Системы электронного документооборота

Динамизм современного рынка заставляет предприятия искать новые подходы к решению задачи управления информацией. Для обеспечения непрерывного и плодотворного взаимодействия сотрудников, партнеров и заказчиков требуются адекватные инструменты, которые поддерживали бы такое взаимодействие и обеспечивали организацию обменом информацией внутри и вне компании на протяжении всего ее жизненного цикла.

Носителем информации для выработки управленческого решения и фактическим подтвержде­нием распоряжений и указаний официальных лиц является документация, что доказывает важность изучения доку­ментирования как существенной составной части системы управления предприятием. Документирование информации – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами госу­дарственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов и безопасность Российской Федерации. На территории Российской Федерации понятие документирования регламентируется законом «Об информации, информатизации и защите информации», принятым Государственной Думой 25.01.1995 г.

Цель документирования – придание информации юридической силы, что происходит при размещении информации на носителе по утвержденной органом управления форме, сопровождении ее установленными реквизитами регистрации и учета, указании на создателя (юридическое или физическое лицо), наличии подписи ответственного лица, даты изготовления и даты внесения изменений.

Документ, полученный из автоматизированной информационной сис­темы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи при соблюдении установленного режима эксплуатации.

Перечень документированной информации, порядок и условия ее предоставления предприятиями государственным органам утверждается Правительством Российской Федерации. Регистрация и учет ин­формационных ресурсов осуществляется Комитетом по политике ин­форматизации при Президенте Российской Федерации. Порядок учета информации, сроки хранения информации в государственных информационных ресурсах устанавливаются законом. Порядок накопления, хранения и обработки документированной информации с ограниченным доступом, правила ее защиты и порядок доступа к ней определяются органами государственной власти, ответственными за определенный вид информации.

Делопроизводство и документооборот – основные процессы, обеспе­чивающие информацией лиц, принимающих решения. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Целью создания электронного документооборота и делопроизводства является документационное и информационное обеспечение задач управленческой деятельности.

Документы, используемые на предприятии, можно разделить на две категории: документы для автоматизации учрежденческой деятельности (электронная почта, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных) и документы, предназначенные для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач. С документами выполняются следующие основные действия:

· создание документа – для каждого документа определяется дата и время создания, автор, статус (черновик, рабочий, утвержденный и пр.), гриф секретности;

· утверждение документа – после создания документ требуется завизи­ровать, процесс утверждения документа зависит от специфики документооборота и подразделяется на строго формализованный (для каждого документа утвержден свой маршрут) и неформализованный (используется открытый маршрут);

· использование документа – после редактирования и утверждения до­кумент поступает в архив, где доступен группе лиц (в зависимости от грифа секретности).

Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления документов, выполняемые пользователем, проходили процесс утверждения и фиксировались. Внедрение системы электронного документооборота должно обеспечить хранение всех версий документов и фиксировать все действия, производимые над ними: создание, рецензирование, редактирование, утверждение, списание в архив.

Система электронного документооборота (СЭД) – это комплекс программ, созданных для контроля создания и управления документами в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес-процессами предприятия. Система электронного документооборота должна удовлетворять следующим требованиям:

– управлять процессом создания, сбора, обработки и распространения информации;

– гарантировать надежное хранение документов и их описаний, обеспе­чивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра;

– обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикацию, блокировку доступа к изъятому документу, передачу документа для хранения в архиве);

– обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, много­форматными документами, приложениями к документу и различными его версиями;

– обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению;

– допускать задание пользователем различных типов документов, соз­дание и редактирование карточек (атрибутов) для них;

– поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска доку­мента и осуществлять поиск документов;

– обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу и на основе иерархической структуры организации;

– обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, нацио­нальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями;

– обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую оче­редь регистрационных карточек документов;

– поддерживать технологию HSM;

– протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы, для чего необходимо наличие развитых средств адми­нистрирования;

– поддерживать удаленный доступ к информации.

– использовать алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

– осуществлять цифровую подпись;

– содержать средства контроля исполнения поручений;

– осуществлять интеграцию с офисными приложениями и информаци­онными системами.

Требования, предъявляемые к архитектуре СЭД:

· наличие выделенного сервера приложений;

· наличие тонкого клиента;

· поддержка доступа к документам с использованием браузера;

· многоплатформность для обеспечения масштабируемости.

