Проектирование отчетов

Под отчетами понимаются печатные формы, предназначенные для вывода на печать данных из БД. Поскольку выборка данных из базы осуществляется с помощью запросов, то отчеты выводят результаты выполнения запросов. Создание отчетов имеет смысл, если данные выборок носят регулярный характер и должны быть оформлены в виде документа.

В качестве примера создадим отчет «Анализ оплаты заказов», который выводит результаты выполнения второго запроса. Перед созданием отчета необходимо выработать требования к его виду. Для этого проанализируем результат выполнения второго запроса. Возможным результатом анализа будут следующие требования.

1. Суммы заказов, оплаты и отклонений (долга) должны быть сгруппированы по клиентам с созданием промежуточных итогов.

2. Внутри групп номера заказов должны быть упорядочены по возрастанию и пронумерованы.

3. Получить общие итоги по отчету.

Для создания отчета необходимо активизировать вкладку «Отчеты» окна базы данных и нажать кнопку «Создать» или «Создание отчета с помощью мастера».

В появившемся окне выбрать базовый запрос «Анализ оплаты» и все «Доступные поля» перенести в «Выбранные поля» с помощью кнопки «>>» и перейти к следующему окну нажав «Далее >». Поскольку данные отчета нужно сгруппировать по клиентам, кнопкой «>» добавим поле «Организация» в уровень группировки.

Следующим будет окно, в котором нужно установить поля, по которым будет выполняться сортировка, и указать какие итоги будут подводиться по группам и по отчету.

После нажатия кнопок «ОК» и «Далее >» появится окно, где будет предложено выбрать вид отчета. Одним из вариантов вида отчета может быть следующий.

В следующем окне задайте имя отчета и выберите режим «Изменить макет отчета». Это необходимо для того, чтобы добавить нумерацию строк отчета.

В результате макет отчета будет выглядеть так.

В полученном макете в соответствии с требованиями к отчету необходимо выполнить следующие изменения:

1. Вставиь поле с порядковыми номерами строк в группах;

2. Исправить некоторые заголовки столбцов отчета;

3. Заменить надпись «Sum» в примечании группы «Организация» на «Итого по клиенту».

Для того, чтобы организовать счетчик строк, нужно в область данных вставить поле и определить свйства на вкладке «Данные» как показано ниже.

Сохранив макет и открыв отчет в режиме просмотра получим (показано только содержимое отчета без рамок).

Подобным образом могут быть получены отчеты и для других запросов. Вызов отчетов можно оформить в виде кнопочной формы, которая вызывается из главной.

Задание!

Дата добавления: 2014-10-22