Составление табличных документов с расчетами

В производственной деятельности любой фирмы используется множество деловых документов (кроме бухгалтерских), при создании которых необходимо выполнять различные математические вычисления.

Например, документы по учету прихода и расхода продукции; прогнозированию продаж, изменений курса валют, динамики изменений рынка по видам продукции, доходов и т. п.; составлению балансовых таблиц; учету денежных чеков и др.

При разработке таких документов в Word можно произвести необходимые расчеты, не прибегая к таким приложениям Windows, как Калькулятор или Excel. При этом результаты расчетов автоматически вводятся в соответствующие ячейки таблицы.

Word обладает набором математических функций, позволяющих выполнять следующие операции:

• сложение, вычитание, умножение, деление;

• вычисление среднего значения;

• вычисление процентов;

• выбор минимальных и максимальных значений.

Выполнение математических вычислений основывается на методах обработки информации, применяемых в табличных процессорах Lotus, Excel и др. Сущность этих методов сводится к тому, что все математические действия производятся с числовыми данными, находящимися в ячейках таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет буквенно-числовой символ, например Al, А2, Bl, В2 и т.д., где буква обозначает столбец таблицы, а цифра - строку (включая строки шапки).

Первые 26 столбцов таблицы обозначаются буквами латинского алфавита от А до Z. Если столбцов в таблице больше 26, то они обозначаются АА... AZ и т.д.

Строки таблицы обозначаются числами, начиная с единицы.

Таким образом, выражение Dl = А4-С6 означает, что число, записанное в ячейке первого столбца четвертой строки таблицы (А4), умножается на число, записанное в ячейке третьего столбца шестой строки (С6), а результат автоматически записывается в ячейку четвертого столбца первой строки (D1).

Формула для расчета записывается в той ячейке, где необходимо указать результат.

Порядок выполнения расчетов рассмотрим на примере составления накладной на выдачу товаров фирме-покупателю со склада фирмы-продавца. Форма такой накладной показана в табл. 2.3 (некоторые реквизиты накладной не представлены).

В табл.3 над столбцами указаны обозначающие их символы.

Таблица 3 - Накладная №на отгрузку товара

А	В	С	D	Е	F
№	Наименование товара	Ед. изм.	Кол.	Цена, р.	Стоимость, р.
	Электрочайник «Tefal»	Шт.
	Электроутюг «Tefal»	Шт.
Итого

П

р

и заполнении накладной требуется автоматически выполнить расчет стоимости по каждому наименованию и подвести итог по общей стоимости отпущенного товара.

Стоимость товара первого наименования рассчитывается по формуле F2 = D2 • Е2.

Стоимость товара второго наименования F3 = D3 • ЕЗ. Тогда стоимость всего товара будет представлять собой сумму значений ячеек F2 и F3, т.е. F4-F2 + F3.

Определив расчетные формулы, можно приступать к заполнению таблицы.

Последовательность разработки таблицы была изложена ранее, поэтому укажем теперь только последовательность действий, связанных с выполнением расчетов:

=> ввести числа в ячейки столбцов Кол. и Цена, р.);

=> выделить вычисляемую ячейку (F2);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула

=> в появившееся диалоговое окно ввести расчетную формулу (= D2-E2);

=> выбрать формат записи числа;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Результат вычислений автоматически будет записан в ячейку F2. Аналогичные действия выполнить для ячеек F3 и F4, введя соответствующие формулы.

Если необходимо установить для всех чисел таблицы одинаковый формат записи, то вводить их следует через команду Формула, т.е. вводимое число сначала записывается в строке Формула диалогового окна, а затем выбирается формат его записи.

Формат числа - это вид отображения его при выводе на экран и в печать. В диалоговом окне команды Формула... можно выбрать следующие форматы чисел:

# ##0 - целое число с разделением тысяч;

# ##0,00 - число, вычисляемое с точностью до второго знака после запятой;

# ##0,00 р. - представление числа в рублях.

Для суммирования результатов вычислений можно использовать функцию SUM в следующих формах записи:

= SUM (Al: А10) -вычисление сумм для ячеек с 1-й по 10-ю столбца А;

= SUM (A1;D10) - вычисление сумм для ячеек с Al по D10;

= SUM (ABOVE) - вычисление сумм для всех ячеек столбца, находящихся выше текущей ячейки;

= SUM (LEFT) или = SUM (RIGHT) - вычисление сумм для всех ячеек строки, находящихся слева или справа от текущей ячейки.

Word предоставляет пользователю достаточный набор математических функций для выполнения широкого круга расчетных задач.

Перечень этих функций можно увидеть в диалоговом окне команды Формула.

Итак, накладная составлена, расчеты выполнены, но вы обнаружили, что неправильно ввели число отпущенных утюгов. Для перерасчета необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить ячейку для замены числа;

=> удалить число;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула;

=> в появившееся диалоговое окно ввести новое число;

=> выбрать формат записи числа;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] (при этом новое значение запишется в ячейку);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Выделить таблицу;

=> нажать клавишу [F9] (Word произведет пересчет всей таблицы);

=> отменить выделение таблицы.

При необходимости правильность введенных расчетных формул можно проверить, выделив таблицу и нажав комбинацию клавиш [Shift] + [F9].

Из рисунка видно, что в ячейках столбца Кол. формула отсутствует. Это означает, что числа в эти ячейки вводились обычным способом, т. е. без применения команды Формула. В ячейках с формулами указан еще и формат вывода числа.

Чтобы вернуть таблице ее первоначальный вид, необходимо выделить ее и нажать комбинацию клавиш [Shift] + [F9].

Тема 2.6. Построение диаграмм и графиков на основе таблиц

Использование Word для создания деловых документов позволяет провести анализ ситуации и прогнозирование результатов деятельности фирмы. Рассмотрим возможности Word на примере

Таблица 1 - Отчетная ведомость по реализации продукции за 1-е полугодие 1996 г.

Наименование	Количество реализованного товара, шт., по месяцам года
товара
Электрочайник «Tefal»
Электроутюг «Tefal»

Для построения графика или диаграммы необходимо:

=> выделить строки или столбцы данных;

активизировать меню Вставка;

=> выбрать команду Объект;

=> в диалоговом окне выбрать приложение Microsoft Graph 5.0.

После чего откроется окно Мастер построения диаграмм и графиков. Далее, выполняя по шагам все команды мастера, получают график или диаграмму, соответствующие данным ведомости.

Дата добавления: 2014-10-23