Требования, предъявляемые к открытости и интеграции СЭД с другими системами:

– интеграция со средствами потокового ввода документов;

– интеграция с офисными приложениями;

– интеграция с электронной почтой;

– наличие развитого программного интерфейса (API);

– интеграция со стандартными службами каталогов (например, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

– возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкрет­ные задачи;

– возможность дополнения системы собственными специализирован­ными компонентами;

– наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД для хранения атрибутов документов в случае использования внешней базы данных.

СЭД в системе управления предприятием предназначена для создания проектов документов и их согласования, электронной рассылки документов, регистрации документов, контроля исполнения распоряжений, учета служебной корреспонденции, поиска необходимых документов. На показано место системы электронного документооборота в системе управления предприятием.

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30 % занимают издержки производства, остальное – это компенсация стоимости разработки автомобиля (стоимости деятельности инженеров и управленцев), поэтому снижение себестоимости состоит в оптимизации деятельности управленческого персонала.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, на­сколько документы (неструктурированная информация) определяют ин­формационное наполнение деятельности предприятия.

В системах электронного документооборота документ представляет собой основную единицу информации. Существование системы доку­ментооборота посвящено хранению документа с его свойствами и историей жизни и обеспечению его жизнедеятельности. Современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Жизненный цикл документа в СЭД состоит из 4 этапов.

1-й этап: рождение. Документ при создании регистрируется в карточке учета: его нельзя удалить, переименовать или переписать поверх. Все действия протоколируются и их следы остаются. В случае необходимости система сохранит все предыдущие варианты и удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

2-й этап: становление. Любой документ начинается с черновика, кото­рый впоследствии коллективно редактируется. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки «check - out, check-in», чтобы в определенный момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность создания локальных копий документа. После редактирования документу автоматически присваивается новый номер версии, причем прежняя версия документа сохраняется и ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия участников процесса документируются.

3-й этап: публикация. Публикация – это момент, после которого доку­мент «умирает». При необходимости редактирования на основе опубли­кованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В разных системах СЭД выполнение этой функции отличается: создается полностью новый документ или новая версия.

4-й этап: архивирование. После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько предусмотрено регламентом организации.

Создание архива представляет собой сложную задачу, зависящую от потребностей организации. Например, документы, к которым часто об­ращаются, необходимо хранить на быстрых носителях, документы, которые редко используются – на менее дорогих медленных носителях. Для решения таких задач используются технологии управления иерар­хическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» и управляют переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM встроены в Windows 2000, существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность, например, продукты серии DiskXtender компании Legato Systems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator и др.

Управление жизненным циклом информации (information lifecycle management, ILM) основано на оценке уровня значимости для предприятия той или иной информации на каждом этапе ее существования. Значимость определяется правилами и процедурами компании: сотрудники, государственные регулирующие органы, заказчики и партнеры влияют на бизнес-правила, выступая в роли авторов различных типов информации. СЭД управляют информацией на основе этих пра­вил, сопровождая ее на всем жизненном пути.

Системы электронного документооборота содержат следующие обя­зательные типовые компоненты:

· хранилище карточек (атрибутов) документов;

· хранилище документов;

· компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения набора полей (карточек), характеризующих документ. Для каждого типа документа (договор, спецификация, письмо и пр.) заводится своя собственная карточка. Карточки имеют обязательные поля, общие для всех типов документов, и специальные поля, относящиеся к документам определенного типа. Например, общие поля: уникальный номер документа, название, автор, дата создания; специальные поля документа типа «договор»: дата подписания, срок действия, сумма договора.

Типы документов могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Развитая система управления документами может поддерживать достаточно большую вложенность подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии и проектирование карточек является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Дополнительно документам можно присваивать категории, причем один документ может одновременно принадлежать нескольким категориям. Категории выстраиваются в дерево категорий, например, категория «Юридические документы», подкатегории: «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категория «Документы отдела продаж», подкатегории: «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Документ «Договор на продажу» одновременно относится к подкатегориям «Договоры» («Юридические документы») и «Договоры на продажу» («Документы отдела продаж»), которые относятся к разным ветвям в иерархии категорий.

В результате появляется возможность поиска документа в дереве на основе его классификации, причем один документ может встречаться любое число раз в разных узлах иерархии. Для организации хранилища карточек используются три варианта решения.

1. Использование собственного хранилища. Решаются следующие задачи: хранение карточек, создание иерархии карточек, использование эффективных алгоритмов поиска информации в карточках. Недостатки: невозможность использования стандартных ресурсов имеющейся информационной среды, зависимость важной информации от поставщика СЭД. Примеры: «Documentum», «Евфрат» («Cognitive Technologies») и «Гарант-Офис» («Гарант Интернейшнл»).

