Определение отчетов

Отчеты представляют собой специальные объект, посредством которых можно создавать макеты документов, предназначенных только для вывода результатов обработки информации на экран или печатающее устройство. Обычно макеты документов формируются для листов бумаги определенного формата.

По своей структуре макеты отчетов сильно напоминают макеты форм, однако существует ряд серьезных отличий, связанных с особенностями отображения исходной информации.

Идея формирования отчета заключается в том, чтоб указать системе, в каком виде и в каком порядке должна выводиться информация на печать, а система самая повинная правильно расположить эту информацию на листах бумаги избранного формата.

Пустые отступления от каждого края листа к краю области, в которой распечатывается информация, называются полями. К верхнему и нижнему полю примыкают специальные области, что называются колонтитулами («титулы» для каждой страницы). Информация, помещенная в колонтитулы, печатается на каждом листе отчета. Любой из колонтитулов (или оба сразу) могут отсутствовать. Заглавие отчета, печатается только один раз в начале первого листа. Для отчетов верхний колонтитул первого листа печатается сразу под заглавием отчета. Дальше распечатываются данные, что отображают строки источника записей. Это область данных. Она размещается на каждом листе между верхним и нижним колонтитулами. Примечание отчета печатается также один раз на последнем листе сразу после области данных. Как заглавие, так и примечание отчета могут отсутствовать.

Верхний колонтитул на всех других листах, кроме первого, располагается из самого верха страницы. Нижний колонтитул на всех листах одинаковый и содержит информацию о текущей дате и номере страницы.

Как источник данных отчета, также как и для формы, могут выступать таблица или запрос.

Как элементы управления в отчетах в основном используют надписи, поля, линии и прямоугольники. Для линий в основном устанавливаются такие характеристики, как цвет и толщина. Для надписей и полей — шрифты с разными атрибутами, прозрачность, цвет, стиль.

Необходимо еще учитывать, что за характером вывода информации в область данных отчет очень похожий на ленточную форму. Поэтому высота области данных макета должна быть ровной высоте области, что занимает на бумаге одну запись (строка в области данных).

Вся постоянная информация формируется посредством элементов «Надпись», переменная информация (данные записей, значения формул и т.п.) — посредством элементов «Поле».

При проектировании отчета необходимо учитывать размеры всех областей на избранном формате бумаги.

Для установки размеров полей и формата листов бумаги для отчета можно воспользоваться командой меню «Файл Параметры страницы...».

Для того, чтобы увидеть, в каком виде отчет будет распечатываться на бумаге, но без вывода на печать, можно перейти в режим предыдущего пересмотра, выполнив команду меню «Файл Предыдущий пересмотр» или «Вид Предыдущий пересмотр». В окне отчета будет показан первый лист, который можно пересмотреть в увеличенном или уменьшенном виде, выполняя щелкание мышью по нужным областям этого листа. В нижней части окна имеются кнопки для листания отчета по страницам. Для возвращения в режим конструктора нужно выполнить команду меню «Вид Конструктор». Для окончательного вывода отчета на печать нужно выполнить команду меню «Файл Печать...» или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.

Для формирования отчетных документов на основе информации, что содержится в базе данных, создаются специальные объекты — макеты отчетов или просто отчеты, что описывают порядок вывода и форматирования данной информации на листах бумаги заданного формата. При открытии отчета СУБД каждый раз генерирует изображение листов бумаги с расположенными на них данными соответственно правилам, описанным в макете отчета. Вид отчета может быть изображен на экране монитора (режим «Предыдущий пересмотр») или распечатан на принтере (режим «Печать»).

Дата добавления: 2014-01-14