Передача документов и работа исполнителей с документами

Прием и Обработка поступающих документов

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.

Поступившие документы принимает и обрабатывает служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.

Правила первичной обработки поступивших документов:

1 Обработка поступающих документов проводится в день их поступления.

2 Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).

3 Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).

4 Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

Конверты, подкалывают к документу если:

- На документе отсутствует обратный адрес.

- Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

- Если полученный документ носит личный характер, а на конверте нет надписи «Лично».

- Письма с обращениями граждан.

5 Документы с пометкой «лично» и на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.

6 На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.

7 Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы забирают секретари структурных подразделений.

В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.

Документы передаются из службы экспедиции – в канцелярию – в структурные подразделения через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных учреждениях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.

Входящие документы можно разделить на ряд самостоятельных документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.

Если регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее. Если регистрация осуществляется в канцелярии, затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

Дата добавления: 2014-01-11