2. Использование стандартных СУБД. Примеры: «Дело» («ЭОС»), «1С:Архив» и DocsFusion («Hummingbird»). Недостатки: реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД; сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, имеющих сложную структуру; трудности при переходе с одной версии СЭД или СУБД на другую.

3. Использование средств среды, на основе которой построена СУБД. Предоставляется возможность использовать механизмы среды, в том числе средства резервного копирования, средства репликации[11], средства по­иска и т.д. Недостатки: необходимость наличия определенной среды для работы с СЭД; наличие ограничений, которые накладывает конкретная среда на структуру баз данных. Большинство систем такого типа построено на основе Lotus Notes/Domino.

Для реализации хранилища документов существует два подхода.

1. Хранение в файловой системе. Большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе. Недостаток: понижение степени безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении.

2. Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или ис­пользующие хранилище среды, на основе которой построены. Данный подход может гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Пример: Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», «CompanyMedia»). Недостаток: возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях.

Для идентификации документа в СЭД используется электронно-цифровая подпись. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это последовательность символов, полученная в результате криптографического преобра­зования электронных данных, которая добавляется к блоку данных и по­зволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собст­венноручной подписи.

Организация электронно-цифровой подписи наиболее проста с помощью симметричного ключа, при использовании которого для зашифровки и расшифровки служит один и тот же ключ (шифр, способ). Главной проблемой симметричного шифрования является конфиденциальность передачи ключа от отправителя к получателю. Раскрытие ключа в процессе передачи равносильно раскрытию документа и предоставлению злоумышленнику возможности его подде­лать.

В 70-х гг. ХХ в. был изобретен алгоритм асимметричного шифрования – документ зашифровывается одним ключом, а расшифровывается другим. Отправитель, вычислив хеш-функцию документа, зашифровывает ее значение своим секретным ключом и передает результат вместе с текстом документа. Хеш-функция определяется как уникальное число, полученное из исходного файла путем его обсчета с помощью сложного алгоритма.

Получатель по тому же алгоритму вычисляет хеш-функцию документа, с помощью предоставленного ему отправителем открытого ключа расшифровывает переданное значение хеш-функции и сравнивает вычисленное и расшифрованное значения. Если вычисленное и расшифрованное значения хеш-функции совпадают, то документ не был изменен. Любое искажение (умышленное или неумышленное) документа в процессе передачи даст новое значение вычисляемой получателем хеш-функции, и программа проверки подписи сообщит, что подпись под документом неверна.

Важную роль в системе электронного документооборота играет ад­министратор системы, который обеспечивает контроль за соблюдением абонентами единых правил работы, участвует в разборе конфликтных ситуаций, управляет ключевой системой и поддерживает у всех абонентов справочники открытых ключей в актуальном состоянии. Справочники меняются регулярно, например, при изменении списка участников, при замене ключей в случае их компрометации и пр.

Основные тенденции развития систем документооборота:

– повышение эффективности поиска информации, интеграция со сред­ствами публикации информации в сетях, автоматическая сорти­ровка и рубрикация документов;

– внедрение средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск ин­формации и интеллектуальное автоматическое реферирование тек­стов на основе смысла.

Существующие на рынке системы можно условно разделить на три группы:

· системы западного производства: Documentum, DOC­SOpen/DOC­SFu­sion, Lotus Domino.Doc;

· системы локального (Россия, Украина) производства, в основу кото­рых заложен Lotus Domino/Notes: CompanyMedia (ИнтерТраст), OfficeMedia (ИнтерТраст), БОСС-Референт (АйТи), ЗОЛУШКА НТЦ (ИРМ), Эскадо Интерпроком (ЛАН);

· полностью локальные разработки: 1C:Архив (1C), RBC Docs (РБК СОФТ), DocsVision (Digital Design), IIG Intravert (IIG), IT (Inco-IncoFlow), LanDocs (Ланит), Optima-WorkFlow (Optima), VisualDoc (ЦентрИнвест Софт), Гран Док (Гранит), Дело (ЭО0С), ДокМенеджер (СофтИнтегро), Евфрат Cognitive (Technologies), Эффект-Офис ИКК (Гарант Интернэшнл).

Наиболее популярны в России системы, предназначенные для крупных предприятий: Documentum, DOCSOpen/DOCSFusion и системы, основанные на Lotus Domino/Notes.

Дата добавления: 2014-01-13