Реєстрація документів

Реєстрація документів – присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.

1. Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи.

2. Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:

- коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта;

- якщо на конверті проставлена помітка “Секретно”, “Конфіденційно”,

“Для службового користування”.

3. На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів.

4. Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням.

5. Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом “НА РОЗГЛЯД”, де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд.

6. Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.

Реєстрація документів — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструкцією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування.

До цього переліку можуть входити:

1) листи, що надійшли, й копії до відома;

2) телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

3) графіки, наряди, заявки, рознарядки;

4) зведення та інформація до відома;

5) навчальні плани, програми (копії);

6) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

7) прейскуранти (копії);

8) норми витрат матеріалів;

9) поздоровні листи й запрошення;

10) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

11) наукові звіти;

12) щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;

13) форми статистичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення колегіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою:

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

4. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Вітальні листи й запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Дата добавления: 2014-01-11