Деловая переписка

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, по средствам факсимильной связи и т.п. Так как письма выступают связующим звеном между предприятиями, они занимают 80% входящей и исходящей документации.

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.

Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: "Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования", или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты - адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюция руководящего работника.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

ü гарантийное письмо;

ü информационное письмо;

ü сопроводительное письмо;

ü письмо-извещение;

ü письмо-приглашение;

ü письмо-подтверждение;

ü другие виды писем.

Образец письма см. приложения.

ЗАДАНИЯ:

1. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

2. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легких автомобилей за сданное зерно.

3. Составить письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливноэнергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

4. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества «Алекс» на поставку строительных материалов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Назовите виды писем?

2. Каковы правила составления писем?

Дата добавления: 2014-01-14