КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Служебное письмо
Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения — установления служебных контактов, обмена информацией между организациями. По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют письма ответа, и такие, которые его не требуют. К письмам, которые требуют ответа, относятся: • письма-просьбы; • письма-обращения; • письма-запросы: • письма-предложения; • письма-требования. Среди писем, которые не требуют ответа: • письма-подтверждения; • письма-напоминания; • письма-уведомления; • письма-предупреждения; • письма-отказы; • сопроводительные письма; • гарантийные письма; • информационные письма. Служебные письма рекомендуется оформлять только в том случае, когда невозможно решить вопрос в устном общении (при личной встрече или по телефону). Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются — «угловой бланк письма организации» и «продольный бланк письма организации» в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа адресанта. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации содержит реквизиты: 01; 02; 03; 04; 06; 07; 08; 09. Кроме того, на бланке письма рекомендуется размешать ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21. Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом. Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «название вида документа (то есть слово «Письмо»). Реквизиты служебного письма: 11; 12; 13; 15; 16; 18; 19; 20; 21; 22; 23; 25; 26; 28; 29; 30; 31. Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Письмо в основном должно быть посвящено одному вопросу, поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны. Текст письма, как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей: вступительной и основной. Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа. В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки па нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения. Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др. В письме должны быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.
Дата добавления: 2014-10-15; Просмотров: 1064; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |