Рассмотрим порядок работы в Access

Этап 1. Создание новой БД.

Запустите систему Access. Установите переключатель «Новая база данных» и нажмите “OK”. Введите имя новой БД и нажмите “Создать”. После этого БД будет создана и появится набор из следующих вкладок: таблицы; запросы; формы; отчеты; макросы; модули.

Этап 2. Создание таблицы.

При выборе вкладки Таблицы и нажатии “Создать” появляются возможные режимы создания таблицы. Различают 3 основных режима создания таблицы: режим таблицы; конструктор; мастер таблиц. Кратко рассмотрим реализацию каждого из этих режимов.

При запуске Режима таблицы на экране дисплея появится двумерная таблица (рис. 1).

Рис. 1. Вид пустой таблицы

Создание новой таблицы лучше начинать с указания полей данной таблицы. Для этого необходимо подвести указатель мыши к одному из полей, например, к полю 1. И когда указатель мыши изменит свой вид (стрелка, направленная вниз), следует вы-

звать контекстное меню (здесь и далее эта процедура выполняется нажатием на правую кнопку мыши при ориентации ее на правду) и выбрать пункт «Переименовать столбец».

Когда наименования всех полей будут введены, можно непосредственно осуществлять ввод информации в таблицу. При запуске режима Конструктор на экране дисплея появится основное окно Конструктора (рис. 2).

Рис. 2. Основное окно Конструктора таблицы

В этом режиме пользователь может сразу задать имена всех полей, а также указать тип данных, которые будут храниться в каждом из этих полей. Когда вся эта информация будет занесена, достаточно просто выйти из этого режима. При этом Access дополнительно спросит: как назвать данную таблицу и задать ли для нее ключевое поле (первичное).

При запуске режима Мастер таблиц на экране дисплея появится основное окно Мастера таблиц.

Этап 3. Создание и открытие запроса

Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде – набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы с помощью мастера, так и самостоятельно.

Для создания нового запроса в режиме Конструктора необходимо:

- В окне База данных выберите вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать.

- Выберите режим Конструктор.

- В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таб­лиц, по полям которых будет производиться запрос, нажи­мая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.

- Нажмите кнопку Закрыть.

В результате появится следующее окно БД.

Рис. 3

В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса (рис. 3) указы­ваются условия отбора выводимых на экран полей и записей од­ной или нескольких таблиц и порядок их отображения.

MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

- запрос на выборку - является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выпол­нении;

- перекрестный запрос - применяется в том случае, если необхо­димо объединить данные в формате строк-столбцов. В качестве заголовков для столбцов при проектировании таких запросов можно указать значения некоторых полей или выражений.

- параметрический запрос - как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В качестве параметра может быть текст, смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне.;

- запрос на создание таблицы;

- запрос на обновление;

- запрос на добавление записей;

- запрос на удаление записей - с помощью данного типа запросов можно обновлять, добавлять или удалить, из таблицы группу блоков данных, отобранных по определенным критериям. При этом следует тщательно проанализировать критерии отбора, поскольку эту операцию нельзя отменить.

Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после выво­да на экран окна Запрос в режиме Конструктора. В некоторых случаях MS Access выводит на экран диалоговое окно непосред­ственно перед началом запроса, в других же — изменяет список полей бланка запроса так, чтобы можно было задать необходи­мые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса.

Вычисляемые поля в запросах.

Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столб­ца бланка запроса. После выполнения запроса вычисляемое по­ле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.

1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей, записанных в квадратные скобки и какой-либо
арифметической или другой операции. (Например сумма:[цена]*[количество]).

2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение1», используемым в качестве имени вычисления выражения.

3. В режиме конструктора запроса измените «Выражение1» на более значимое.

Для того, чтобы ввести сложные вычисления, используйте Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки Построить панели инструментов, либо соответствующей командой контекстного меню. Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.д.) при помощи кнопок и списков.

Этап 4. Создание формы.

Формы Access позволяют создавать пользовательский ин­терфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же са­мых функций можно использовать режим таблицы, формы пре­доставляют преимущества для демонстрации данных в упорядо­ченном и привлекательном виде.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в кото­ром имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое по­ле разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; помещать вычисляемые поля; намно­го проще работать с большими текстами поля типа MEMO в тек­стовом окне с полосами прокрутки.

Форма строится на основе Access-таблицы или запроса. При ка­ждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим кон­структора, режим формы и режим таблицы. Для перехода из од­ного режима в другой используются команды меню Вид или кнопка Вид панели инструментов.

Microsoft Access предоставляет быстрый способ создания фор­мы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он зада­ет пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Ре­зультатом диалога пользователя и Мастера форм является «гото­вая к работе» форма.

Для создания формы самостоятельно без помощи Мастера форм необходимо:

1. В окне База данных щелкните на вкладке Форма.

2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Новая форма.

3. Если форма создается на основе таблицы, то выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы.

4. Щелкните на кнопке Конструктор. При открытии окно кон­структора Форма содержит одну область – область данных. Помимо этого, форма может содержать область заголовка, примечания и колонтитулов (верхнего и нижнего). Для добавления этих областей используются команды Вид – Заголовок – Примечание формы и Вид – Колонтитул. (Данные размещаемые в заголовке, в области данных и примечания, отображаются в форме. Области колонтитулов отображаются только при печати.)

5. Для индикации инструментального окна выберете команду Вид – Панель элементов.

Выберите команду Вид – Список полей для выбора полей, которые будут включены в форму. Разместите поля в области данных. Поля, добавляемые таким способом, состоят из надписи и поля для ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу автоматически добавляется манипулятор перемещения и можно перемещать их в паре или по отдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект Надпись и нажать клавишу <Delete>.

Этап 5. Создание отчета

Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в вы­сококачественном варианте. В Access отчет представляет со­бой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для выво­да в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не эк­ранные, а печатные документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объеди­нить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в од­ном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.

Далее отчеты создаются аналогично формам: с помощью М астера или К онструктора.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печати программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от ОС. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск – Настройка – Принтеры – Установка принтера, после чего установить драйвер любого принтера, доступного ОС.

Дата добавления: 2014-01-13