Назначение, состав и принципы организации автоматизированных систем

Разрабатывается огромное количество различных АС: автоматизированные сис­темы научных исследований (АСНИ), системы автоматизированного проекти­рования (САПР), системы управления базами данных (СУБД), автоматизиро­ванные системы управления предприятиями (АСУП) и другие.

Внедрение сетевых технологий привело к возможности установления тесных взаимосвязей и дальнейшего слияния ИПС с АСУ. Тем более что порой бывает очень сложно определить, к какому классу систем (ИПС, АСУ или СУБД) сле­дует отнести ту или иную систему, внедряемую или внедренную, например, в фир­ме, и имеющую одинаково развитые возможности как по поиску информации, так и по ее аналитической обработке. В качестве мостика между этими система­ми может выступать информационное и программное обеспечение АС.

Одной из центральных задач, которые необходимо решить для создания инте­гральных или комплексных систем (на базе имеющихся ИПС и АСУ), становит­ся задача одноразового ввода информации в такие системы и многократного ис­пользования этой информации в работе самых различных подсистем и модулей.

Иными словами, в такой интегральной системе документ (как один из основных элементов информации) должен быть сложным и составным, позволяющим про­водить с ним самые различные процедуры. В связи с этим последнее время ши­рокое распространение получил такой класс АС, как системы управления доку­ментами (или системы автоматизации делопроизводства).

На отечественном рынке сегодня представлено много подобных систем. Их мож­но разделить на три большие группы.

· Собственные разработки отечественных фирм: «Дело-96» (компания «Элек­тронные офисные системы»); система «Золушка-WIN», «Служебная коррес­понденция» (НТЦ ИРМ, Москва), система «Кодекс: Документооборот», раз­работанная ГП «Центр компьютерных разработок» (консорциум «Кодекс», Санкт-Петербург) в целях реализации проекта Единой системы электронного делопроизводства и документооборота Администрации Санкт-Петербурга.

· Русскоязычные версии популярных разработок западных фирм (например, DocsOpen (PC DOCS) и LinkWorks (DEC)).

· Системы, созданные российскими компаниями на основе разработок западных фирм (например, система Office Media московской компании InterTrust (Lotus Notes), система «Ирида» московской компании IBS (Lotus Notes) и комплекс программ «Делопроизводство» челябинской фирмы ИнТорКон (Lotus Notes).

Состав и принципы организации таких систем рассмотрим на примере системы «Кодекс: Документооборот». Система позволяет:

- автоматизировать процесс делопроизводства;

- организовать электронное сопровождение бумажного документооборота;

- создать хранилища электронных текстов документов;

- повысить оперативность и качество принятия управленческих решений и т. п.

Функциональное построение системы основывается на нормативно-правовых актах Российской Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти. В основу системы заложен принцип модульности, который позволяет наиболее полно реа­лизовать функциональные потребности участников документооборота. Система включает функциональные подсистемы, показанные на рисунке

Рисунок – Функциональное построение системы

«Служебная корреспонденция» автоматизирует следующие функции делопро­изводства по работе со служебными документами:

- регистрация входящих и исходящих документов организации (подразде­ления);

- формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данно­го подразделеня;

- организация движения документов по исполнителям и контроль их испол­нением;

- постановка документов на централизованный контроль с передачей дан­ных в подсистему «Контроль исполнения документов». Данная подсистема предназначена для учета входящей, исходящей корреспон­денции и контроля за ее движением.

«Контроль исполнения документов» автоматизирует следующие функции де­лопроизводства по работе с контрольными документами:

- регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;

- регистрация переносов сроков заданий;

- автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных кон­трольных документов;

- формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данно­го подразделения;

- автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогич­ной подсистемой.

Подсистема «Контроль исполнения документов» является, прежде всего, сис­темой поддержки административного управления и целесообразна в органи­зациях, имеющих в структуре внутреннего управления выделенную функцию централизованного контроля исполнения поручений и документов.

«Система подготовки документов» позволяет создать электронный полнотек­стовый архив документов (банк документов) в процессе подготовки докумен­тов. Система интегрирована с продуктами MS Office. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, содержащихся в библиотеке базы данных «Кодекс». Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам пред­приятия или организации, где внедрена система. Система осуществляет учет использования бланков, требуемый по правилам делопроизводства. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что дает дополни­тельные возможности при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен с любого компьютера при наличии прав доступа.

Данная система применима в любой организации, где стоят задачи:

- создания корпоративного банка документов, предназначенного для опера­тивного информационного обеспечения сотрудников организации;

- электронного опубликования документов в сети.

«Система регистрации нормативных и распорядительных документов» ин­тегрирована с системой подготовки документов (на рис. обе системы представлены одной «Системой регистрации и подготовки документов»). Обес­печивает регистрацию документов организации, рассылку текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации.

«Справочная система документооборота» обеспечивает доступ к базам доку­ментов и позволяет оперативно получать информацию о документообороте с любого удаленного компьютера.

Подсистема «Обмен документами» осуществляет обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между тер­риториально удаленными подсистемами. При этом поддерживается механизм гарантированной доставки и подтверждения получения сообщений.

Подсистема «Учет кадров» предназначена для автоматизации кадрового де­лопроизводства и реализует следующие функции:

- ведение штатного расписания;

- регистрация фактов приема, увольнения, перевода сотрудников посредст­вом приказов;

- подготовка, учет и печать кадровых документов;

- ведение кадрового учета по категориям сотрудников;

- регистрация информации о персонале (трудовая деятельность, перемеще­ния по службе, образование, стаж общий и т. п.);

- контроль истекающих контрактов и другие.

«Оперативный контроль для руководителя» — подсистема автоматизации про­цессов управления. Позволяет быстро, без затрат времени на составление за­просов, отобразить оперативную информацию о фактическом состоянии дел по исполнению/рассмотрению всех находящихся в работе документов организа­ции, зарегистрированных с помощью данной системы. Руководителю предо­ставляется возможность контролировать работу каждого исполнителя, полу­чая при этом объективную информацию в реальном масштабе времени.

Список литературы

Дата добавления: 2014-11-07