Готовность предприятия к использованию автоматизированной системы управления

Когда результат одной операции однозначно определяет начальные условия следующей операции, то операция линейная, для человека же она представляется рутинной. Например, один сотрудник выписал накладную клиенту для получения товара, а другой должен на складе выдать товар по этой накладной. Затем сотрудник в бухгалтерии обязан учесть расход данного товара с данного склада данному клиенту. Эта операция тривиальна, когда она однозначна. Если же однозначность отсутствует (как это бывает в реальной жизни), то необходимо определить точки принятия решения и ответственность за принятое решение. Если не касаться перспектив использования в этих точках интеллектуальных систем, то в общем случае ответственность за принятое решение лежит на человеке. Посмотрим на примере, где человеку необходимо принимать решения или, что, в общем, одно и то же, нести ответственность.

1. Сотрудник выписал накладную клиенту, который не оплатил товар.

2. Накладная выписана на товар, которого нет на складе.

3. Накладная выписана на количество товара, превышающее его наличие.

4. Накладная выписана не на тот товар, который заказал и оплатил клиент

(другой артикул, например).

5. Клиент не пришел на склад за товаром по выписанной накладной.

6. Клиент отказался получать товар или его часть из-за обнаруженных

дефектов.

7. По просьбе клиента на складе ему вместо товара, указанного в

накладной, выдали другой товар, к тому же отличающийся по цене.

8. Клиент потерял накладную по пути на склад.

9. Кладовщик неправильно оприходовал товар по количеству и номенклатуре.

10. Кладовщик похитил или укрыл товар.

11. Кладовщик ошибся при отпуске товара.

12. Кладовщик потерял накладные.

Здесь перечислены далеко не все возможные ситуации в этой простой цепочке операций. Нестандартные ситуации влекут за собой потери времени или денег. Сокращая время на их разрешение, или предотвращая их, мы экономим деньги.

Однако нам нечего будет экономить, если персонал не будет знать, как

отрабатывать стандартные ситуации, а тем более нестандартные.

Если персонал это знает, то независимо от использования средств

автоматизации на предприятии труд систематизирован. В таком случае даже использование автономных средств автоматизации принесет ощутимый результат. Для подобных предприятий легко создавать АСУ, беда только в том, что таких предприятий крайне мало. Большинство предприятий характеризуется той или иной энтропией. Поэтому прежде чем начать автоматизацию, следует оценить степень систематизации труда на предприятии и, насколько это удастся, свести труд отдельных людей в систему.

Организацией труда на предприятии призваны заниматься менеджеры. Помимо общего знания о технологических процессах, они имеют конкретный опыт работы на данном предприятии, так как именно им приходится разрешать нестандартные ситуации. Идеальный вариант, когда на предприятии один менеджер и он же - директор (да к тому же и владелец). Тогда ему достаточно делового набора

Microsoft под Windows и пакета элементарных программ для сотрудников. К сожалению, такой идеальный вариант может быть реализован только в очень маленькой фирме с толковым и энергичным владельцем. Однако в большинстве же случаев владельцу -индивидуальному или коллективному — приходится организовывать труд на предприятии с привлечением менеджеров по найму.

Лемма*. Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух,

ведь двоим нужен третий, чтобы разделить сферы ответственности. Так на предприятии возникает структура системы управления. Даже в самом простом случае мы получаем трехуровневую иерархическую систему управления.

Предположим, что в какой-то момент на предприятии создана оптимальная

система управления (речь идет о "живой", человеческой, а не об

автоматизированной системе управления). Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго жить с этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются, и эти изменения должны отражаться в системе. Поэтому необходимы средства поддержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.

К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать побочные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации. Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации. Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации. Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем

информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду "автоматизаторов", которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные "русла", "обвяжут" сетями, и справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка. Наш же опыт показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет. Кто будет ставить задачу "автоматизаторам"? Те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Но когда начинается обследование их деятельности, то выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего

контролирующего звена. Подобные звенья в системе многократно дублируют исходную информацию и, следовательно, порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознаются в этом и будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.

Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом думать, что и как она будет делать. Такая ситуация встречается не так уж редко. И в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование "живой" системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив. В общем случае для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности через некоторое время данная

система перестанет быть адекватной "живой" системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно работать. Итак, как всегда, истина лежит посредине. Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее "живой" системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стабильно растут. Теперь перед руководством фирмы встает вопрос: «Создавать самим или заказать на стороне систему автоматизации фирмы?».

Дата добавления: 2014-01-13