Различие между системами EDMS и САД

С точки зрения универсальности автоматизации EDMS ориентирова­ны на предприятие в целом, со всем его документационным фондом. САД же в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности — официального делопроизводства. Их можно рассматривать как некий аналог систем управления записями.

С точки зрения техники работы с документами: в EDMS объектом действия является содержимое документа, а в САД — его регистраци­онная карточка (РК), содержимое документа прикрепляется к РК.

3. Системы автоматизации деловых процессов (Workflow manage­ment systems) - данные системы часто называют системами управления деловыми процессами. Процесс может быть представлен в виде обработки события, которой могут заниматься разные исполнители, выполняющие определенные действия (например, они составляют документы, визируют их и т. п.). Последовательность совершения дей­ствий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут обработки события.

Маршруты обработки типовых, часто повторя­ющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям в виде маршрутных карт. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необхо­димые для этого данные. Идеология системы workflow предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу — определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее — выполняет система workflow.

Системы автоматизации деловых процессов позволяют (Слайд 24):

· описывание деловых процессов в терминах движения документов;

· координация деловых процессов друг с другом и реакция на собы­тия;

· моделирование деловых процессов;

· контроль выполнения деловых процессов;

· установление прав доступа пользователей;

· определение сроков выполнения операций и др.

4. Электронные архивы - основные функции электронных архивов (Слайд 25):

· ведение архива документов предприятия в иерархии папок,

· коллективный доступ и редактирование,

· хранение версий документов,

· выдача поручений и контроль исполнения,

· быстрый поиск нужной инфор­мации,

· обеспечение доступа по локальной сети, Интернету.

5. Системы управления записями (Record management) - Это системы поддержки жизненного цикла документа, автоматизации рутинных канцелярских процедур.

6. Системы управления «образами» документов (Imaging systems) - формирование архива документов предполагает их перевод из бумажной формы в электронную форму. При этом простого сохранения отсканированного документа недостаточно. Системы управления образами по­зволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, идентифицирующими документ в системе делопроизводства.

4.3. Основные функции систем управления электронными документами.

Основными функциями системы управления электронными доку­ментами являются ( функции даны в порядке убывания важности ) (Слайд 26):

1. регистрация документов;

2. контроль исполнения документов;

3. создание справочников и работа сними;

4. контроль движения бумажного и электронного документа, веде­ние истории работы с документами;

5. создание и редактирование реквизитов документов;

6. формирование отчетов по документообороту предприятия;

7. импорт документов из файловой системы и Интернета;

8. создание документа прямо из системы на основе шаблона (пря­мая интеграция);

9. работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

10. электронное распространение документов;

11. работа с документами в папках;

12. получение документов посредством сканирования и распознавания.

Более подробно необходимо рассмотреть, как весьма важные, технологии хранения электронных документов, реализуемые посредством АРМ (Слайд 27).

Документы по направлению информационных потоков разделяются (Слайд 28) на:

· входящие внешние документы, получаемые АРМ;

· исходящие документы, создаваемые на АРМ в ИС;

· внутренние документы ИС.

Входящие внешние документы регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция ИС на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД.

Исходящие документы машинного представления в заданном формате пред­ставления рассылаются получателям из АРМ с помощью стандартных информационных технологий. Для рассылки может использоваться:

· курьерская связь (передача печатных копий документов или машинных носителей),

· электронная почта, Интернет или корпоративная сеть,

· Web -публикации.

Внутренние документы обслуживают функции управления информационной системы, управляемой из АРМ, все формы документов и схема документооборота регламентированы.

Система хранения документов в электронном виде в ИС должна обеспечить (Слайд 29):

· централизованное хранение документов;

· ведение архива электронных документов;

· администрирование системы управления документами;

· санкционированный доступ и парольную защиту файлов, электронных доку­ментов в режиме чтения/записи;

· конвертирование файлов электронных документов в различные форматы;

· выбор носителей информации для организации системы хранения докумен­тов в соответствии с частотой обращения, сроком действия документа;

· быстрый просмотр документов различных форматов документов без загруз­ки исходных приложений;

· поиск документов по различным критериям отбора и др.

Использование систем управления электронными документами по­зволяет получить ощутимый экономический эффект, связанный со следующими факторами (Слайд 30):

· снижение стоимости хранения документов;

· уменьшение затрат на поиск документов;

· уменьшение затрат на копирование документов;

· уменьшение затрат на доступ к информации и обработку документов.

Косвенные преимущества:

· повышение скорости при­нятия и качества управленческих решений,

· улучшение контролируемости процессов со стороны руководства,

· повышение оперативности реагирования на изменение внешних факторов, например законода­тельства.

Дата добавления: 2014-01-14