Оформление дел

Исполненных документов в учреждениях и фирмах накапливается много. Чтобы в них легко было разобраться, документы группируются в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел систематизация документов внутри дела».

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела по обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Дела предприятия подлежат организации при их заведении и по завершении года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи, внесение необходимых уточнений.

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизации документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются. При подготовке дел к подшивке, переплёту металлическую скрепления из документов удаляются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, это около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

С целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа.

Заверительная надпись, оформляемая в конце дела, составляется для учёта количества листов в деле и фиксации их особенностей. Подписывается заверительная надпись её составителем.

Внутренняя опись помещается в начале дела. Её листы не входят в валовую нумерацию листов дела, а указываются в листе-заверителе отдельно через «+». Подписывается её составителем.

Подготовка документов к архивному хранению.

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Принято выделять четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие сдаче в государственный архив,

- длительного хранения в архиве организации

- временного хранения

- подлежащие уничтожению с истекшим сроком хранения.

Для временного и длительного хранения создаётся архив организации. Для ведения архива выделяется штатная должность «архивариус». Архив подчиняет непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят: прием, учёт и хранения документов, законченных делопроизводством; организационно-методическая работа по архивным документам.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3-5 лет. После истечения этого срока решается дальнейшая судьба документов – передать их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Как правило, проводится экспертиза ценности документов в несколько этапов. Начинается она в текущем делопроизводстве и заканчивается в архиве. Первым этапом можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения документов. Второй раз ЭЦД проводится, когда документы вышли из оперативной работы при подготовке их к длительному хранению в архиве предприятия.

ЭЦД в организациях проводится под руководством экспертной комиссии. Порядок организации работы экспертных комиссий и их функции распределены в основных правилах работы ведомственных архивов. ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, обычно состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии можно выделить:

- рассмотрение проектов номенклатуры дел организаций и ее структурных подразделений,

- организацию ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел срок хранения истек,

- внесение на рассмотрение комиссией государственной архивной службы предложений об установлении или изменении сроков хранения документов,

- проведение инструктажа, методического руководства и консультаций сотрудников документосоздающих служб и подразделений.

Для удобства оперативности работы экспертной комиссий документы принято разделять на три группы:

- основную документацию,

- оперативную,

- документы по личному составу.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учрежденьями перечни документальных материалов

1.3.1 Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Образец внутренней описи см. приложения.

1.3.2 Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе и отражает, при необходимости особенности физического состояния дела (например: наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.д.).

Образец заверительной надписи см. приложения.

1.3.3 Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

Образец описания дела см. приложения.

1.3.4 В акт о выделении документов к уничтожению включаются не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения.

Образец акта о списании см. приложения.

ЗАДАНИЯ:

1. Разработать фрагмент номенклатуры дел.
2. Разработать нумерационный «лист - шахматку» для Дела «Переписка»..
3. Осуществить регистрацию исходящего письма деловому партнеру.
4. Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего, отметить поставку документа на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения и направить.
5. Заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК), отметить поставку документа (письма) на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения и направить.
6. Осуществить регистрацию внутреннего документа (приказа организации).
7. Подготовить документы к архивному хранению.
8. Сгруппировать документы в дело.
9. Заполнить внутреннюю опись.
10. Заполнить лист-заверитель дела.
11. Оформить дело временного (свыше 10 лет) хранения.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Раскройте структуру и функции службы документационного обеспечения.
2. Что понимается под документооборотом?
3. Расскажите о правилах приема и первичной обработки документов.
4. Определите, в чем заключается общие правила регистрации документов?
5. Для каких документов устанавливаются сроки испытания?
6. Что такое номенклатура дел?
7. Какие требования следует соблюдать при формировании дел?
8. Что означает экспертиза научной практической ценности документа?
9. Каков порядок формирования и подготовки его к передаче в архив?

Дата добавления: 2014-01-14