Учебный вопрос №2. Рабочая среда Access 2003

Вид главного окна Access аналогичен окнам других приложений Microsoft Office System 2003. В верхней части окна размещаются его заголовок, строка меню и панель инструментов База данных (Database), в нижней части — строка состояния. Но самым важным элементом интерфейса в среде Office Access является окно базы данных. Оно является контейнером, содержащим все объекты базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Доступ к этим объектам осуществляется через окно базы данных.

Меню и панели инструментов

В Access 2003, как и в других приложениях Microsoft Office System 2003, используются два типа меню: раскрывающиеся и контекстные. Примером раскрывающегося меню является системное меню окна приложения, которое появляется при щелчке на значке приложения в левом углу заголовка окна приложения или при нажатии комбинации клавиш Alt+Пробел, Контекстное меню появляется на экране при щелчке на выбранном объекте правой кнопкой мыши. Оно содержит перечень возможных действий с данным объектом в данном контексте.

Строка меню под заголовком окна приложения содержит главное меню приложения, с помощью которого можно получить доступ к командам меню. Вид строки меню Access 2003 зависит от режима, в котором находится приложение.

На рис. 1.7 строка меню приложения соответствует режиму «база данных», когда активным окном является окно базы данных.

Ниже строки меню по умолчанию расположена панель инструментов с кнопками. Многие кнопки имеют тот же вид и назначение, что и в других приложениях Microsoft Office System, но, конечно, большинство кнопок предназначено для выполнения специфических функций Access. Кнопки панели инструмента дублируют часто используемые команды меню. Подведите к любой из кнопок указатель мыши и немного подождите. Появится всплывающая подсказка, которая объясняет ее назначение. В Access 2003 двадцать семь встроенных панелей инструментов, появляющихся на экране при различных режимах работы приложения. Кроме того, пользователь может создавать собственные панели инструментов.

Если всплывающая подсказка не появляется, значит, этот режим отключен.

Чтобы его включить, выполните команду Вид > Панели инструментов - Настройка (View Toolbars > Customize) и в диалоговом окне Настройка (Customize) на вкладке Параметры (Options) установите флажок Отображать подсказки для кнопок (ShowScreentips on Toolbars).

Меню и панели инструментов обычно отображают только часто используемые команды и кнопки. В этом случае у нижнего края раскрытого меню вы увидите двойную стрелку. Щелкните на ней или просто подведите к ней указатель, и меню раскроется полностью — или просто дважды щелкните на команде меню, оно тоже сразу раскроется полностью. Если выбрать команду меню, которая по умолчанию не отображалась, например Крупные значки (Large Icons) в меню Вид (View), то в дальнейшем она будет показываться в сокращенном списке. Если такое меню для вас неудобно, в том же диалоговом окне Настройка (Customize) на вкладке Параметры (Options) можно установить флажок всегда показывать полные меню (Always show full menus).

Когда в одной строке помещается несколько панелей инструментов, на каждой из них обычно присутствуют отнюдь не все кнопки. Двойная стрелка появляется у правого края панели, и если щелкнуть на ней, недостающие кнопки покажутся.

Меню и панели инструментов являются настраиваемыми, то есть можно менять состав кнопок, отображать дополнительные панели.

Окно базы данных

Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. Панель объектов находится в левой части окна. Она содержит ярлыки для каждого из объектов Access — Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros) и Модули (Modules) (см. рис. 1.7).

Для изменения представления объектов можно также воспользоваться кнопками (четыре правых) панели инструментов в верхней части окна базы данных.

Щелкните, например, на кнопке Мелкие значки.

Вы увидите представление списка в виде мелких значков (рис. 1.9). Объекты, представленные в виде значков (крупных или мелких), можно перетаскивать мышью и свободно располагать внутри окна базы данных. Если вы хотите, чтобы они располагались аккуратно друг под другом, как па рис. 1.8.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Выберите в контекстном меню команду Выстроить значки (Line Up Icons).

