняется обработка путевого листа на основании данных о выполнении работ. Программа Путевые листы, первичное окно которой отображено на рис. 7.2, является наиболее показательной с точки зрения эффективного управления деятельностью автотранспортного предприятия.

Рис. 7.2. Первичное окно модуля обработки путевых листов.

Рис. 7.3. Окно ввода информации в путевые листы

в информационной системе "SIKE.Автопарк".

В системе документооборота на автомобильном транспорте путевой лист является основным первичным документом учета работы автомобиля и документом строгой отчетности. Составлять путевые листы необходимо по следующим причинами.

1) Во-первых, путевые листы нужны для гражданско-правовых и хозяйственных целей. Они служат основанием для расчетов сторон за осуществленные перевозки.

2) Путевые листы используются как доказательство производственного характера поездок, а также для расчета количества потраченного и списываемого топлива. Другими словами, они являются документами, которые подтверждают расходы организации на транспорт в налоговом и бухгалтерском учете. Ведь в целях налогообложения прибыли признаются лишь документально подтвержденные расходы.

3) Путевые листы являются первичными документами учета работы транспортных средств и труда водителей. Они являются основанием для начисления водителям заработной платы.

4) Обязательное наличие у водителя организации путевого листа определено Правилами дорожного движения. За управление транспортным средством водителем, который не имеет при себе путевого листа, предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или административного штрафа.

Формы путевых листов определены в зависимости от вида транспортного средства. Их обязаны использовать юридические лица всех форм собственности, которые осуществляют деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Некоторыми из реквизитов путевого листа, обязательными для заполнения, являются следующие.

1) Наименование и номер путевого листа. Указывается тип транспортного средства (рис. 7.4), на которое оформляется путевой лист (например, путевой лист грузового автомобиля). Каждому путевому листу присваивается номер. В заглавной части документа ставится печать или штамп организации, владеющей данным транспортным средством по праву собственности или по другому законному основанию. Путевые листы нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с системой документооборота, принятой владельцем транспортного средства.

2) Сведения о сроке действия путевого листа. - Указываются число, месяц и год, на протяжении которых путевой лист может быть использован. Если документ выдается более чем на один день, в нем указываются данные начала и окончания срока его действия.

Рис. 7.4. Первая страница формы путевого листа легкового автомобиля.

3) Сведения о владельце транспортного средства. Для юридических лиц указываются наименование организации, ее организационно-правовая форма, местонахождение и номер телефона.

4) Сведения о транспортном средстве. Указывается тип транспортного средства (легковой, грузовой автомобиль, автобус), его модель и государственный регистрационный знак. Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом или полуприцепом, то указывается также модель и государственный регистрационный знак этого прицепу или полуприцепа.

Кроме того, в данном разделе путевого листа указываются даты (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его возвращения на эту стоянку. Здесь же указываются данные спидометра (счетчика пройденного расстояния) в полных километрах пробега при выезде из гаража и заезде в гараж.

Названные сведения заверяют штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

5) Сведения медицинского работника о водителе. Указываются фамилия, имя и отчество водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его медицинских обследования до и после рейса.

Следует обратить внимание, что среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима для подтверждения обоснованности расходов на содержание служебного транспорта в целях налогообложения прибыли.

Отсутствие в путевом листе данных о конкретном пункте прибытия автомобиля не позволяет считать, что автомобиль действительно использовался в производственных целях.

Путевой лист, в котором отсутствует указание маршрута движения автомобиля, не подтверждает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Дата добавления: 2014-01-13