Ділова розмова по телефону

Ділове листування

Особисте ділове листування потребує своєрідного стилю, що відрізняє його від службового. Із тексту листа має вима­льовуватись образ автора, його особистість. Кореспонденція має бути виразним і неповторним обличчям автора, гранич­но точною і чіткою при мінімумі витраченого на неї часу.

При написанні особистого листа можна скористатися ря­дом порад і принципів, яких дотримуються при складанні службових листів. Серед них: інформативність, лаконічність, логічність та послідовність викладу, уникнення багатознач­ності та надміру іншомовних слів, увічливість, уникнення категоричності і заперечних форм, достатність аргументації, наявність вступного і завершального компліментів.

Отже, особисті ділові листи мають бути чіткими, лаконіч­ними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – це письмова розмова з адресатом, а тому можливе використання гумору та «магічних слів», що забезпечує неофіційність, ство­рює автору відповідний імідж. Зрештою, вибір стилю залежить від ситуації: мети листа, близькості знайомства автора з адресатом чи необхідності дотримання субординації. Тут відкритий широкий простір для творчості, слід лише стежи­ти за тим, щоб усе в листі було доречним.

Є різні форми звертання до адресата. Найуживаніші: «Шановний...!», «Вельмишановний...!», «Шановний колего...», «Шановний пане...» та ін. Завершальні речення тексту та­кож можуть бути дуже різні: повторення подяки, висловлен­ня сподівання, надії, запевнення адресата, прохання (найближ­чим часом дати відповідь, надіслати документи) та ін. Про­щальні фрази також можуть бути різними. Якщо автор доб­ре знайомий з адресатом, успішно співпрацює з ним уже не перший рік, можна закінчити лист дружніми (але ні в якому разі не панібратськими чи фамільярними) фразами на зра­зок: «Щиро Ваш...», «З найкращими побажаннями...», «З вдяч­ністю та найкращими побажаннями...», «Щиро відданий Вам...» тощо. Листи офіційного характеру можна закінчува­ти виразами: «3 глибокою повагою...», «З вдячністю і пова­гою...», «З повагою і найкращими побажаннями...», «Залишає­мося з пошаною...», «Бажаємо успіхів...» та ін.

І ще одна порада: слід ретельно перевірити текст листа, щоб у ньому не було помилок та виправлень. Важливо до­тримуватись етикету листування.

Ділова телефонна розмова – доволі поширена форма спілкування. Слід враховувати її специфіку, зважити, на­скільки в даному разі потрібний телефонний дзвінок – мож­ливо, ефективнішим буде безпосередній контакт або напи­сання листа.

Передусім, необхідно мати телефонний довідник або запис­ник, що містить прізвище, ім’я та по батькові абонента, посаду, номер телефону. Крім того, ретельно продумати і чітко уявляти мету дзвінка, визначити і записати питання, які слід вирішити з абонентом, підготувати необхідні документи та ін.

Дуже важливо визначити слушний час для дзвінка, зва­жаючи на інтереси абонента. Проявом делікатності є попе­редній дзвінок для уточнення часу ділової розмови. Не реко­мендується телефонувати на початку, в кінці робочого дня, близько до обідньої перерви. Неетично телефонувати додому поважній особі після 21-ї години.

Правильно набравши номер абонента і отримавши відповідь-підтвердження, слід назвати себе, прізвище, ім’я та по батькові потрібного вам абонента. Інколи необхідно назвати його посаду, після взаємних представлень викласти причину дзвінка. Телефонна розмова має бути гранично лаконічною, корисною, без зайвих емоцій, не перевищувати 5-6 хвилин. Вкінці варто підсумувати розмову, виділити найголовніше зі сказаного. Закінчує розмову той, хто зателефонував. Дореч­ними будуть фрази: «Дякую за розмову», «Рада була Вас чути», «Успіхів Вам» та ін.

9. Особистий архів (бібліотека) здобувача

З часом у дослідника накопичуються різноманітні за фор­мою та змістом документи: рукописи, ксеро­копії, картотеки, конспекти, вирізки, фотографії, диски, які в сукупності утворюють особистий архів. Крім того, науковець має певну кількість книг, періодичних ви­дань, інших видів опублікованих документів, що складають його особисту бібліотеку.

Ведення власного архіву є обов’язковим для науковця. Обсяг інформаційних документів, використовуваних особис­то, як правило, великий. Ці матеріали треба відповідним чином організувати, оскільки без цього утруднюється пошук необхідної інформації, знижується ефективність праці.

Починати упорядкування особистого архіву слід якнайраніше, коли кількість матеріалів невелика. Обліку мають підлягати всі документи: опубліковані й неопубліковані.

Розрізнені документи систематизують за темами, формою, характером використання, терміном зберігання в окремих папках. Папка має певну назву і порядковий номер, які за­значають також і на каталожній картці. Документи, які неможливо підшити, зберігають у підписаних коробках, кон­вертах, по можливості окремо (за видами, темами). Конспек­ти також доцільно зберігати в папках з написами на корінці. Заведені на них картки заносяться у відповідні розділи картотеки. Диски, слайди та інші документи подібної форми зберігаються в спеціальних коробках. Кожний доку­мент і коробку надписують. Окремо зберігають документи, робота з якими проведена, і поточні документи.

При формуванні папок використовують швид­козшивачі, розраховані в середньому на 100 аркушів, або на 400-600 аркушів. Останні призна­чені для багаторазового використання, тому всі необхідні відо­мості про документи коротко фіксують на змінному аркуші-вкладиші, котрий поміщають у спеціальну «кишеню» на корінці обкладинки. Такі «кишені» можуть мати різні розмі­ри: від невеликого осередку у верхній частині корінця до повного формату корінця папки.

В особистій бібліотеці слід виділити на окремій полиці свої власні праці. Розстановка книг і брошур здійснюється таким чином: універсальні енциклопедії, енциклопедичні словники, спеціальні енциклопедії, словники, довідники. Основний масив книг розставляють за галузями, темами, а в їх межах – за алфавітом авторів та назв. За необхідності застосовують картонні роздільники або закладки різного ко­льору. На цю частину фонду особистої бібліотеки доцільно вести абеткову або систематичну картотеку (каталог).

Робота з періодичними та продовжуваними виданнями має свою специфіку. Доведено, що для фахівця являє інтерес лише невелика частина річного комплекту журналу (до 20-30 відсотків). Тому доцільно розрізнено зберігати поточні ви­дання та журнали минулих років. Необхідні для роботи жур­нали слід зберігати окремо за роками видання. Потрібні для роботи статті можна копіювати і робити підшивки з окре­мих напрямів дослідження.

Значно підвищують ефективність роботи реєстраційні книги або реєстраційні картотеки періодичних і неперіодич­них документів, бази даних та ін.

Дата добавления: 2014-10-17