Существует еще одно представление списка объектов — и виде таблицы. Оно позволяет увидеть не только имя объекта, но и его описание — столбец Описание (Description), дату и время последнего изменения — столбец Дата изменения (Modified), дату и время создания — столбец Дата создания (Created), а также тип объекта — столбец Тип (Туре). Чтобы перейти к этому представлению, нажмите последнюю кнопку на панели инструментов окна базы данных.

В нижней части окна вы увидите полосу прокрутки. Переместите движок вправо, чтобы увидеть все столбцы таблицы. При этом можно легко менять ширину столбцов, перемещая их границы мышью (как в таблицах Excel).

Если вы не видите в таблице столбца Дата создания (Created), подведите указатель мыши к границе между столбцами Дата изменения (Modified) и Тип (Туре) в заголовке столбцов так, чтобы он принял форму двои ной двунаправленной стрелки, и перемещайте мышь вправо.

Представление в виде таблицы удобно, когда нужно найти в списке объекты с определенными характеристиками, например, последние измененные.

Независимо от представления, список объектов в окне базы данных можно упорядочить по имени, типу, дате создания и дате изменения. Для этого нужно:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. В контекстном меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

3. В раскрывшемся меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), по типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).

Проще всего, однако, щелкнуть на заголовке соответствующего столбца. При первом щелчке на кнопке сортировка выполняется в одном направлении, при втором — в обратном.

ЗАДАНИЕ

Создайте таблицу Новые товары, которая будет и меть такую же структуру, как и таблица Товары, но не копируйте в нее содержимое таблицы Товары. Откройте новую таблицу и убедитесь, что она пуста. Затем создайте полную копию таблицы Поставщики.

Назовите ее Поставщики_копия, раскройте и убедитесь, что в ней присутствуют все строки и столбцы таблицы Поставщики. Удалите созданные копии таблиц.

При копировании других объектов альтернатив нет — объекты копируются целиком со всеми их свойствами и содержимым.

К сожалению, нет возможности выполнять операции копирования и удаления сразу над группой объектов.

Главными объектами базы данных Access являются таблицы. Все остальные объекты строятся на базе таблиц или их производных — запросов. Поэтому объекты Access связаны между собой зависимостями. В Access 2003 появилась возможность просмотреть связи между объектами Access.

1. Выделите в списке таблиц таблицу Клиенты (Customers).

2. Выберите в контекстном меню команду Зависимости объектов (Object Dependences). В правой части главного окна Access появится область задач Зависимости объектов (Object Dependences). В ней по умолчанию показываются все объекты (сгруппированные по типам), которые зависят от выбранного объекта, то есть от таблицы Клиенты (Customers). Как видите, от нее зависит много объектов — и запросы, и отчеты, и формы (рис. 1.22). Наименования всех объектов выделены синим цветом. Подведите указатель к любому из них. Указатель изменит форму, и наименование объекта будет подчеркнуто. Такой объект в любом документе Microsoft Office называется гиперссылкой. Если щелкнуть на такой гиперссылке, объект в режиме конструктора откроется в левой части окна Access.

Последнее, что нам осталось рассмотреть — добавление объектов в группу и создание новых групп.

Проще всего добавить объект в группу, раскрыв список объектов требуемого типа, выделив в нем объект и перетащив его мышью в соответствующую папку на панели объектов. Щелкнув на папке, в правой части окна базы данных можно увидеть список объектов, входящих в группу.

ЗАДАНИЕ Попробуйте перетащить в папку Избранное (Favorites) разные объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты. Убедитесь, что в группу включаются только ярлыки объектов, сами же объекты видны в своих списках.

Чтобы создать новую группу (папку):

1. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в области Группы (Groups) на панели объектов и выберите в контекстном меню команду Новая группа (New Group);

2. В диалоговом окне Новая группа (New Group) введите имя создаваемой группы и нажмите кнопку ОК.

Папки и ярлыки в этих папках, так же как и объекты базы данных, могут копироваться, удаляться и переименовываться.

Дата добавления: 2014-10-15