Раздаточные материалы

Сценарий

Приглашение

В приглашении (письменном, телефонограмме, электронном сообщении, факсе, устно) должна быть сообщена тематика (проблематика) пресс-конференции, чтобы редакции могли определиться, кого изжурналистов на нее послать. Приглашения могут быть и именные.

Приглашения должны быть разосланы за пять-семь дней до проведения самой пресс-конференции, не позднее, чем за 48 часов. Хотя, возможны и оперативные ситуации, экстренные случаи. Среди приглашенных могут быть не только журналисты, но и люди, имеющие определенное отношение к теме пресс-конференции: работники и специалисты фиомы, эксперты, представители общественных организаций. Число таких приглашенных лиц не должно быть слишком большим (например, больше числа приглашенных журналистов). Кроме того, на пресс-конференции не должно быть других ньюсмейкеров, кроме лица, дающего пресс-конференцию.

Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения. В принципе, любая пресс-конференция состоит из двух частей: изложения сути дела по теме пресс-конференции (примерно 10 – 15 мин.) и ответов на вопросы журналистов (примерно 20 мин.). Соотношение этих двух частей – дело организаторов и зависит, в конечном счете, от их интересов и степени готовности к прямому контакту.

Для того, чтобы пресс-конференция прошла в хорошем темпе, без пауз, целесообразно обговорить заранее с журналистами 2-3 вопроса, которые могут быть заданы первыми. Если почему-то нет заинтересованности в излишних вопросах, имеет смысл большую часть пресс-конференции посвятить изложению своих взглядов, оставив время на несколько вопросов и, извинившись, закончить встречу. Если же интересно как раз ответить на большее число вопросов, то большую часть встречи целесообразно посвятить ответам на вопросы. Этот вроде бы чисто процедурный момент очень важен, и он полностью в руках организаторов. Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-60 минут. Затягивать ее нецелесообразно. Это не представительный прием, а рабочий контакт с представителями СМИ. Пресс-конференцию полезно записывать на магнитофон или видео, чтобы иметь возможность анализа ее хода, разрешить возникшую впоследствии конфликтную ситуацию. Такая запись может быть полезна и для журналистов, которые могут к ней обратиться в случае необходимости.

Придя на пресс-конференцию, журналисты, несомненно, что-то запишут, что-то задиктуют на диктофоны, что-то зафиксируют на магнитофонах, но все-таки ваша совесть будет в большей степени чиста, если вы дадите им в руки текст в адекватным (на ваш взгляд) пониманием существа вопроса. Да и журналисты любят столь профессиональное отношение к организации встречи с ними, задавая более осмысленные и продуманные вопросы и унося ваш текст, с которым они могут поработать позже. Поэтому резко повышают эффективность пресс-конференции раздаточные материалы. Помимо краткого или расширенного текста с изложением выступления, это могут быть: пресс-релизы, факт-листы, кейсы, справки, заявления и т.д. Пользуясь случаем, можно раздать также и другие материалы (рекламные материалы, буклеты и т.п.).

Разнообразит и производит большее впечатление от пресс-конференции дополнение слов и текстов наглядными материалами, изобразительным рядом: демонстрация фотографий, слайдов, кино- и видео-материалов, моделей, образцов продукции и т.п.

Вся эта информация раздается на пресс-конференции или высылается заранее (в том числе по электронной почте) бесплатно и без обязательств СМИ на ее обязательную публикацию. Соответствующая редакция или журналист вольны поступить так, как им представится интересным: опубликовать информацию, воспроизведя текст или, заинтересовавшись ею, подготовить интервью, проблемную статью или серию материалов.

Для анализа эффективности работы необходимо вести регистрацию всех раздаточных материалов и их рассылки.

В случае масштабной и ответственной пресс-конференции все раздаточные материалы могут быть собраны в специальную пресс-папку, вручаемую журналистам при регистрации.

Содержание пресс – папки:

o Папка-обложка с фирменном стиле

o Приглашение на мероприятие

o Программа мероприятия

o Пресс – релиз

o Визитные карточки основных участников пресс – конференции

o Список наиболее часто задаваемых вопросов и ответы на них

o Краткая справка о службе-организаторе пресс-конференции

o Общий список приглашённых: представителей органов власти, бизнеса, общественных организаций, экспертов, журналистов

o Приветствие от имени руководства администрации

o Было бы желательно иметь приветствие от имени крупного и авторитетного руководства.

o Фотографии первых лиц

o Краткие биографии первых лиц

o Краткие выступления первых лиц.

o Презентация по главной теме (CD, дискета или бумажный носитель).

o Набор технических информационных материалов по теме.

o Краткие выступления специалистов по теме.

o Статистические данные по теме пресс-конференции

o Русский (английский) вариант презентационного буклета.

o Информационный бюллетень или другое издание администрации (последний выпуск)

o CD со всеми материалами презентации (включая материалы для прессы и все фотографии).

o Фотографии с мероприятия (для печатной прессы).

o Видео - релиз компании в формате VHS и BETA.

o Сувениры (для прессы и гостей).

o Фирменный пакет.

o Бейджи для журналистов, организаторов и приглашенных гостей.

Сценарий пресс-конференции включает: открытие, вступительное слово ведущего, выступления основных спикеров и приглашенных экспертов, вопросы и ответы, закрытие, неофициальную часть.

Дата добавления: 2014-01-13