Электронный офис

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

- автоматизация рутинных работ с документами;

- организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис.4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис.4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией (табл.4.1.).

2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

• формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

• ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

• обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

• автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

• работа с электронной почтой и факсом и т.д.

Наименование программы	Назначение программы
Текстовые редакторы	Программы, предназначенные для работы стекстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности: • набор текста • редактирование текста • автоматическая проверка правописания • создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; • формирование перекрестных ссылок в документе и т.д.
Настольные издательские системы	Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: • компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; • осуществлять полиграфическое оформление текста; • обрабатывать графические изображения; • обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т.д.
Табличные процессоры	Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность: • осуществлять разнообразные вычисления, • строить графики, • управлять форматом ввода-вывода данных, • компоновать данные, • проводить аналитические исследования и т. п.
Графические редакторы	Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют: • создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.); • манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т.д.; • обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения опенков цветов, насыщенности, контрастности и т.д.
Системы управления базами данных (СУБд)	Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности: • создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; • формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей
Пакеты демонстрационной графики	Программы, предоставляющие средства для: • подготовки презентаций лекций и выступлений, • подготовки иллюстративного материала, • визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д.
Пакеты программ мультимедиа	Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют: • управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; • создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; • манипулировать и генерировать анимационные изображения и т.д.
Программы распознавания символов	Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста
Программы перевода с одного иностранного языка на другой	Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей

Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования
документов Таблица 4.1

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации	К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией	Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы	Задача этих систем – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных)

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные.

Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис.4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.